VTIGER CRM OSS STANDARD GUIDE
今日見る情報を、
仕事を始める画面にまとめる。
「朝は予定を開いて、案件を確認して、問い合わせの一覧も見る」。必要な情報がCRMに入っていても、毎回いくつもの画面を探していると、確認だけで時間がかかってしまいます。
Vtiger CRM OSSのダッシュボードは、予定・活動、一覧の一部、案件や問い合わせの集計などを、ウィジェットとしてまとめる標準機能です。よく確認する情報への入口を揃えることで、その日の対応を決めやすくなります。
この記事でわかること
ウィジェットの役割、追加・配置・更新の基本、ミニリストの使い方、タブの整理、数字を見るときの確認点を図解します。
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準ダッシュボード。ホームを中心に、利用可能な画面を説明します。画面名・翻訳・追加できるウィジェット・操作は、タブや設定・権限により異なります。図は実画面ではなく、架空の業務例を使った概念図です。
1. ダッシュボードでまとめる情報
ダッシュボードへ載せるものは、「よく見る情報」よりも、「見た後に判断や行動が変わる情報」から選ぶと使いやすくなります。
これからの予定
いつ、何をするか予定・活動を確認し、
今日の動きや準備を決める。
対応が必要な情報
どのレコードを見るかミニリスト等から、
対象の案件や問い合わせを開く。
全体の傾向
どこを詳しく見るか件数や段階別の集計から、
確認が必要なところを探す。
たとえば、営業担当者なら予定と確認したい案件、サポート担当者なら担当する問い合わせ、管理者なら案件や問い合わせの状況など、見る目的は異なります。最初は少数に絞り、確認する順に並べましょう。
ダッシュボードは、詳細な確認を始める入口です。表示された情報から対象の一覧や詳細を開き、背景・担当・次の対応まで確認する流れにすると、見るだけで終わりにくくなります。
2. ウィジェットの種類と役割
ウィジェットは、ダッシュボードへ配置する小さな表示枠です。一覧を見るもの、集計を見るもの、補足を残すものなど、役割を分けて選びます。
| 種類 | 主な役割 | 確認すること |
|---|---|---|
| 予定・活動 | 今後の活動、期限を過ぎた活動等を確認する。 | 対象の利用者・グループ、活動の範囲、日付や状態。 |
| ミニリスト Mini List | 対象モジュールと保存済みフィルターを選び、一覧の情報を表示する。 | フィルターの条件、表示する項目、表示件数や続きの有無。 |
| 案件の集計 | 営業ステージ別、担当者別などの集計や、案件情報を確認する。 | 件数か金額か、対象期間・担当者・含む段階。 |
| 問い合わせの集計 | 状態別の集計や、Openの問い合わせ等を確認する。 | Openだけか、ほかの対応中の状態も含むか。 |
| 主要指標 Key Metrics | 指標の対象となるフィルターの件数を確認する。 | どのフィルターが対象か、その抽出条件は何か。 |
| 履歴・ノート | 更新の情報を確認したり、短いメモを置いたりする。 | 表示の対象。ノートはレコードのコメントやタスクとは役割を分ける。 |
| グラフレポート | 対応するグラフレポートを、ダッシュボード上で確認する。 | 元レポートの条件・対象モジュール・参照権限。 |
これは標準実装にある例で、すべてのタブの「ウィジェットを追加」に同じ項目が並ぶ一覧ではありません。タブの対象や利用可能なモジュール、権限、追加済みの状態等により候補が変わります。
一覧・レポートとの使い分け
ダッシュボードで気付く、一覧やフィルターで対象を絞る、レポートで条件や集計を詳しく確認する、という役割を決めておくと迷いにくくなります。同じテーマの情報でも、日々の確認と詳しい分析では必要な表示が異なります。
3. 追加・配置・タブを整える
まずは、朝に確認する情報を、一つのタブへ無理なく並べるところから始めましょう。
- ホームなどのダッシュボードを開く
どのタブを使うか確認します。営業・サポートなどのタブや、追加したタブでは、選べるウィジェットが異なる場合があります。
- 「ウィジェットを追加」から選ぶ
表示された候補から必要なものを選びます。ミニリストでは対象モジュール・フィルター・表示項目を指定します。
- よく確認する順に並べる
