1. 項目を追加する前に決めること

カスタム項目は、入力欄を増やすためだけのものではありません。誰が、いつ入力し、その情報を何の判断に使うかを先に決めると、使い続けやすくなります。

たとえば「確認予定日」は、日付を記録したいのか、実際に確認作業を担当者へ割り当てたいのかで、使う機能が変わります。日付の項目を追加することと、期限付きのタスクを登録することは分けて考えましょう。

また、すでに同じ意味の標準項目がないかを確認します。「会社名」と同じ内容を別の欄へ入れるなど、二重に管理する項目が増えると、どちらを更新するか迷いやすくなります。

2. 情報に合う項目の種類を選ぶ

後から一覧で探したり集計したりするなら、情報の性質に合う入力形式を選ぶことが大切です。何でも自由記入へ入れる前に、選択・日付・数値で扱えるかを考えます。

たとえば「利用目的」を「情報共有」「保守対応」「営業管理」のような選択肢にすると、表記を揃えて探しやすくなります。詳しい事情は別のメモ欄に残せば、分類と説明の両方を扱えます。

チェックボックスは単純ですが、未確認なのか、確認して該当しなかったのかがわかりにくい場合があります。確認状況そのものを管理したいなら、「未確認・確認済み」等の選択肢や確認日も検討しましょう。

これは代表的な種類の例です。任意の参照項目や計算式を、この標準の項目追加画面から自由に作れるという意味ではありません。作成後の編集画面では種類や名称の変更が制限されるため、追加前に決めておきます。

3. カスタム項目を作成する

ここでは、顧客企業へ「利用目的」「確認予定日」「対象拠点数」「要件メモ」を追加する例で考えます。設定画面で作って終わりにせず、通常の入力画面で確かめるところまでを一つの作業にします。

1. 管理者でレイアウト編集を開く

   CRMの設定にある「項目とレイアウト編集」「Module Layouts & Fields」等のメニューから、対象モジュールを選びます。翻訳やメニュー名は環境で確認します。

2. 追加先のブロックを決める

   既存のブロックを使うか、「導入相談」等のカスタムブロックを追加します。入力する場面が近い情報をまとめます。

3. カスタム項目の追加操作を開く

   追加する種類と項目名を指定します。テキストなら長さ、数値なら桁数・小数、選択リストなら選択肢など、種類ごとの設定を確認します。

4. 必須・既定値等を確認して保存する

   作成時に入力できる内容だけを必須にします。既定値を使う場合は、意図しない選択が入らないかを確認します。

5. 入力・保存・再表示を確認する

   通常ユーザーの新規作成・編集・詳細画面で見直します。想定する値、空欄、文字数や日付等を確認し、使う人が迷わないかを確かめます。

項目名は、意味を短く伝える名前にします。「日付」だけでは、何の予定か実績かがわかりません。「確認予定日」のように、業務上の意味が伝わる名前を付けましょう。

モジュールやブロックによって、追加・移動・各設定の変更ができない場合があります。特に見積等の明細ブロックや、モジュール独自の欄を、一般のカスタム項目と同じように変更できるとは考えないようにします。

4. ブロックと並び順を整える

ブロックは、関連する項目をまとめる見出しです。基本情報、相談内容、保守の確認など、入力する人が仕事の場面を思い浮かべられるまとまりにすると使いやすくなります。

標準には、項目やブロックをドラッグで並べ替える操作があります。関連する項目を近くへ置き、入力する順や、よく確認する情報に合わせて配置します。変更後は、画面にある順序の保存操作を行います。

入力欄を増やしすぎると、必要な場所を探しにくくなります。最初に必要な基本情報、その後に詳しい相談内容というように、仕事の進み方に沿って整理しましょう。

ブロックを折りたたむことと、項目を無効・非表示にすることは別です。確認しやすい見せ方と、使う項目そのものの設定を分けて見直します。

5. 必須・表示・入力補助を設定する

項目の設定では、入力の確実さと、現場で無理なく使えることの両方を考えます。標準項目や項目の種類によって、変更できない設定もあります。

たとえば、導入相談の入口では利用目的が未確定かもしれません。すべてを必須にすると、保存のためだけの仮入力が増えることがあります。登録時に必要な情報と、後から確認する情報を分けましょう。

また、レイアウト上の表示設定と、誰がその情報を見られる・編集できるかは分けて確認します。プロファイル等の権限や、レコードの共有設定も合わせ、通常ユーザーでの見え方を確かめましょう。

6. 既存データと他機能への影響を確認する

追加した項目は、入力だけでなく、必要に応じて検索・一覧・レポート・CSV等でも使います。どの画面で使えるか、選択や設定が必要かを確認しましょう。

最初は、少数の項目で入力・保存・抽出を確認し、運用しながら見直すと進めやすくなります。項目の意味、入力する担当、更新するタイミングを短く残し、次の担当者にも引き継げるようにしましょう。

7. よくある質問

8. 自社の業務に合う入力画面へ

カスタム項目とレイアウト編集の第一歩は、情報を増やすことに加えて、「何を、誰が、いつ入力し、どう使うか」を揃えることです。入力しやすく、後から確認・集計しやすい形に整えると、日々の仕事へつなげやすくなります。

vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準の項目・ブロック・表示設定で整理できる範囲を確認し、部門ごとの入力ルール、業務の段階に応じた確認、既存データの補完、必要な画面や自動化などは、要件に合わせて対応方法を検討できます。

「入力欄は増えたのに、必要な情報が揃わない」「部門によって同じ項目の意味が違う」。そんな課題から、自社に必要な情報と、使いやすい画面を一緒に整理してみませんか。