VTIGER CRM OSS ／ STANDARD FUNCTION GUIDE
見積を、作って終わりにしない。
提案内容と、次の対応をつなぐ。
「どの商品を、いくつ、いくらで提案したのか」「提出した見積は、いまどうなっているのか」。金額だけを別のファイルで管理していると、お客様への提案と営業の動きが離れやすくなります。
Vtiger CRM OSSの見積（Quotes）は、商品・サービスの明細や金額、提案先、見積の状態をまとめる標準モジュールです。顧客や案件と関連付けておくと、提出後の確認や受注時の引き継ぎにも役立ちます。
この記事では、見積の基本構造から明細・金額の確認、PDF出力、提出後のフォローまでを、図解と具体例で整理します。
この記事でわかること
見積と案件・受注の違い／見積に登録する情報／明細と合計金額の見方／提出・修正・受注への引き継ぎ方
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準機能。画面名・項目名・選択肢は、日本語化や設定によって異なります。図は仕組みを説明する模式図で、実際の操作画面ではありません。クラウド版専用機能は含めていません。
1. 見積は「何を、いくらで提案したか」の記録
案件は商談の進み具合、見積は具体的な提案内容、受注は確定した注文を整理する場所です。同じお客様の情報でも、それぞれの役割を分けると、確認する画面がわかりやすくなります。
いつ、どう進みそうか
何を、いくらで提案するか
何を引き受けたか
たとえば、青葉製作所への「端末の入れ替え提案」という案件に、端末と導入支援をまとめた見積を関連付けます。提案内容が変われば、同じ案件で別の見積を管理する運用も考えられます。案件の見込金額と、個々の見積の合計金額は、役割を分けて確認しましょう。
見積の合計を、そのまま売上見込に足し込まない
基本案・追加案・修正版など、同じ商談に複数の見積がある場合があります。すべてを合算すると、提案額を二重に数えてしまうことがあります。
2. 提案先・条件・担当者を、明細と一緒に残す
見積の主役は明細ですが、「誰に、どの条件で出したものか」がわからないと、後から確認しにくくなります。まずは見積の基本情報をそろえましょう。
| 情報 | 何を表すか | 運用のポイント |
|---|---|---|
| 件名・見積番号 | どの提案かを識別する情報 | 件名は「端末入れ替え・基本案」など内容がわかる名前に。見積番号と併せて確認します。 |
| 顧客企業・顧客担当者 | 提案先の会社と窓口 | 会社名だけでなく、誰に提出する見積かも確認します。 |
| 関連する案件 | 見積の背景にある商談 | 案件と結び付けると、提案の経緯や商談状況をたどりやすくなります。 |
| 見積の状態・有効期限 | 作成・提出・回答の状況と、価格等の提示期限 | 状態は実際の進行に合わせて更新。有効期限はフォロー時にも確認します。 |
| 担当者 | 社内で管理する担当 | 社内担当と、お客様側の担当者を混同しないようにします。 |
| 請求先・配送先住所 | 取引先の住所情報 | 本社・支店・納入先などが異なる場合は、出力する住所も確認します。 |
| 通貨・取引条件 | 金額の通貨、納期や支払条件などの合意前提 | 通貨と条件の記載内容を確認してから提出します。 |
項目の配置・必須設定・表示可否は環境により異なります。件名や条件の書き方は、標準項目を使った運用例です。[2][3]
会社の情報
顧客企業は継続して取引する会社の情報。見積は、その会社への一回ごとの提案内容です。
人の情報
顧客担当者は提案や確認の窓口。見積の宛先と、その後の連絡先を確認しやすくします。
3. 明細と合計は、分けて見ると理解しやすい
標準の見積では、商品・サービスを明細として選び、数量や単価を設定します。端末の販売と導入支援のように、モノと作業を一つの提案にまとめることもできます。[3]
| 商品・サービス | 数量 | 単価 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 業務用端末 | 2 | 120,000円 | 240,000円 |
| 初期設定サービス | 1 | 30,000円 | 30,000円 |
- 明細の合計
- 270,000円
- 全体の値引き
- −20,000円
- 値引き後の金額
- 250,000円
- 税額（仮に10%）
- 25,000円
- 合計金額
