TEAM HANDOFF / 部門連携
受注後の引き継ぎ、
もっとスムーズに。
営業では決まっている。でも、次の部門は知らない。
納期、作業条件、請求の約束が、伝わりきらない。
受注した内容を、手配・作業・納品・請求へ。vtplusで、顧客との約束と必要な作業を整理し、担当・期限・確認事項をつなぎます。営業が説明し直す負担と、受け取る部門の聞き直しを見直します。
いま：受注内容が、部門ごとに分かれている
伝えたはず → 聞き直す → 担当を探す
これから：受注内容から、部門の仕事へつなぐ
受注で終わらず、納品・請求の先まで。営業・手配・現場・事務の引き継ぎに01 / YOUR CHALLENGES
受注した後の仕事で、
こんな行き違いはありませんか。
営業が丁寧に説明していても、情報と担当が分かれていると、部門間で確認や調整が増えます。
見積書だけでは、背景まで分からない。
特別な納期や対応範囲、顧客が気にしていること。営業が把握した条件が、メールや記憶の中に残っています。
「誰かがやるはず」で、作業が残る。
手配、資料の準備、日程の確認。必要な作業は分かっていても、担当と期限が決まらないまま進んでいます。
納期が変わったのに、前の条件で動いている。
顧客との変更内容が一部の人にだけ届き、手配や作業予定、請求の条件を後から合わせ直しています。
引き継いだ後、どこまで進んだか見えない。
メールを送ったことで引き継ぎが終わり、受け手の確認や作業の状況が分からない。顧客への回答前に聞き直しています。
必要な条件、担当、期限、未確認事項を整理し、受け取る人が内容を確認できる流れへ。引き継ぎの後も、仕事の状態を確かめられる運用を考えます。
FROM ORDERS TO EXECUTION
受注の情報を、
次の部門が使える形に。
何を受注したかに加え、どの条件で、誰が、いつまでに動くかをそろえます。
受注の内容と、顧客との約束を一緒に。
見積り・注文・契約等の情報に、納期や対応範囲、判断の背景を関連付けます。参照する情報の入口と保存先をそろえます。
次にすることに、担当と期限を。
受注後に必要な作業を洗い出し、受け持つ部門・担当・期限を整理。着手に必要な情報や、先に終える作業も確認します。
受け手の確認から、完了まで。
不足情報や未決事項を確認し、作業の状態を更新。営業と関係部門が状況を把握し、顧客への回答や次の対応に活かします。
vtplusは、VtigerCRMを基盤に業務支援アプリと設定・開発を組み合わせる業務改善サービスです。受注後の作業、担当、状態、資料の持ち方を、実際の業務に合わせて設計します。
02 / CONNECT THE WORK
受注から、手配・作業・請求へ。
担当の見える引き継ぎに。
引き継ぎ先の部門が、何を確認し、何を終えればよいかを整理します。
手配・購買
- 引き継ぐ仕事
- 対象の商品・数量・手配条件を確認
- 担当を決める
- 購買・手配の担当
- 完了・確認の目安
- 手配結果と納期が確認できる
作業・納品
- 引き継ぐ仕事
- 対応範囲・場所・予定・必要資料を確認
- 担当を決める
- 現場・導入・納品の担当
- 完了・確認の目安
- 作業結果と残る対応が分かる
請求・事務
- 引き継ぐ仕事
- 請求先・時期・金額・条件を確認
- 担当を決める
- 事務・経理の担当
- 完了・確認の目安
- 条件に沿って処理できる状態
部門と仕事の関係を示す説明図です。実際の順序や並行作業、状態名、権限は業務に合わせて決めます。受注だけでタスクや発注・請求が一律に自動作成されるものではなく、必要な設定・連携範囲を確認します。
WHAT THE NEXT TEAM NEEDS
次の担当が、
聞き直さずに確認できる情報へ。
受注金額だけでなく、仕事を始めるための条件と、確認が必要なことを残します。
受注した内容
顧客・商品やサービス・数量・金額・対象範囲と、根拠になる資料。
顧客との約束
納期・連絡先・作業条件・通常と異なる対応や、合意した背景。
必要な作業
手配・資料準備・日程調整・現場対応等。担当と期限も整理。
請求の条件
請求先・請求時期・支払条件等。未確定の内容は、確認先を残す。
