VTIGER CRM OSS ／ STANDARD FUNCTION GUIDE
メールを送って終わりにせず、
顧客とのやり取りを残す。
「どんな内容を案内した？」「お客様からの返信は誰が見ている？」「担当が替わっても、経緯を確認したい」。メールが個人の受信箱だけにあると、顧客への対応が見えにくくなることがあります。
Vtiger CRM OSSでは、CRMからのメール送信、Mail Managerでの受信メール確認、顧客レコードへの関連付けを使って、やり取りをCRMに残せます。送受信の設定と、どの顧客情報に保存するかを分けて考えることがポイントです。
この記事では、一人の顧客担当者へのメールを例に、送信・受信・履歴の確認と、次の対応につなげる基本を図解します。
この記事でわかること
送信機能・Mail Manager・Mail Converterの役割／使う前の設定／顧客からメールを作る手順／受信メールの保存・関連付け／テンプレートと添付／履歴から次の対応へつなぐ方法
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準機能・同梱モジュール。画面名・利用できる操作は、日本語化・モジュールの有効状態・設定・権限によって異なります。図は説明用で、実際の操作画面ではありません。クラウド版専用のメール連携機能は含めていません。
1. 「送る・受信箱を見る・自動処理する」を分ける
メールに関係する機能は、同じ役割ではありません。まずはCRMから一通送ることと、受信メールを顧客へ関連付けて残すことから始めると、仕組みを理解しやすくなります。
メール作成・送信
顧客への連絡を残す宛先・件名・本文・添付を設定し、CRMから送信します。
Mail Manager
受信メールを関連付ける接続したメールボックスを確認し、必要なメールをCRMへ保存・関連付けします。
Mail Converter
受信を業務へつなぐ受信箱と条件・アクションを設定し、登録や関連付け等の自動処理を行います。
たとえば、顧客担当者へ導入日程を案内するならCRMからメールを作成します。お客様からの返信をCRMに残す場合は、Mail Managerで対象を開き、正しい顧客レコードへ関連付ける方法があります。
普段のメールソフトとの同期は、別に確認する
CRMの送信機能を設定しただけで、Outlook等で送ったメールや返信が、すべてCRMへ保存されるとは限りません。どの経路のメールを、どの方法で残すかを決めましょう。
2. 送信と受信の設定を、先に確かめる
CRMからメールを送るには送信環境が必要です。Mail Managerで受信箱を扱う場合は、別にメールボックスの接続設定を行います。
| 確認するもの | 何のためか | 確認すること |
|---|---|---|
| 送信サーバー | CRMからメールを送る | Outgoing Server等の送信設定、メールサービスに合う接続・認証方式、実際のテスト送信。 |
| 受信メールボックス | Mail Managerで受信箱を確認する | IMAP接続先、アカウント、対象フォルダ、利用環境で対応する認証方法。 |
| 送信元・返信先 | お客様から見た連絡先をそろえる | 実際のFrom・Reply-To・表示名、返信が届く先をテストで確認。 |
| 顧客のメール項目 | 正しい宛先・レコードを選ぶ | 連絡先のメールアドレス、同じアドレスの重複、担当者や所属。 |
| モジュール・権限 | 送信・関連付け・閲覧を行う | メール機能等の有効状態と、利用者が使える操作・履歴の閲覧範囲。 |
| テンプレート・添付 | 定型文や資料を使う | 機能の有効状態、利用できる文書、ファイル容量、表示内容。 |
送信サーバー、メール作成・送信、Mail Managerのメールボックス接続に関する公開実装を参照しています。個々のメールサービスとの接続可否は、導入構成とサービス側の条件に合わせて確認してください。[1][2][4]
最初はテスト用の宛先で、送信元・件名・本文・添付の表示と、返信がどこへ届くかを確認します。送信設定の保存だけでなく、実際の受信まで確かめておくことが大切です。
3. 顧客レコードから作ると、関連を確認しやすい
メールを送るときは、宛先のアドレスだけでなく、どの顧客レコードとのやり取りかを確認します。ここでは、青葉製作所の山田さんへ日程を案内する例で整理します。
- 対象の顧客担当者を開く
会社・氏名・メールアドレスを確認し、送信操作を開きます。同姓同名や、共用アドレスを使う別の窓口に注意して選びます。
- 宛先と関連するレコードを確認する
CRMのレコードを選んで宛先を指定する場合と、アドレスを直接入力する場合があります。選択した顧客と送信先が正しいかを確認します。
