1. キャンペーン管理の役割

キャンペーンは、展示会への出展、セミナーの開催、ダイレクトメールの送付など、目的を持って行う販促活動のまとまりです。「春の展示会」「既存顧客向け製品説明会」のように、振り返りたい単位で登録します。

顧客情報や商談そのものとは役割が異なります。キャンペーンには施策の情報、リードや顧客には相手の情報、案件には具体的な商談の進捗を残します。

2. 登録する情報を整理する

最初からすべての項目を埋めようとせず、「何の施策か」「誰が担当するか」「いつまで追うか」を決めましょう。予算や実績の項目は、自社で数字の意味を揃えて使います。

標準にはExpected Revenue、Budget Cost、Actual Cost、Expected/Actual Response Count、Expected/Actual Sales Count、Expected/Actual ROI等の項目があります。翻訳名や表示状態は環境により異なります。項目があることと、数字が自動で計算・更新されることは分けて確認します。

3. キャンペーンを作成する

初めて使う場合は、一つの展示会や販促企画を例にして、登録から関連付け、振り返りまで試してみましょう。

1. 管理する施策の単位を決める

   展示会ごと、セミナーごとなど、後から比較したい単位で分けます。一つのレコードに異なる目的の活動を詰め込まないようにします。

2. キャンペーンの作成画面を開く

   「Campaigns」などのメニューから新規作成します。見つからない場合は、モジュールの有効状態や利用者の権限を管理者に確認します。

3. 名前・種類・担当・期限を入力する

   後で検索しやすい名前を付け、担当とステータスを設定します。会期や目的などは、説明にも残しておきます。

4. 対象と、予算・期待値を整理する

   誰に向けた施策か、どれくらいの反応を見込むかを記録します。数字は、何を数えるかが決まった項目から使いましょう。

5. 保存し、関連情報を確認する

   保存後の詳細画面で、関連するリード・顧客・案件を確認します。準備中の段階でも、既存の案内先から整理を始められます。

4. リード・顧客・案件を関連付ける

キャンペーンの詳細画面では、リード、顧客担当者、顧客企業、案件とのつながりを確認できます。既存のレコードを選択できる関連一覧では、同じ相手を新しく作り直さず、登録済みの情報を活用します。

既存の相手かを先に確認する

展示会の名刺を登録する前に、会社名・氏名・メールアドレスなどで既存データを探します。同じ相手の重複登録を減らすと、過去のやり取りを確認しやすくなります。

案件との関係は、案件側でも確認する

標準の案件には、キャンペーンを参照する項目があります。展示会から具体的な相談になった場合は、その関係を記録しておきます。案件を作成しただけで、必ず意図したキャンペーンに結び付くとは考えないようにしましょう。

複数の施策に接点がある顧客や、複数の施策が影響した商談もあります。標準の案件のキャンペーン参照は単一の項目です。複数施策への売上配分などを行いたい場合は、別途、管理方法を検討します。

5. 展示会後のフォローにつなげる

展示会が終わっても、顧客への対応は続きます。ここで区別したいのが、キャンペーン全体のステータスと、関連先ごとの連絡状況です。

関連するリード・顧客担当者・顧客企業の一覧では、利用権限やメール設定が整っていれば、対象を選んでメール作成へ進める送信操作も利用できます。お礼や資料送付にはメールテンプレートも活用し、宛先と差し込み内容を確認しましょう。

1. 名刺交換した相手を整理する

   既存データを確認し、新しい相手は必要に応じてリードとして登録します。展示会のキャンペーンとの関連も確認します。

2. お礼や資料案内を行う

   連絡先と今回の用件を確認してメールや電話で対応します。関連一覧の状況と、顧客側の対応履歴を更新します。

3. 次の対応を予定・タスクに残す

   「資料送付後に電話する」など、担当と期限を決めます。キャンペーン全体の担当と、個々の顧客をフォローする担当を混同しないようにします。

4. 具体的な相談を案件として管理する

   提案や導入相談が具体化したら、顧客情報と案件を整えます。リードを顧客化した後は、引き継ぎ先とキャンペーン・案件の関連を改めて確認します。

相手ごとのステータスを変えるだけで、メール送信や次のタスク作成が自動実行されるとは限りません。自動化する場合は、別途、条件・処理・実行設定を確認します。

6. 予算と実績を振り返る

振り返りでは、件数の大小だけでなく「何を数えたか」「いつまでの数字か」を揃えます。名刺の枚数、反応した人数、商談の件数は、それぞれ異なる数字です。

数値は説明用の架空例です。「反応」の定義などは運用例で、標準機能が自動で判定する条件ではありません。

関連件数を、そのまま成果にしない

関連一覧に含まれる件数は、登録・関連付けした対象の数です。その全員が参加・返信・成約したとは限りません。また、一人の相手をリードと顧客担当者の両方で追っている場合などは、二重に数えないようにします。

実績の項目と、自動集計を分けて確認する

キャンペーンの実費用・実反応件数・実販売件数などは、担当者が根拠を確認し、必要に応じて入力・更新する運用を決めます。関連する案件の金額や連絡状況が、そのまますべての実績欄へ自動反映されるとは考えないようにしましょう。

ROI等を使う場合も、売上と利益のどちらを基準にするか、含める費用は何かを揃えます。レポートで施策別に見たいときは、利用できる関連・項目・集計方法を確認してから設計します。

7. よくある質問

8. 販促活動を、自社の仕事の流れへ

キャンペーン管理の第一歩は、施策の概要と、そこから生まれた接点を残すことです。その先に「担当へどう引き継ぐか」「いつフォローするか」「何を成果として比べるか」を揃えると、展示会の情報が日々の営業活動につながります。

vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準のキャンペーン・顧客・案件管理で整理できる範囲を確認し、フォローの自動化、展示会受付との連携、施策別の集計などは、必要な要件に合わせて対応方法を検討できます。

「名刺を集めても、その後の対応が見えない」「施策ごとの成果を同じ基準で比べたい」。そんな課題から、販促と営業のつなぎ方を一緒に整理してみませんか。