VTPLUS EXTENSIONS
IPSupportMacro｜回答テンプレート・業務マクロ
定型の対応を、
まとめて実行。
よく使う回答文と、その後の状態変更や次回タスクをセットに。
差し込み後の文章と更新内容を確認し、日々の問合せ対応を進めます。
テンプレートを選び、確認してから標準データへ。IPSupportMacro v1.0.0
- 回答を差し込み顧客名・問合せ番号など
- 更新をまとめる状態・優先度・担当など
- 次回タスク標準活動へ作成
- 確認して実行文章・予定を調整
01 / REUSE TEXT AND ROUTINE ACTIONS
文章だけも、
業務の手順ごとも。
回答文を再利用する「回答テンプレート」と、項目更新・次回タスクも持つ「業務マクロ」を用意。共有用の定型対応と、自分用の文章を使い分け、名前・説明・カテゴリから探せます。
よくある対応を、繰り返し使いやすく。
文章を再利用回答テンプレート要約・回答／対応内容
更新や予定もセットに業務マクロ文章 ＋ 項目更新 ＋ 次回タスク
共有テンプレート個人テンプレート
02 / MERGE TICKET DETAILS BEFORE EXECUTION
顧客名や問合せ番号を、
文面へ差し込み。
顧客企業・担当者・問合せ番号・件名など、8種類の差し込み記号に対応。要約・回答文・次回タスクの件名や内容へ反映します。対象問合せでプレビューし、必要な文章を調整できます。
定型文を、対象の問合せに合わせる。
登録したテンプレート
{{customer_name}}様
問合せ{{ticket_no}}について確認します。差し込み後に確認・編集サンプル株式会社様
問合せTT001について確認します。
03 / BUNDLE TICKET UPDATES
状態・優先度・担当を、
定型の処理にまとめる。
業務マクロには、標準問合せの状態・優先度・分類・重要度・担当の更新を設定。文章と変更内容を同じ確認画面で見渡し、「この内容で実行」から反映します。
定型対応に伴う項目変更をまとめる。
ステータス優先度分類重要度担当
差し込み文・変更内容を確認
「この内容で実行」
標準HelpDeskへ反映
04 / CONNECT THE NEXT TASK AND RECORD
次のタスクと記録も、
同じ実行で残す。
次回対応を含むマクロなら、日時・件名・担当を確認して標準タスクを作成。対応内容は標準コメントに記録でき、導入済みのSLAや対応結果履歴とも連携できます。
実行した対応を、次の行動につなぐ。
確認した内容でマクロを実行
標準コメント設定により対応文を記録
標準タスク次回対応を含む場合に作成
任意の拡張連携SLA予定・IPSupportAction履歴
図・文面・顧客名・問合せ番号・配色は説明用のイメージです。実際の画面とは異なります。
差し込み記号・共有権限・活動連携・導入条件について
- 対応環境とテンプレートの権限
- VtigerCRM OSS 8.4の標準HelpDeskが対象です。共有テンプレートは管理者が管理し、個人テンプレートは作成者本人と管理者が管理できます。利用設定で一般利用者の個人作成・共有実行を制御します。登録上限は全体で初期500件、設定20〜2,000件。回答テンプレートには業務マクロの項目更新・次回活動設定を持たせません。有効なテンプレートを対象問合せと組み合わせて実行します。
- 差し込みと実行前確認
- 対応記号は{{ticket_no}}、{{ticket_title}}、{{customer_name}}、{{contact_name}}、{{owner_name}}、{{current_user}}、{{today}}、{{now}}の8種類です。要約・回答文・次回件名・次回内容へ差し込み、要約または回答内容が必要です。標準項目の変更はテンプレート設定に従います。実行時は問合せ更新日時を照合します。標準コメント記録と非公開指定は初期ONですが、非公開指定はModCommentsのis_private項目等に依存するため、ポータル公開範囲を確認してください。
- 次回タスク・SLA・対応履歴
- 次回対応を含むマクロでは、プレビュー時点から設定分数後の予定を初期表示します。営業時間や休日を除いた計算ではないため、未来の日時へ調整してください。作成先はCalendarのTaskで、作成権限が必要です。活動通知フラグはOFFで、メール回答の種別も自動送信ではありません。SLA同期は設定ON・連携先有効・追跡情報ありの場合に行い、予定解除もテンプレートの指定に従います。IPSupportAction導入時は同機能の対応履歴へ記録し、IPSupport360での履歴参照はその連携が前提です。
- 保存・導入・停止とデータ保持
- 標準コメント・活動とともに、専用の実行履歴を保存します。業務更新はDBトランザクションで処理し、利用回数・最終利用日時も保持します。導入時はバックアップと検証環境で、共有権限・差し込み・変更先・活動・SLA・コメント公開範囲・既存ワークフローを確認してください。コアファイルは変更しません。無効化でヘッダー資産と追加導線を解除し、アンインストールでは共通設定を削除します。テンプレートと実行履歴、標準の問合せ・コメント・活動は保持します。
紹介対象：IPSupportMacro v1.0.0。添付パッケージの仕様に基づきます。