EXCEL MANAGEMENT / 業務の見直し
転記と集計に、
時間を取られて
いませんか？
同じ顧客名を、何度も打ち直す。
会議の前に、各担当の表を集め直す。
顧客台帳、案件一覧、活動報告。別々のExcelで管理している仕事を、つながる情報へ。vtplusで入力・確認・集計の流れを見直し、仕事を進める時間をつくります。
いま：別々のファイルを、その都度更新
転記する → 集める → 合わせ直す
これから：共通データを、目的別に使う
いま使っているExcelから、仕事を見直す。顧客管理・案件管理・集計業務に01 / YOUR CHALLENGES
Excelを使う毎日に、
こんな手間はありませんか。
一つひとつは小さな作業でも、人数・ファイル・更新回数が増えると、日々の負担になります。
同じ情報を、別の表にも入力。
会社名や担当者を何度も再入力。変更のたびに、複数のファイルを直しています。
会議の準備が、ファイル集めから。
担当者の表を集め、列・表記を合わせて合算。更新のたびに集計し直しています。
どのファイルが、最新か分からない。
共有フォルダ、メール、個人のパソコン。同じ案件でも、金額や進捗が食い違います。
表を作った人に、聞かないと分からない。
列の意味や数式が担当者任せ。休暇や異動のたびに、更新方法や過去の経緯を聞き直しています。
担当者が丁寧に作業していても、情報を別々に持つ運用では転記・照合が必要になります。まずは、どの情報を誰が更新し、何のために使うかを整理します。
02 / HOW WORK CHANGES
入力した情報を、
次の仕事にも活かせる形へ。
vtplusは、VtigerCRMを基盤に、業務支援アプリと必要な設定・開発を組み合わせる業務改善サービスです。まずは顧客管理や案件管理など、転記が多い仕事から見直します。
顧客・案件・活動を、関連付ける。
顧客に案件・活動履歴を関連付けて管理。別々の台帳へ再入力する運用から、共通の情報を参照する運用へ整えます。
入力項目と、更新のルールをそろえる。
項目・選択肢・必須条件・更新担当を決めます。入力ガイドや業務ルールを組み合わせ、集計しやすい記録を蓄積します。
同じ情報から、一覧・集計・共有へ。
担当者は自分の案件、管理者は部門の状況を確認。期間・担当等の条件を設定し、登録された情報から集計します。
必要な一覧・集計・通知は、対象のデータと運用に合わせて設定します。入力・更新する担当やタイミング、集計条件を決めることが、活用の土台になります。
ONE SET OF DATA, DIFFERENT VIEWS
日々の情報を、
確認・集計・共有へ。
顧客台帳、案件一覧、報告資料をそれぞれ独立させず、元になる情報を共通にします。
自分の案件と、次に対応することを確認。
設定した期間・担当・営業段階等で状況を集計。
権限の範囲で経緯を確認し、フォローや引き継ぎへ。
同じ顧客に案件や活動を関連付け、必要な範囲を見られるようにする考え方です。具体的な画面・集計・権限は導入時に設計します。
会議で確認する項目と条件を先に決め、CRMに登録された案件情報を一覧・集計へ利用します。最新の進捗や金額を担当者が更新する運用を整え、資料作成のための再入力を減らします。
LESS PREPARATION, MORE DISCUSSION
会議の前の「集め直し」を、見直す。
報告のために表を作り直す運用から、日々の記録を同じ条件で確認する運用へ。
担当ごとの表を、会議用にまとめる
更新が届くと、再び確認・集計。
登録した案件を、共通の条件で確認
会議では、変化と次の対応を話す。
業務の流れを説明する図です。入力・更新の担当と期限、売上・受注・見込みの定義、集計条件をそろえて設計します。
WHERE TO BEGIN
転記が多い、その仕事から。
全社のExcelを一度に置き換える必要はありません。情報が重複しやすく、確認の手間が多い業務を選びます。