- 275,000円
金額を確認するときの、三つの視点
品目・数量・単価
品目が正しくても、数量や単価が違えば提案額が変わります。作業の範囲は明細のコメント等にも残します。
どこに適用するか
行ごとの値引きと全体値引き、個別課税（Individual）と全体課税（Group）を区別して確認します。
合計と条件
追加費用や調整額も含めて確認。通貨・有効期限・取引条件も合わせて見直します。
商品・サービスの登録情報は、見積作成の出発点になります。ただし、顧客ごとの提案価格や今回の条件まで同じとは限りません。選択した品目の情報と、今回提出する見積の内容の両方を確認するのが基本です。
4. 作成は、提案先から順にそろえる
操作を覚える前に、何を決めるかを並べると見積が作りやすくなります。次の順番を、社内の基本手順としてそろえてみましょう。
- 提案先と案件を確認する
顧客企業、顧客担当者、関連案件を確認します。会社名が似ている別レコードや、別の商談に結び付けないようにしましょう。
- 件名・有効期限・条件を入力する
後から一覧で見分けられる件名にします。有効期限、住所、取引条件、社内担当者も確認します。
- 商品・サービスの明細を作る
品目を選び、数量・単価・明細コメントを設定します。サービスは「どこまで対応するか」が伝わる内容にすると、提出後の確認も進めやすくなります。
- 値引き・税・合計金額を確認する
値引きの適用箇所、税の計算方式、追加費用等を確認します。入力した数値と、画面上の計算結果の両方を見直します。
- 保存し、提出用の出力を確認する
見積を保存してからPDF等の内容を確認します。社名・宛名・明細・金額・条件に加え、改ページや文字の表示も見直して提出します。
最初に整えると続けやすいもの
商品・サービスの名称、件名の付け方、取引条件の書き方、提出前に確認する人。この四つをそろえるだけでも、担当者ごとのばらつきが減ります。
5. 「保存した」と「提出した」を、分けて管理する
見積を保存しただけでは、お客様に届いたことにはなりません。標準の見積には状態を管理する項目があり、PDF出力やPDFを添付するメール送信の操作も用意されています。メール送信には送信環境等の設定が必要です。[2][4]
見積の状態と案件の進捗を確認し、確定した条件で受注へ引き継ぎます。
回答内容と理由を残します。条件変更、再提出、見送りを区別して、次の対応を決めます。
提出前に、PDFの見え方も確認する
画面で正しく見えていても、出力後は文字の折り返しや改ページが変わることがあります。長い品名・複数行の説明・複数ページの明細を含む見積で、提出前に一度確認しておくと安心です。
- 自社情報、顧客名、宛名、住所が正しいか
- 日本語、記号、長い品名、取引条件が読めるか
- 明細、値引き、税、合計金額が意図どおり表示されるか
- メールで提出する場合、宛先・件名・添付ファイルが正しいか
標準のPDF出力と、自社書式への対応は分けて考える
PDF出力機能があることと、社印・独自の注意書き・指定帳票などを希望どおりに配置できることは別です。日本語フォントやレイアウトを含め、実際の出力を確認し、必要なら設定や帳票の調整を検討します。
また、状態欄を「確認済み」等に変更する運用と、承認者が決裁する承認プロセスは別のものです。金額に応じた決裁や承認前の提出制限が必要なら、その要件を整理して対応方法を確認しましょう。
6. 修正した内容と、次にすることを残す
提出後には、数量の変更、追加サービス、再見積といったやり取りが続きます。最新の金額だけを残すと、「お客様が見ている見積はどれか」がわかりにくくなります。
| 場面 | 残す情報 | 次の動き |
|---|---|---|
| 提出した | 提出日・宛先・提出したPDF・次回の確認日 | お客様への確認を予定またはタスクとして登録します。 |
| 条件が変わった | 変更の依頼内容・変更点・どの提案が最新か | 修正版を見分けられる件名等にし、再提出した内容を残します。 |
| 回答待ちが続く | 確認した内容・検討状況・見積の有効期限 | 再連絡の時期を決め、必要なら条件を再確認します。 |
| 合意・受注となった | 合意した数量・価格・条件・採用された見積 | 受注を作成し、内容を確認・保存。案件の進捗も更新します。 |
| 見送りとなった | 見送りの理由・今後の可能性 | 状態と案件を見直し、将来の再提案が必要か決めます。 |
見積の状態と、予定・タスクを組み合わせる
