VTPLUS EXTENSIONS
IPChecklists｜業務チェックリスト
確認の抜けを、
減らすために。
案件・問合せ・受注などのレコードに、業務の確認手順を。
状態だけでなく、理由・資料・実施履歴も残し、次に対応する人へつなぎます。
VtigerCRM ＋ 業務チェックリストレコード詳細の右側パネルで、確認と記録を管理。
- 手順を統一テンプレートで揃える
- 状態を管理進捗・必須残数を確認
- 資料と履歴理由・実施者も記録
- 通知・タスク要確認・完了を契機に
01 / STANDARDIZE THE STEPS
担当者が変わっても、
確認する手順を揃える。
管理者がテンプレートを作り、利用者は対象レコードへ追加。カテゴリー・説明・項目の順序を整え、条件に合うレコードの保存時に自動追加する設定もできます。
案件確認や修理受付など、繰り返す業務の型に。
レコードごとに、必要な手順を
対象レコードの例問合せA ／ 機器の修理依頼
修理受付チェック症状・連絡先・手配を確認
修理完了チェック結果・資料・連絡を確認
02 / RECORD STATUS & EVIDENCE
チェックの有無だけで、
終わらせない。
未着手・対応中・完了・要確認・対象外の5状態で管理。要確認・対象外には理由を残し、資料必須の項目は資料が揃ってから完了にできます。
未完了の事情も、完了の裏付けも分かる。
未着手対応中完了要確認対象外
要確認・対象外は理由を記録例：交換部品の納期を確認中
資料必須の項目作業写真を添付 → 完了へアップロード・既存文書の関連付け
03 / KEEP THE WORK HISTORY
誰が、何を確認したか。
後から振り返れる。
状態変更・コメント・資料の履歴を、変更者・日時とともに記録。親レコードの権限に加え、ユーザー・ロール・グループ別に閲覧と更新の範囲を設定できます。
引継ぎや確認時に、対応の経緯をたどれる。
「作業結果の確認」の履歴例
資料を追加佐藤さん ／ 作業写真.jpg
コメントを記録佐藤さん ／ 動作確認の結果を追記
対応中 → 完了佐藤さん ／ 状態を変更
各操作の変更者・日時を記録
04 / NOTIFY & FOLLOW UP
要確認や完了を、
次の対応につなげる。
項目が要確認になった時や、全項目が完了した時を契機に、指定ユーザーへメール通知・標準タスク作成。管理者は通知キューと実行結果を確認できます。
設定した相手へ、確認・対応のきっかけを渡す。
要確認への変更または全項目完了
メール通知理由とレコードへのリンク
標準タスク指定ユーザーへ割り当て
図・名称・記録内容は説明用のイメージです。チェック未完了で案件のステージ変更や問合せ終了を強制的に止める機能は含みません。
適用条件・進捗・資料・通知について
- テンプレートと適用条件
- Vtiger OSS 8.4.x、v7レイアウト、PHP 8.2／8.3向け。対応する標準エンティティとvtlib規約に沿うカスタムモジュールへ設定できます。1テンプレート1～100項目。条件はAND、等しい・等しくない・空欄・空欄ではないで判定し、部分一致や範囲比較・ORは対象外です。自動追加は標準保存イベントが対象で、既存レコードを開くだけでは追加しません。
- 進捗とテンプレートの版
- 進捗率は完了件数÷対象外を除く項目数。全項目対象外は100％です。必須残数が0でも任意項目が未完了なら全項目完了ではありません。適用済みの名前・項目・通知設定は適用時の版を保持し、公開範囲は現在のテンプレート設定を使います。項目別の担当者・期限や横断集計は本版に含みません。
- 資料とアクセス範囲
- 1項目20件、アップロードは1件5MBまで。PDF・画像・TXT／CSV・DOCX／XLSX／PPTXに対応します。アップロード資料はDBへ保存し、既存Documentsの関連付けも利用できます。親レコードとチェックリストの権限、既存文書はDocumentsの権限も必要です。選択したロールに下位ロールを自動で含めません。
- 通知・タスクの運用
- 通知ルールを設定し、メールはCRMの送信設定、タスクは通知先のCalendar権限を確認します。サンプルの通知は初期OFFです。通知はキューで処理し、自動実行にはcronが必要です。失敗・結果不明のジョブは、実行結果を確認して管理者が再実行予約します。通知先にも処理時点の閲覧権限が必要です。
v1.0.1の対応範囲です。導入先で適用条件・役割別の権限・資料・状態変更・通知とタスクを確認してから運用します。