1. 商品マスターと納入商品の違い

商品マスターは、販売する商品の共通情報を管理する場所です。一方、納入商品は、その商品のうち、誰へ納めたどの個体かを管理する場所です。

たとえば、請求書に「NW-100、数量3」とあっても、それだけでは3台それぞれの製造番号や利用状態を見分けられません。個体ごとに追いたい機器を納入商品として登録しておくと、問い合わせの対象を特定しやすくなります。

2. 個体を見分ける情報を揃える

登録の中心になるのは、顧客・商品・製造番号です。そこへ販売日、利用開始日、状態を合わせ、どの個体を扱っているかが伝わるようにします。

製造番号、納入商品番号、タグ番号は似ていますが、役割が異なります。「現物に付いている番号」と「CRMで探す番号」を分け、問い合わせの受付で何を聞くかも揃えておくと便利です。

設置場所・保証期限・次回点検日などを専用項目で管理したい場合は、導入環境の項目を確認し、必要に応じてカスタム項目等を検討します。これらがすべて標準項目として揃っているという説明ではありません。

3. 納入商品を登録する

商品と顧客の情報を準備したうえで、現物や出荷記録を確認しながら登録します。同じ型番の機器でも、個体を追う単位で分けることが大切です。

1. 納入商品の一覧から新規作成を開く

   「Assets」などの一覧で作成操作を選びます。顧客・商品・請求の関連一覧から追加できる画面では、そこから開始することもできます。

2. 納入商品名・商品・顧客を指定する

   用途を見分けられる名前を付け、対応する商品マスターと顧客企業を選びます。必要な窓口と社内の担当者も指定します。

3. 製造番号と管理番号を確認する

   現物のラベルや出荷記録を照合します。ゼロと英字のO、ハイフン、先頭のゼロなど、表記のルールを揃えます。

4. 販売日・利用開始日・状態を入力する

   販売と利用開始が別の日なら、それぞれを記録します。関連する請求書や配送情報、必要なメモも入力します。

5. 保存し、関連先から確認する

   顧客・商品・製造番号が正しいか、顧客側などの関連一覧から対象の機器を確認できるかを見直します。必要な文書も関連付けます。

同じ顧客へ3台納めた場合、機器ごとの製造番号や対応履歴を追いたいなら、3件に分けて登録する運用にします。1件のメモへ3台分の番号を並べると、後から個別の状態や対応を区別しにくくなります。

画面で必須と表示される項目を確認してください。参照した標準実装には販売日の未来日を制限する検証があります。納入予定の管理に使う場合は、予定と実績の記録方法を別に整理します。

4. 問い合わせや資料と関連付ける

販売後の問い合わせでは、顧客名と型番に加えて、どの製造番号の個体かを確認します。標準の納入商品には、問い合わせと文書を追加・選択する関連一覧があります。

1. 顧客と対象の機器を確認する

   顧客名、商品、製造番号等を照合し、似た名前の別の機器を開いていないか確認します。

2. 問い合わせを追加・選択する

   納入商品の関連一覧などから、今回の相談を登録するか、登録済みの問い合わせを関連付けます。問い合わせ側の顧客情報も確認します。

3. 必要な資料と過去の対応を確認する

   設定情報や作業報告を読み、既知の事情を押さえて対応します。作業後は、結果を問い合わせへ記録し、変更した資料も見直します。

個々の機器の情報は納入商品、相談と対応の経緯は問い合わせ、まとまった設定資料は文書という役割を揃えると、担当が変わっても確認しやすくなります。

保守契約の適用が関係する場合は、顧客・対象機器・問い合わせと合わせて、該当するサービス契約を確認します。納入商品を登録しただけで、保証期間や適用契約が自動で判定されるとは考えないようにします。

5. 顧客対応で探して使う

納入商品を探すときは、顧客から機器の一覧を見る方法と、製造番号等から個体を探す方法を使い分けましょう。一覧・検索・フィルターで利用できる項目を、受付で聞く情報と合わせて確認します。

検索で見つからない場合は、番号の表記揺れ、入力漏れ、利用者の参照権限も確認します。製造番号が別の商品・メーカーと重なることも想定し、番号だけで決めず、商品と顧客も照合する運用にしておきます。

CSVでまとめて登録する場合も、先頭のゼロや英数字の扱い、顧客・商品との対応を確認しましょう。標準にはインポート・エクスポートの操作がありますが、既存データとの重複や参照先の取り違えを避けるため、少量で結果を確認してから進めます。

6. 移設・交換・保守で決めておくこと

機器の情報は、登録した後も変わります。移設や交換、利用停止があったときに、現在の状態と過去の対応を両方追える残し方を決めておきましょう。

また、In Serviceなどの状態はCRMへ登録した情報です。機器から稼働状況を自動取得しているとは限りません。点検予定や状態の変更を、誰がどのタイミングで更新するかも合わせて決めておきます。

7. よくある質問

8. 機器情報を、販売後の仕事へ

納入商品管理の第一歩は、顧客・商品・製造番号を揃え、どの個体の話かを確認できるようにすることです。そこへ利用開始日、状態、問い合わせ、資料を合わせると、販売後の顧客対応を引き継ぎやすくなります。

vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準の納入商品・顧客・問い合わせ・文書管理で整理できる範囲を確認し、設置場所や構成の管理、保証期限や点検時期の確認、機器交換時の引き継ぎなどは、必要な要件に合わせて対応方法を検討できます。

「顧客の機器情報がExcelに分かれている」「問い合わせのたびに製造番号や過去の対応を探している」。そんな課題から、販売後の情報と仕事のつなぎ方を一緒に整理してみませんか。