SaaSと自社サーバー型では、管理できる範囲が違う

一般的なSaaSは、サービス提供会社が用意したシステムをインターネット経由で利用します。サーバーの保守やシステム更新の多くを任せられる点は、大きなメリットです。

一方、データの保管先、ネットワーク構成、ログの保存期間、バックアップなどは、サービスや契約プランで提供される範囲から選ぶことが基本になります。高度なセキュリティー機能を備えるSaaSもありますが、自社独自の基準をどこまで反映できるかは確認が必要です。

vtplusは、アプリケーションに加えて、その土台となるサーバーやネットワークの設計も、自社の方針に合わせて検討できます。

ここでいう「自社サーバー」は、社内に設置する物理サーバーだけを指しません。自社契約のクラウド上で管理するサーバーも選択肢です。重要なのは設置場所だけでなく、自社がどこまで管理・統制できるかです。

MERIT 01データの保管先と管理者を自社で決められる

「顧客情報は指定した環境に保管する」「バックアップも含めて保管場所を把握する」「保守担当者のアクセスには承認を必要とする」。こうした社内ルールを、システムの構成や運用手順に反映できます。

例えば、製造業なら取引先の仕様や見積情報、BtoBサービス業なら契約条件や問い合わせ履歴など、慎重な管理が求められる情報があります。

本番データだけでなく、添付ファイル、バックアップ、保守作業用のデータまで管理対象を整理することで、情報がどこにあるかを把握しやすくなります。取引先から保管場所や管理体制を確認された際にも、自社の構成に基づいて説明できます。

MERIT 02利用する場所やアクセス経路を絞り込める

業務システムを、誰でもインターネットから接続できる状態にする必要があるとは限りません。

vtplusでは、要件に応じてサーバーやネットワーク側を設計することで、例えば次のような利用環境を検討できます。

• 社内ネットワークや指定したIPアドレスからの接続に限定する
• 社外からの利用は、会社が指定する安全な接続経路に限定する
• 一般利用者と保守担当者のアクセス経路を分ける

営業担当者の外出先利用と、社内担当者の利用では、必要なアクセス条件も異なります。現場の使いやすさを確保しながら、公開範囲を必要な範囲に絞れることは、自社で環境を設計できる強みです。

MERIT 03権限・ログ・バックアップを、自社の業務に合わせられる

情報を守るには、外部からの侵入対策に加えて、社内での取り扱いを整理することも大切です。

「営業部門は担当顧客を中心に参照する」「管理者権限は必要な担当者だけに付与する」「退職・異動時には速やかに権限を見直す」。こうしたルールを、CRMの権限設定と運用手順に落とし込みます。

さらに、サーバー側のログ保管や監視、バックアップの取得頻度・保存期間も、自社の要件に合わせて設計できます。必要な操作履歴については、取得できる内容を確認し、必要に応じて追加対応を検討します。

例えば、「障害時にどの時点まで戻す必要があるか」「何時間以内の復旧を目指すか」を先に決め、その条件に合うバックアップと復元確認を行う。業務上の必要性から対策を組み立てられます。

MERIT 04外部サービスへ送る情報を、用途ごとに判断できる

CRMを便利にするために、メール配信、外部システム連携、AIなどを活用する場面も増えています。

その際に大切なのは、業務データの保管先と、連携時にデータを送る先を分けて把握することです。

vtplusを自社サーバーで運用していても、外部APIやAIサービスを利用する機能では、処理に必要なデータが外部に送信される場合があります。

そこで、「どの機能を利用するか」「何を送信するか」「送信先の契約条件はどうなっているか」を確認し、社内基準に沿って連携を選定・設計します。機密性の高い情報を扱う業務では、外部連携を利用しない構成も検討できます。

情報の流れを把握したうえで、必要な利便性を取り入れる。この判断を自社の方針で行えることも、大切なメリットです。

自社サーバーの強みは、継続的な運用と組み合わせて生きる

自社サーバーに設置すれば、それだけで情報漏洩を防げるわけではありません。OSやアプリケーションの更新、脆弱性対応、認証の強化、権限の点検、監視などを継続する必要があります。

SaaSでも自社サーバー型でも、管理する範囲と責任を明確にすることが重要です。IPAも、SaaSの安全な利用に向けて、選定・運用に必要な情報を収集し、対策を見直す必要性を示しています。[2]

vtplusを導入する際も、自社、アイプランナー、サーバー事業者などの役割を整理し、更新・監視・バックアップ・障害対応を誰が担当するかを決めておくことが大切です。自社の基準で管理することは、すべての作業を社内だけで抱えることではありません。

業務を便利にする仕組みを、自社が納得できる管理環境で

顧客情報を一元化し、部門間で共有し、日々の業務を効率化する。その価値を安心して活用するためには、情報を守る仕組みも、自社の業務に合っている必要があります。

vtplusなら、業務に合わせたCRM・業務支援アプリを、自社が管理するサーバー環境で構築・運用できます。

データの保管先、アクセスできる人や場所、バックアップ、外部連携。これらを自社のセキュリティー基準に沿って設計できることは、大切な業務データを長く活用するための強みです。