「提出済み」は見積の状態、「金曜日に検討状況を確認する」は次の仕事です。この二つを分けて残すと、一覧の確認と日々の行動を結び付けられます。予定・タスクは、関連する顧客や案件に結び付け、どの見積についての対応かも件名や説明に書いておきましょう。
たとえば「青葉製作所／端末入れ替え見積の回答確認」というタスクを作り、担当者と期限を設定します。確認した後は結果を記録し、次の対応があれば新たに残します。
修正版を、どう残すかを決めておく
提出したPDFを文書等で保管する、変更点をコメント等に残す、件名に改訂を識別できる表記を入れるなど、保存ルールを決めます。これらは運用の工夫であり、標準機能による厳密な見積版管理や差分比較を保証するものではありません。
見積から受注を作るときも、内容を再確認する
標準の見積には、見積を元に受注や請求書の作成画面を開く操作があります。利用者の権限や有効なモジュールによって、表示される操作は異なります。[2]
引き継いだ内容は、確定した数量・単価・住所・条件と照合して保存します。見積を後から修正した場合も、作成済みの受注や請求書へ同じ変更が反映されたかは別途確認しましょう。見積の状態を更新しただけで、受注レコードの作成・確認まで完了したとは扱わない運用が大切です。
7. 見積管理で、よくある疑問
サービスだけの見積も作れますか？
サービスを明細として使えます。商品と混在する提案だけでなく、作業や支援を中心とした見積にも利用できます。品目名、数量の意味、対応範囲をそろえておくと確認しやすくなります。[3]
一つの案件に、複数の見積を管理してもよいですか？
各見積を同じ案件に関連付ける運用ができます。基本案・追加案・修正版などを件名や状態で見分け、どれが採用された提案かを確認できるようにしましょう。
有効期限を過ぎたら、自動で通知されますか？
有効期限を入力することと、期限に合わせて通知する仕組みは別です。まずは期限を一覧等で確認する運用や、確認用タスクを決めます。自動通知が必要なら、適用できるワークフロー等の条件を環境に合わせて確認します。
PDFを出せば、自社の見積書としてそのまま使えますか？
まずは実際のPDFで、自社情報、宛名、明細、条件、日本語表示、改ページを確認してください。独自書式や指定項目が必要な場合は、標準出力との差を整理し、設定・追加機能・帳票調整のどれで対応するか検討します。
見積の状態が「確認済み」なら、承認も完了ですか？
状態の更新だけでは、誰が何を承認したかの決裁ルールまで表せるとは限りません。承認者、金額条件、差し戻し、提出制限などが必要な場合は、別途要件を整理します。
顧客や商品の情報を変えると、保存済みの見積も変わりますか？
顧客・商品等のマスターと、保存済み見積の明細・単価・住所などは、同じものとして扱わないことが大切です。過去に提出した内容を残し、再提出する際は見積本体と出力結果を確認してください。
どこから運用を始めるとよいですか？
よく使う商品・サービスと基本的な取引条件を整え、一つの案件で「作成→出力確認→提出→回答確認→受注への引き継ぎ」を試しましょう。特例を増やす前に、基本の流れをチームで合わせるのがおすすめです。
8. 見積書を作るところから、仕事がつながる仕組みへ
見積を登録できるようになると、次に見えてくるのは、日々の仕事の進め方です。「提案する品目をそろえたい」「回答待ちを追えるようにしたい」「受注担当へ条件を正確に渡したい」。こうした課題は、見積の画面だけでは完結しません。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用・改善を考えるためのサービスです。見積に必要な情報や確認手順を整理し、標準機能で進める部分と、追加アプリ・個別開発等を検討する部分を分けるところから相談できます。[5]
標準機能で、まず整える
顧客・案件との関連、商品・サービスの明細、金額、見積の状態、予定・タスクの使い方を整理します。
自社の流れに、合わせる
独自帳票、承認、提出後の通知、社内への引き継ぎなど、必要な条件を整理し、対応方法を検討します。
最初からすべてを作り込む必要はありません。普段使っている見積書と、提出から受注までの流れをもとに、困っている場面を一つずつ確かめていくと、改善の順番が見えてきます。
NEXT STEP
一枚の見積から、
次の仕事が見える管理へ。
「明細をどうそろえる？」「提出後をどう追う？」「受注へ何を渡す？」。自社の見積と営業の流れを整理するところから、相談できます。