顧客台帳と案件表を、つなぐ。
顧客名・担当者・案件の金額・進捗を整理し、顧客から関連案件へ確認できる形に。見積後の状況や次の対応を、チームで共有します。
顧客名の再入力、担当者への状況確認、案件表の照合。
問い合わせと対応履歴を、つなぐ。
問い合わせを顧客に関連付け、担当・状態・対応の経緯を管理。過去の対応を探したり、別担当へ引き継いだりするための情報をまとめます。
受付台帳から別管理表への転記、対応履歴の問い合わせ。
担当別の報告を、同じ条件で見る。
対象期間、担当、状態等の集計条件をそろえ、登録されたデータから確認。集計の前提を共有し、会議で状況と次の行動を話せる形にします。
個別ファイルの回収、列の並べ替え、表記の補正、再集計。
上記は活用の例です。売上・受注・見込みなどの数値は、対象データと定義、日付・金額の扱いをそろえたうえで設計します。
03 / KEEP WHAT WORKS
Excelの得意な仕事も、活かせます。
分析や提出資料まで、すべて同じ仕組みにそろえる必要はありません。日常の管理と、目的に応じた加工・出力の役割を整理します。
顧客・案件・活動を記録
共有・権限・集計条件を管理
個別の分析・試算
指定様式への加工・提出
Excelでの編集を戻す場合は、取り込み・反映の方法を別途設計します。自動的に相互同期する仕組みではありません。
日々の情報を管理するところ
複数人で更新する顧客・案件・対応状況などは、担当や権限を決めてvtplusへ。業務の記録を蓄積し、確認・集計の元になる情報をそろえます。
- 顧客・担当者・案件の共有
- 進捗・履歴・次回対応の管理
- 定義した条件での一覧・集計
Excelで加工・活用するところ
個別の分析や試算、指定された提出様式などは、Excelの使いやすさを活かせます。必要なデータを出力し、用途に合わせて利用します。
- 一時的な分析・シミュレーション
- 取引先や社内の指定フォーマット
- 集計データの追加加工
出力したExcelを編集した内容が、自動的にCRMへ同期されるわけではありません。更新元を決め、取り込み・反映が必要な場合は方法を設計し、再び二重管理にならない運用を整えます。
TOOLS THAT SUPPORT YOUR WORK
入力から集計まで、
必要な業務支援アプリを組み合わせる。
機能を増やす前に、減らしたい作業を明確にします。そのうえで、業務に合う手段を選びます。
入力ガイド・業務ルール
入力の説明やガイド、条件に応じた入力制御などを組み合わせ、項目の意味や入力の仕方をそろえます。
関連：IPInputAssist／IPBusinessRulesレポート・グラフ
CRMに登録した情報の集計・分析・グラフ表示を支援します。誰が何を見るかに合わせ、対象データと条件を整理します。
関連：IPReportPlusExcel出力・業務の自動化
一覧データのExcel出力や、条件に応じた項目更新・通知など。必要な業務に合わせて組み合わせます。
関連：IPExcelExport／IPWorkflow標準機能、既存の業務支援アプリ、個別設定・開発を組み合わせて検討します。利用できる機能・対象データ・対応環境・作業範囲は導入構成に応じてご案内します。
04 / HOW TO START
まずは、一つの業務から。
最初からすべてを作り込まず、入力から確認・集計までを一つの流れで試します。
- STEP 01
いまの表を整理
誰が、何を、何回入力しているかを確認。顧客台帳や案件表など、最初に見直す業務を一つ選びます。
- STEP 02
項目とルールを決める
必要な項目、顧客と案件の関連、更新担当、閲覧権限、集計の条件を整理します。
- STEP 03
小さく試す
サンプルデータを取り込み、入力・検索・集計を確認。値や関連、件数を確かめ、現場の使い方を調整します。
- STEP 04
運用して広げる
更新元と開始日を決め、対象業務から利用開始。手間とデータの状態を確認し、次の部門へ広げます。