ウィジェットの見出し部分をドラッグして移動します。日々の確認に必要なものを上へ置き、対応する操作がある場合はサイズも調整します。
- 条件と表示内容を確認する
期間・担当者等の設定があるウィジェットでは条件を確認します。更新ボタンで読み直し、意図した情報が表示されているかを見ます。
- 不要な枠を外し、配置を見直す
削除・解除の操作が表示されるウィジェットは、ダッシュボードから外せます。元の顧客や案件等のレコードを削除する操作とは別です。
見る目的が増えたら、タブで分ける
標準には、ダッシュボードのタブを追加・改名し、順番を変更する操作があります。「その他（More）」等から追加し、「朝の確認」「営業の振り返り」など、見る目的が伝わる名前にすると整理しやすくなります。
タブの並べ替えでは、該当の操作から順序を変え、「順序を保存（Save Order）」等で確定します。ウィジェットの配置とサイズは、変更後に画面を開き直して保持されているか確認しましょう。
タブやウィジェットの構成は、利用者ごとの設定として考えます。
自分が作ったタブや配置が、そのまま全員へ配布されるとは考えないようにします。チームで揃える場合は、見る目的と条件を共有し、各利用者の表示も確認します。
4. ミニリストで必要な情報を出す
ミニリストは、一覧で使う保存済みフィルターを、ダッシュボードの確認枠として使うと考えるとわかりやすい機能です。まず一覧側で、必要な条件を揃えておきます。
状態：Closed以外
| 件名 | 状態 |
|---|---|
| 設定方法の相談 | 対応中 |
| 機器の動作確認 | 回答待ち |
- 対象の一覧でフィルターを準備する
担当者や状態、日付等の条件を設定し、保存します。自分が選べるフィルターか、実際の抽出結果が期待どおりかを確認します。
- ホームの追加操作からミニリストを選ぶ
対象モジュールを選び、そのフィルターを指定します。営業担当者の案件、サポート担当者の問い合わせなど、見る目的に合わせます。
- 表示する項目を選んで保存する
参照した標準の追加画面では、表示項目の選択は最大2つです。件名と状態など、詳細を開く判断に必要な項目へ絞ります。担当者等は、フィルターの条件と合わせて確認します。
- 一覧側と照らし合わせる
同じ条件の一覧を開き、対象や件数を確認します。続きがある場合はページ送りや元の一覧から確認し、最初の表示だけで全件と判断しないようにします。
参照した標準ミニリストは更新日時の降順で取得し、表示件数には上限があります。必ず期限の近い順に並ぶものとして扱わず、期限や独自の優先順位で確認する必要がある場合は、元の一覧等で確かめます。
5. 日々の確認から、次の行動へ
ダッシュボードを作ったら、いつ見て、何を確認し、どの画面で対応するかを決めましょう。見る情報と行動を組み合わせることが、継続して使うポイントです。
状況に気付く
ダッシュボード予定、対象の一覧、集計を見て、
確認が必要なところを選ぶ。
元の情報を確認する
一覧・詳細・レポート対象の顧客や案件、問い合わせの
内容と背景を確認する。
次の対応を決める
予定・タスク・項目更新担当と期限を決め、
実際の対応内容を記録する。
| 利用する人 | 確認する情報 | 次の行動 |
|---|---|---|
| 営業担当者 | 今後の活動、確認対象の案件 | 訪問の準備、顧客への連絡、次回の予定・タスクの登録。 |
| サポート担当者 | 担当する問い合わせと状態 | 過去の経緯を読み、調査・回答・確認依頼を進める。 |
| 管理者・責任者 | 案件や問い合わせの集計・対象の一覧 | 気になる範囲を掘り下げ、担当者と優先順位や支援内容を決める。 |
朝は予定と対応対象を確認し、日中は必要なレコードを開いて対応、終業前は次の担当・期限が決まっているかを見直す、といった使い方ができます。ウィジェットを増やす前に、確認の習慣を揃えてみましょう。
ノートを置ける場合も、そこに担当名や期限を書くことと、正式な予定・タスクとして登録することは別です。実施・完了を管理したい仕事は、活動管理側へ残します。
6. 数字と表示範囲を確認する
同じ顧客や案件を見ていても、ウィジェットの条件が違えば数字は変わります。期間・対象・集計方法・権限を揃えてから比較しましょう。
| 確認する点 | 例 |
|---|---|
