VTPLUS EXTENSIONS
IPExpense｜経費精算
経費の申請から、
精算の記録まで。
社員の立替と会社払い、明細、領収書、承認状況をひとまとめに。
VtigerCRM上で、経費の申請から支払後の記録まで管理できます。
VtigerCRM ＋ 経費精算申請する・確認する・承認する・記録する。
- 支払を区分社員立替・会社払い
- 証憑を添付明細ごとの画像・PDF
- 承認を管理上司承認・経理確認
- 精算を記録支払日・方法・履歴
01 / SEPARATE EXPENSES AND REIMBURSEMENTS
経費の合計と、
社員へ返す金額を分ける。
明細ごとに「社員立替」「会社払い」を指定。会社カード等で払った経費も記録しながら、社員への立替精算額を分けて把握できます。
会社払いを、社員への精算額に含めない。
社員立替1,100円
会社払い2,200円
経費合計3,300円
社員への立替精算額1,100円
02 / KEEP RECEIPTS WITH EACH LINE
明細と領収書を、
顧客・案件にも結び付ける。
利用日・区分・支払先などを入力し、明細ごとに領収書を添付。顧客企業・案件・プロジェクトと関連付ければ、何のために使った経費かも確認できます。
使途と証憑を、同じ申請で確認。
経費明細顧客訪問の交通費
社員立替1,100円
関連先：サンプル商事の案件
03 / FOLLOW THE APPROVAL PROCESS
申請から支払待ちまで、
次の担当へつなぐ。
従来方式では、上司承認の後に経理が内容を確認。修正が必要なら理由付きで差戻し、本人が修正します。提出後の明細を、そのまま書き換える運用を防ぎます。
どの段階にあるかを、状態で把握。
従来方式の流れ
- 1下書き・申請社員
- 2上司承認待ち承認者
- 3経理確認待ち経理担当
- 4支払待ち支払対象を確認
差戻し → 本人が修正 → 再申請
04 / RECORD PAYMENTS AND REVIEW EXPENSES
支払予定を確認し、
実際の支払を記録。
支払予定CSVで、社員・部署ごとの立替精算額を確認。社外の銀行サービス等で支払った後、支払日・方法を記録して精算完了にします。月別・区分別などの集計や明細CSVにも対応。
支払待ちと完了を、分けて管理。
CRM内支払待ち・予定CSV
CRM外で実施銀行振込・現金等の支払
CRMに戻って記録支払日・方法 → 精算完了
図・金額・名称は説明用のイメージです。実際の画面構成とは異なります。
対応環境・承認・領収書・出力の範囲について
- 対応環境と承認方式
- VtigerCRM OSS 8.4.x・v7レイアウト、PHP 8.2以上の64bit環境向け。fileinfo等とアップロード設定が必要です。従来方式に他拡張の必須依存はなく、承認者・経理担当者を設定して利用します。従来方式では自己承認・自分の経理確認・自分への支払登録はできません。共通承認には対応するIPApprovalCenterと経路設定が必要で、既存の従来申請は従来方式を維持します。
- 明細・領収書と保管
- 税込の日本円整数が対象で、外貨・仮払金・経路検索・領収書OCRは含みません。添付は1申請100ファイル・合計50MBまでで、解除済み履歴も含みます。受領方法とSHA256を記録し、取得は申請の閲覧権限に従います。添付解除には理由が必要で、履歴を保持します。領収書本体はDB内に保存するためDBを含むバックアップが必要です。無効化・標準アンインストールでも専用データを保持します。
- 支払・CSV・集計・通知
- 支払日は未来日不可、支払方法は必須。一括の精算完了登録にも対応します。支払予定CSVは支払待ちの立替精算額がある申請を対象とし、銀行口座や振込ファイルは含みません。明細CSVは1回に申請10,000件までの汎用形式で、会計ソフトへの取込には変換が必要です。印刷・ブラウザーのPDF保存は領収書のファイル名を載せ、画像は埋め込みません。メール通知は初期OFFで、送信設定とCRMスケジューラーが必要です。
- 税・電子保存に関する機能範囲
- 領収書添付だけで電子帳簿保存法対応済みとなる機能ではありません。内税参考額は明細単位の参考値で、請求書単位の税計算・仕入税額控除等の判定は含みません。登録番号は形式確認のみで、有効性照会は行いません。導入時は権限、承認経路、支払登録、領収書取得とバックアップ復元を利用環境で確認してください。
紹介対象：IPExpense v1.1.0。添付パッケージの仕様に基づきます。