未確認・変更事項
決まっていない点、顧客への確認、変更の理由と影響する仕事。
すべてを毎回長文で書く必要はありません。登録済みの情報や資料を参照し、受け取る部門が必要とする条件と未決事項を補います。
MAKE THE HANDOFF ACTIONABLE
「お願いした」で終わらず、
受け手が動けるところまで。
受け取った担当者が内容を確認し、不足があれば確認先へ返せる流れも整えます。
「受注しました。手配お願いします。」
何を、どの条件で、いつまでに？
未確定のことは、誰に聞けばよい？
受け手が、必要な情報を集め直す。
確認して、次の作業に進みやすい。
対象の受注情報と、確認すべき見積り・注文資料を参照。
手配する内容、受け持つ担当、確認や実施の期限を設定。
納品日は顧客へ確認中。営業担当が回答を共有する。
伝える内容の整理例です。実際の画面ではありません。具体的な顧客・受注番号・担当者・期限・資料の参照先を、業務に合わせて記録します。
03 / KEEP IN SYNC
変更した内容が、
次の部門にも届くように。
受注後に条件が変わることもあります。変更そのものと、影響する仕事を一緒に確認します。
手配への影響
数量、手配先、手配済みの内容、納期への影響を確認。
作業・納品への影響
日程、要員、作業範囲、必要資料を確認。
請求への影響
金額、請求時期、支払条件への影響を確認。
変更時に確認する範囲の例です。データの更新・通知・履歴の残し方は、採用アプリと運用に合わせて設計します。情報を書き換えるだけで、すべての関連作業や外部システムへ自動反映されるわけではありません。
未確定の納期や条件を、確定情報として扱わないようにします。誰が何を確認し、いつ回答するかを残し、関係する部門と認識をそろえます。
TOOLS THAT SUPPORT YOUR WORK
引き継ぐ仕事に合わせて、
業務支援アプリを組み合わせる。
機能を増やす前に、受注後に誰が何をするかを整理し、必要な手段を選びます。
受注後の引き継ぎ
受注後に必要な作業を整理し、担当者や部門への引き継ぎを支援します。対象業務に合わせ、渡す内容と進め方を確認します。
関連：IPOrderHandoff社内依頼・業務受付
社内の依頼や業務受付をまとめ、担当者と進捗を管理。追加情報の確認や、対応結果の確認までをつなぐ運用を検討します。
関連：IPWorkHub業務チェックリスト
業務ごとの確認項目を用意。引き継ぐ前と、受け取った後に何を確かめるかを整理し、作業の確認を支援します。
関連：IPChecklistsワークフロー・業務自動化
条件に応じた項目更新や通知等を組み合わせます。どのタイミングで、何を処理するかを決め、対象データで動作を確認します。
関連：IPWorkflow公式の業務支援アプリ一覧に基づく機能例です。関連資料の管理、一覧・集計等も、必要な機能と組み合わせて検討します。対象データ・対応環境・権限・設定・開発・外部連携の範囲は、ご要件に応じて確認します。
SHARED VISIBILITY
営業も、受け取る部門も、
同じ仕事の進み具合を確認。
引き継ぎ後の確認がしやすいと、顧客への回答や社内調整にも、共通の情報を使えます。
説明し直す時間を、次の顧客対応へ。
受注内容と約束、次の担当を記録。引き継いだ後の状態を必要な範囲で確認できると、顧客への回答や関係部門との相談を進めやすくなります。
どこが待ちになっているかを確認。
担当・期限・状態、未確認事項を見て、調整や支援が必要な仕事を把握。部門をまたぐ仕事を、担当者だけで抱え込まない運用へ整えます。
状態や期限の一覧・集計を使う場合は、対象と条件を定義します。入力・更新の担当とタイミングを決め、業務の実態と記録がずれないように確認します。
04 / HOW TO START
まずは、一つの受注から。
次の部門が動けるかを試す。
いまの引き継ぎ資料やメールを見ながら、仕事の流れを整理します。
- STEP 01
受注後の仕事をたどる
手配・作業・納品・請求まで、誰が何を受け取り、どこで聞き直しているかを確認します。
- STEP 02
情報と担当を決める
