VtigerCRMで顧客の書類確認・承認・修正依頼を管理

VTPLUS EXTENSIONS

IPCustomerApproval｜顧客書類確認・承認

書類の確認から、
顧客の回答まで。

見積書・請求書・契約書などのPDFを顧客担当者へ。
確認・承認・修正依頼を、書類の版と一緒にCRMへ記録します。

VtigerCRM ＋顧客の書類確認依頼する・書類を確認する・回答を残す。

PDFを依頼書類・送信先・期限を確認
メールで認証専用URL＋6桁のコード
顧客が回答確認・承認・修正依頼
版と履歴を管理固定PDF・回答・コメント

カスタマーポータルがない環境でも利用できます。ポータルからの確認・回答は、任意の連携として追加できます。

01 / CHECK THE DOCUMENT AND RECIPIENT

送る書類と相手を、
確認してから依頼。

CRMに登録・関連付け済みのPDFと、回答する顧客担当者1名を選択。件名・メッセージ・回答期限を指定し、プレビューと送信先を確認して依頼します。

どの書類を、誰に依頼したかを明確に。

対象：サンプル商事・導入見積

PDF

導入見積書.pdfCRMに登録・関連付け済み

回答する相手: 顧客担当者 1名
回答期限: 依頼ごとに指定

PDFと送信先を確認 → 依頼を送信

初版はPDFのみ・20MB以下です。依頼画面からファイルを新規アップロードする機能は含みません。

02 / OPEN WITH AN EMAIL VERIFICATION CODE

ポータルのアカウントが、
なくても使える。

顧客は依頼メールの専用URLを開き、登録先メールに届く6桁の認証コードを入力。メールを受信できることを確認して、依頼されたPDFの画面へ進みます。

専用URLから、対象の書類を確認。

1
専用URLを開く確認依頼のメールから
2
6桁のコードで認証登録先のメールで受信
3
対象PDFの確認画面へ版・期限・メッセージを確認

任意連携：ログイン済みポータルからも利用

メールコードは5分・1回限り。ポータル連携時は認証を引き継ぎ、メールコードの再入力なしで回答画面を開けます。

03 / RESPOND TO THE DOCUMENT YOU REVIEWED

PDFを確認して、
承認・修正依頼を回答。

顧客はPDFを開き、確認チェックと回答ボタンで確定。修正・問い合わせにはコメントを添えます。書類の種類に合わせて、管理者がボタン名や回答後の状態名を設定できます。

書類の版に対する回答を、コメントと一緒に。

PDF

導入見積書第1版／回答期限を表示

表示されている版の書類を確認しました

承認する修正を依頼する

修正・問い合わせの場合

変更してほしい内容をコメント

確認ダイアログで回答を確定

見積書の説明例です。請求書は受領確認、契約書は内容同意など、書類の種類に応じた回答を記録できます。

04 / KEEP THE VERSION AND RESPONSE HISTORY

どの版に、どんな回答か。
担当者がCRMで確認。

依頼時のPDFを固定保存し、回答・コメント・日時を記録。担当者は一覧・元レコードの回答パネル・メール通知で確認できます。修正版は新しい版で再依頼し、旧版の履歴も保持します。

再依頼しても、これまでのやり取りを残す。

第1版修正依頼PDF・回答・コメントを保持

第2版修正版を再依頼新しい版として回答を待つ

担当者が回答を確認CRMの一覧・回答パネル・通知メール

元PDFの変更等を検知した場合、旧依頼の閲覧・回答を停止します。顧客の回答は通知メールが失敗しても保持します。

図・書類名・顧客名は説明用のイメージです。実際の画面構成とは異なります。

書類形式・認証・ポータル・通知・導入条件について

対象と機能範囲: VtigerCRM OSS 8.4／8.4.0、PHP 8.0以上、OpenSSL・Fileinfo等が必要です。元レコードは見積・請求・サービス契約・ドキュメント・プロジェクト・企業・顧客担当者に対応。書類種別を追加できますが、独自契約モジュール等への専用ボタンは含みません。PDFのみ・回答者1名で、顧客による修正版アップロード、複数人・多段階承認、電子署名は対象外です。見積ステージ・入金状態・契約締結状態の自動変更は行いません。
公開経路・認証・期限: 顧客が到達できるHTTPSの専用ページ、CRMの送信サーバー、非公開の固定PDF保存先が必要です。IPPortalInstaller・IPDocumentPlus・IPTwoFactorAuthは必須ではありません。回答期限は現在から1分後〜90日以内。コード再送は60秒間隔、15分以内10回まで、誤入力5回で15分停止します。認証は操作なし30分・最長2時間。PDF取得日時と回答確定日時は別に保存し、取得記録は読了の証明ではありません。
ポータル連携・権限・版管理: 対応する同一CRM配下の既存ポータルとCRM側APIへ、事前確認・バックアップ後に任意連携を適用します。対象顧客限定・60秒・1回限りの引継ぎを利用し、ポータル全体の二段階認証を追加する機能ではありません。依頼時にCRM権限、元レコードの担当者・所属企業と宛先を照合します。元レコード・ドキュメントの削除、顧客メールの変更も旧依頼の停止対象です。再依頼では旧い確認待ちを停止し、回答済みの履歴を保持します。
通知・バックアップ・検証範囲: 回答保存と通知送信は分離し、失敗メールを再試行できます。回答後の通知は5分間隔で登録したジョブを使い、実際のタイミングはCRM全体のcronに従います。「送信済み」はSMTP送信成功で、受信箱への到着保証ではありません。通常アンインストールでも履歴・固定PDF・暗号鍵を保持し、DBと専用保存先を同時点でバックアップします。同梱報告では実CRM全体への導入、外部公開ポータル、実配送・受信、実ブラウザーのPDF表示は未検証のため、導入先で確認してください。

紹介対象：IPCustomerApproval v1.0.0。添付パッケージの仕様に基づきます。