単純な取り込み
形式・項目を確認し、合意した範囲のデータを取り込む作業は、初期導入支援の基本範囲として整理します。CSV形式でも、補正・加工などが必要な作業は別途確認します。
関連を維持するデータ移行
既存CRM等から、顧客・担当者・案件・履歴等の関連の整合性を保って移す場合は、調査・変換・補正・検証等が必要なため、別途費用が発生します。
移行の費用は、件数だけでなく関連の複雑さやデータ品質、履歴・添付の範囲で変わります。含む範囲と追加作業を確認してお見積りします。料金・導入費用を見る
CHECK THE CHANGE
改善は、現場の作業時間で確かめる。
見直す作業を決めてから、入力の負担と情報の使いやすさを確認します。
- 転記・再入力の時間
- どの情報を、何か所へ、何回入力しているか。
- 会議前の準備時間
- 回収・整形・照合・再集計に、どれだけかかるか。
- データの状態
- 重複、未入力、表記のばらつきがどこにあるか。
- 確認・引き継ぎの手間
- 誰かに聞く回数と、必要な情報を探す時間。
同じ業務・対象範囲・期間で導入前後を確認します。効果は元の運用と導入内容で変わるため、実際の作業記録で評価し、運用を改善します。
FAQ
Excel業務の見直しで、よくあるご質問。
Excelをすべてやめる必要がありますか？
必要ありません。複数人で更新・共有する顧客や案件の情報をvtplusで管理し、個別の分析や指定様式への加工にはExcelを使うなど、役割を分けて検討できます。更新元と、出力後の扱いを決めることが大切です。
いま使っているExcelのデータは利用できますか？
データの形式、項目、件数、重複や関連を確認して、取り込む範囲と方法を決めます。単純な取り込みと、既存CRM等の関連の整合性を維持する移行では必要な作業が異なり、後者は別途費用が発生します。
Excelとまったく同じ表や計算を再現できますか？
再現したい項目、計算、帳票、更新方法を確認して判断します。既存の表をそのまま再現するより、元データと確認したい内容を整理すると、転記や複雑な数式に頼る作業を減らせる場合があります。個別設定・開発が必要な範囲は事前にご案内します。
入力の手間が、かえって増えませんか？
導入時に、入力する目的と必要な項目を絞ります。既存情報の参照、選択肢、入力ガイド等を活用し、試行の段階で担当者の負担を確認します。記録する項目を増やすだけの運用にならないよう、業務の流れから設計します。
導入すれば、集計はすべて自動になりますか？
集計したい情報と条件、更新する項目・担当・タイミングを先に決めます。CRMに蓄積したデータを一覧やレポートに利用できますが、必要な設定やデータ品質の確認は欠かせません。外部データの連携が必要な場合は、その方法も別に検討します。
小さな部門だけで始められますか？
対象の部門や業務を絞って始める進め方をご相談いただけます。顧客台帳や案件一覧などから、入力・共有・集計の一連の使い方を試し、運用を確認して対象を広げます。費用と支援範囲は社員規模・構成・要件に応じてご案内します。
LET’S LOOK AT YOUR WORK
そのExcelの先にある仕事を、
一緒に見直しませんか。
最初は、「この作業が大変」で構いません。
いま使っている表の種類と、転記・集計で困っていることをお聞かせください。残す仕事と見直す仕事、移行する情報、最初の導入範囲を一緒に整理します。
- 同じ情報を入力しているファイル
- 会議や報告で確認したい内容
- 利用する部門・人数と、現在の運用
LET’S START WITH ONE WORKFLOW
転記と集計に使う時間を、
仕事を進める時間へ。
顧客台帳、案件一覧、活動報告。まずは一つの業務から、vtplusでできることと必要な設定・支援をご案内します。
「何から始めるか分からない」という段階でも、ご相談ください。