| 対象期間・日付項目 | 今月作成された案件か、今月の受注予定の案件か。使っている日付項目を確認する。 |
| 担当者・状態 | 自分の担当だけか、チームか。Openだけか、ほかの対応中の状態も含むか。 |
| 件数・金額・分類 | 何を数えているか、何を合計しているか。営業ステージ等の分類と未入力値も確認する。 |
| フィルター・レポート | 元の条件が変わっていないか。似た名前の別フィルターを選んでいないか。 |
| 利用者の権限 | 参照できるモジュール・レコードや、元レポートの利用条件が同じか。 |
| 更新と表示件数 | 表示を読み直したか、続きのページがないか。枠内の行数を対象総数として扱っていないか。 |
更新ボタンは、元データの入力漏れまで直すものではありません。
元の案件・問い合わせ・活動が更新されていなければ、判断に必要な情報も揃いません。表示を読み直す操作と、業務の記録を正しく更新することを分けて考えます。
また、ダッシュボードを開いたままなら、すべての情報が常時自動で最新になるとは考えないようにします。ウィジェットごとの更新方法を確認し、判断する前に必要な読み直しを行いましょう。
チームで同じ数字を見る場合は、集計の定義を短く残しておくと便利です。「どの期間・どの状態・どの担当を含むか」を揃え、元の一覧やレポートへ戻って確かめられるようにします。
7. よくある質問
Q. 一覧やレポートがあれば、ダッシュボードは不要ですか？
一覧やレポートは詳しく確認する場所、ダッシュボードは日々の確認への入口として使い分けます。繰り返し見る情報をまとめ、必要な対象へ進みやすくする役割があります。
Q. ミニリストの追加画面で、自由に抽出条件を作りますか？
標準では対象モジュールと保存済みフィルター、表示項目を選びます。まず対象の一覧で条件を整え、期待した結果になるフィルターを準備してから追加するとわかりやすくなります。
Q. ウィジェットを外すと、案件や顧客も消えますか？
ダッシュボードから表示枠を外す操作は、元の顧客・案件等のレコード削除とは別です。標準では解除できない既定ウィジェットもあるため、表示された操作を確認します。
Q. 自分の配置を変えると、ほかの利用者も同じになりますか？
標準のタブやウィジェットの配置は、利用者ごとの情報として保存する仕組みです。チームへの一括配布・固定表示とは分け、共通化が必要な範囲と対応方法を確認します。
Q. ほかの利用者と、同じグラフの数字が違います。
期間、状態、担当者等の条件と、利用者の参照権限を確認します。グラフレポートなら元レポートの条件も確認し、同じ名称だけで同じ範囲を見ているとは判断しないようにします。
Q. ダッシュボードは常に自動で最新になりますか？
すべてのウィジェットが常時自動更新されるとは限りません。更新操作や表示条件を確認します。元のデータが未入力・未更新の場合は、その記録も見直します。
Q. 追加したいウィジェットが候補にありません。
対象のタブ、モジュールの有効状態、ダッシュボード・対象モジュールの権限、追加済みの状態等を確認します。クラウド版や拡張のウィジェットがOSS標準にもあるとは限りません。
8. 自社の仕事に合う確認画面へ
ダッシュボードの第一歩は、日々判断するための情報を絞り、条件と確認の順序を揃えることです。対象へ気付き、元の情報を読み、次の仕事を決めるところまでつなげると、確認画面として活用しやすくなります。
見る目的を揃える
営業、サポート、管理者が何を判断するかを整理し、必要な条件と表示を決めます。
確認後の動きを揃える
誰が対象を確認し、どの画面で対応を進め、結果をどこへ残すかを決めます。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準のウィジェット・一覧・レポートで整理できる範囲を確認し、部門ごとの確認画面、独自の集計条件、対応が必要な情報の見せ方、通知や引き継ぎなどは、必要な要件に合わせて対応方法を検討できます。
「数字は見えるが、何をすればよいかわからない」「朝の確認に何画面も開いている」。そんな課題から、自社で見るべき情報と、次の行動へのつなぎ方を一緒に整理してみませんか。
NEXT STEP
日々見る情報を、
次の行動を決める画面へ。
「毎朝、何を確認する？」「誰にどの範囲を見せる？」「確認後の対応をどう揃える？」。自社の情報確認と仕事の進め方を整理するところから、相談できます。