VTPLUS EXTENSIONS
IPGeneralAffairs｜総務業務管理
総務の仕事を、
見渡せる形に。
社内からの依頼、毎月の仕事、契約の見直し、消耗品の補充。
総務の業務をCRMにまとめ、担当・期限・進み具合を確認しやすくします。
VtigerCRM ＋ 総務業務管理日々の依頼から、定期的な確認まで。
- 依頼を管理担当・期限・対応状況
- 定期業務毎週・毎月・毎年
- 契約期限更新・解約判断を確認
- 消耗品を把握入出庫・残数・発注点
01 / KEEP INTERNAL REQUESTS TOGETHER
社内からの依頼を、
受付から完了まで。
依頼内容、分類、担当者、期限、優先度をまとめて管理。コメント・添付・対応履歴を残しながら進めます。分類に応じた担当の自動割当や、チェックリストにも対応します。
誰の依頼を、誰が対応しているかを共有。
会議用備品の準備対応中
依頼者からの追加情報必要数をコメントで共有
受付対応中確認待ち完了
02 / COMPLETE ONE, PREPARE THE NEXT
定期的な仕事は、
完了したら次の1件へ。
毎週・毎月・毎年の繰り返し業務を登録。完了操作に合わせて次回分を作り、未完了のまま大量に積み上げません。月末やうるう年の日付調整にも対応します。
定期業務の、次回分の作成を省力化。
今回の期限10月31日月次点検を完了
次回の期限11月30日次回分を1件作成
毎月・月末の設定例
03 / TRACK THE CONTRACT DECISION DATE
契約の終了日だけでなく、
判断する期限も管理。
一般契約の相手先、番号、期間、更新・解約の判断期限を登録。更新するか、解約するかの判断と添付を残せます。終了前に見直す契約を、総務ホームから確認できます。
契約が終わる前の、検討・判断を支援。
オフィス関連契約の例
更新・解約の判断期限10月31日この日までに方針を確認
契約終了日11月30日契約期間を確認
未判断更新解約
04 / KNOW WHEN SUPPLIES RUN LOW
消耗品の残数を、
補充の目安と一緒に。
消耗品の台帳に単位と発注点を設定し、入庫・出庫の数量と理由を記録。残数と履歴を確認できます。ASSET 360導入時は、資産台帳の参照や社員への貸与・返却も連携可能です。
補充の検討が必要な品目を見つける。
コピー用紙の例
入庫12冊
出庫7冊
残数5冊発注点 8冊以下
発注点以下の品目をホームで確認
図・依頼名・氏名・数量・日付は説明用のイメージです。入社・退職対応には、編集可能なチェックリストテンプレートも利用できます。
権限・他の拡張との連携・通知について
- 基本機能と閲覧範囲
- VtigerCRM OSS 8.4向け。社内依頼・定期業務・一般契約・消耗品・総務側の簡易社員登録は単独で利用できます。管理者・総務担当者は全総務データ、一般社員は自分の依頼・担当する業務や契約・消耗品残数などを参照します。送信後の依頼の追加情報はコメントで共有し、内部専用メモとしては使いません。チェック項目が未完了の場合は依頼・業務を完了できません。
- 資産・社員・共通承認との連携
- 資産の参照・貸与・返却にはASSET 360が必要で、同じ資産台帳を使います。人事管理の社員は人事側の権限内で基本情報だけを参照します。人事で入社・退職を登録しても依頼は自動作成せず、総務画面から作ります。共通承認には対応するIPApprovalCenterと業務接続設定が必要です。承認申請後の内容・添付の固定や、承認状況表示に対応します。
- 期限表示と通知メール
- 期限表示・集計と完了時の次回作成はCronなしで動作します。期限通知メールは任意で、DX FOUNDATIONの導入・通知メール設定・管理者による有効化・標準Vtiger Cronが必要です。通知処理は1日1回で、期限接近と超過を各1回キュー登録します。担当者がいない場合は総務担当者、未設定なら管理者が通知先です。資産の期限通知はASSET 360側で設定します。
- 添付・保管・運用
- 添付は対応する文書・画像形式で1ファイル20MB、1件30ファイルまで。サーバー上限が小さい場合はそちらを優先します。完了等のレコードは保管・復元でき、CSV出力にも対応。添付削除・レコードの完全削除は提供しません。無効化・アンインストールでもデータと添付を保持します。導入先で権限、添付の非公開保存、連携先、通知を確認してください。
紹介対象：IPGeneralAffairs v1.2.0。添付パッケージの仕様に基づきます。