渡す情報、必要な資料、部門・担当・期限、着手と完了の条件を整理。変更時の連絡も決めます。
- STEP 03
一つの受注で試す
サンプルの受注から作業を確認。受け手が動けるか、不足情報や条件変更をどう扱うかを試します。
- STEP 04
確認しながら広げる
聞き直し、担当未定、確認待ち、完了までの状況を見直し、部門と対象業務を段階的に広げます。
営業から手配へ、営業から導入担当へなど、対象を絞って試します。引き継ぐ側と受け取る側が一緒に確認し、実際に使える形に調整します。
初期導入、アプリ・設定・開発、外部連携の範囲を確認してご案内します。既存CRM等から関連の整合性を維持して移行する場合は、調査・変換・補正・検証等が必要となるため、別途費用が発生します。料金・導入費用を見る
CHECK THE CHANGE
伝わったか。動けたか。
その後まで確かめる。
記録した件数だけでなく、次の仕事に使われているかを確認します。
- 聞き直しの手間
- 条件・資料・担当を確認し直す回数と時間。
- 引き継ぎから着手
- 次の担当が作業を始めるまでの待ち時間。
- 変更時の行き違い
- 古い条件での手配や、変更連絡の確認漏れ。
- 担当と完了の明確さ
- 担当・期限・完了の条件と、残る対応が分かるか。
同じ業務・対象範囲で導入前後を確認します。時間に加え、必要な条件や顧客との約束が伝わっているかも確かめます。効果は元の業務と導入・運用の内容によって変わります。
FAQ
受注後の引き継ぎで、
よくあるご質問。
今の受注管理や販売管理システムを、すべて置き換える必要がありますか？
既存システムの役割を確認し、vtplusで共有する情報と、連携・照合する情報を整理します。受注後の引き継ぎから始める進め方も検討できます。データの出力方法、連携の可否と頻度、必要な設定・開発・費用は個別に確認します。
受注したら、作業はすべて自動で登録されますか？
必要な作業の整理と、自動化する範囲を分けて設計します。対象の受注データ、条件、担当・期限の決め方、重複を防ぐ方法を確認し、採用する機能での対応範囲をご案内します。受注だけですべての手配・発注・請求が自動作成されるものではありません。
受注後に納期や数量が変わった場合は、どうしますか？
変更内容・理由・確認担当を残し、影響する手配・作業・請求等を確認する運用を決めます。関係者への連絡、元データや作業予定の更新方法、履歴の保存範囲は、採用アプリと要件に合わせて設計します。
担当者がまだ決まっていない作業も扱えますか？
担当未定のまま埋もれないよう、割り当てを決める部門・責任者と確認のタイミングを整理します。共有キューや担当割り当て等の使い方は、対象業務と採用アプリの対応範囲を確認してご案内します。
添付した資料を見てもらえれば、引き継ぎは完了ですか？
資料の共有に加え、受け手が条件を把握して着手できるかを確認します。担当・期限・不足情報・完了の条件をそろえ、必要に応じて引き継ぎの会話も行います。資料の参照先や版の扱いも決めます。
一つの部門や、一部の受注だけで始められますか？
特定の商品・サービスや、営業から手配への引き継ぎなど、対象を絞って始める進め方をご相談いただけます。サンプルで情報と担当の流れを試し、実際に使えることを確かめてから対象を広げます。費用と支援範囲は要件・構成に応じてご案内します。
LET’S LOOK AT YOUR WORK
受注した、その先の仕事も。
部門をまたいで、進めやすく。
「受注後、ここで止まる」をお聞かせください。
営業から渡している資料と、次の部門が聞き直していることを一緒に確認します。受注内容、作業、担当、変更の伝え方まで、必要な範囲から整理します。
- 受注後に関わる部門と、いまの作業
- 伝わりにくい条件・資料・顧客との約束
- 担当・期限・変更連絡で困る場面
LET’S START WITH ONE HANDOFF
受注後の引き継ぎを、
次の仕事が動く仕組みへ。
手配、作業、納品、請求。まずは一つの引き継ぎから、vtplusでできることと必要な設定・支援をご案内します。
「どこから整理すればよいか分からない」という段階でも、ご相談ください。