- 件名・本文・必要な添付を用意する
「導入日程のご相談」など、用件がわかる件名にします。テンプレートを使う場合も、宛名・日付・案内内容を見直します。
- 送信元・宛先・CC・BCCを見直して送信する
誰に何を送るか、添付資料が今回の内容と合っているかを確認します。下書きで保存した場合は、送信とは別の状態として扱います。
- 送信結果と、CRMに残ったメールを確認する
送信結果の表示と、対象レコードの関連メール等を確認します。送信処理の結果と、相手の受信・閲覧・返信は分けて確認します。
標準の作成・保存処理では、選択した宛先レコードの情報を使ってメールの関連を保存します。アドレスを直接入力しただけで、意図した顧客へ必ず関連付くとは考えず、保存先を確かめましょう。[2][3]
「どこから履歴を開くか」をチームでそろえる
顧客担当者へ関連付けたメールが、関連する顧客企業や案件へも同じように表示されるとは限りません。担当者の画面を見るのか、別の関連を使うのかを決めておくと、引き継ぎやすくなります。
4. 受信メールは、正しい顧客へ関連付けて残す
Mail Managerは、設定したメールボックスをCRM内で扱うための同梱モジュールです。受信メールを表示することと、CRMのメールレコードとして保存・関連付けすることを分けて確認します。[4]
対象メールを開く
関連付け・保存する
メールを開いて確かめる
返信メールを開いたら、送信者のアドレスだけでなく、会社・氏名・過去のやり取りも確認して関連先を選びます。同じメールアドレスを複数のレコードに登録しているときは、特に対象を確かめましょう。
保存後は、顧客レコード側から件名・送受信者・本文・必要な添付を確認します。関連付けのつもりで別のレコードを新規作成していないかも見直すと、重複を増やしにくくなります。
受信を自動処理したい場合
Mail Converterには、受信条件に応じて問い合わせ等を作成したり、顧客へメールを関連付けたりするアクションがあります。使う受信箱・条件・処理内容・実行環境を別途設定し、テストメールで結果を確認します。手動の保存ルールを先にそろえておくと、自動化する対象も決めやすくなります。[6]
5. テンプレートと添付は、内容をそろえるために使う
よく送る案内文は、メールテンプレートを使うと作成の負担を減らせます。テンプレート機能が有効な環境では、選択した定型文や項目の差し込みを利用できます。[2][5]
| 使うもの | 役立つ場面 | 確認すること |
|---|---|---|
| メールテンプレート | 日程案内、受付連絡、資料送付等の定型文 | 今回の用件・日付・連絡先と合っているか。 |
| 項目の差し込み | 氏名や顧客情報等を本文へ反映 | 宛先レコードの種類と差し込み項目が対応しているか。空欄や未置換がないか。 |
| 添付ファイル・CRM文書 | 案内資料や手順書を送付 | 対象・版・容量・ファイル名が正しいか。受信側でも開けるか。 |
| 署名・送信元 | 担当や返信先を伝える | 実際に表示される名前・連絡先・返信先を確認する。 |
特に、リード向けの差し込みと顧客担当者向けの差し込みを混ぜると、値が置き換わらないことがあります。テンプレートを選んだ後も、表示内容とテスト送信で確認しましょう。[5]
テンプレートを選んでも、宛先の確認は残る
定型文が正しくても、顧客や添付資料が違えば意図した連絡になりません。「誰へ・どの用件で・何を添付するか」を送信前に確かめます。
6. メール履歴と、次にすることをつなぐ
メールは「何を伝えたか・どんな返答があったか」の記録です。「いつまでに、誰が何をするか」は、予定やタスクにも残すと、日々の確認につながります。
担当の佐藤さんから、候補日と準備内容を連絡。
山田さんからの返答を、必要な顧客履歴として保存。
メールが見えない・届かないときの確認
| 状況 | 確認すること |
|---|---|
| CRMから送れない | 送信サーバー、認証・接続方法、送信元、宛先、エラー表示、添付容量等。 |
| 送信したが相手に届かない | 実際の宛先と送信結果、受信側の迷惑メール等。必要に応じてメール管理者と配信状況を確認。 |
| Mail Managerで受信箱が見えない | 受信アカウント・接続設定・対象フォルダ・認証方法。送信設定とは別に確認。 |
| 受信箱にはあるが、顧客履歴にない | CRMへ保存・関連付けしたか、選んだ顧客レコードが正しいか。 |
| 別の担当者から見えない | 利用者の閲覧権限、関連先、メール機能と顧客データの表示範囲。 |
| 返信待ちのまま止まる | 再確認する担当と期限が決まっているか。タスクや予定を残しているか。 |
チームで使う場合は、どのメールをCRMへ残すか、どのレコードへ関連付けるか、誰が確認するかをそろえます。共有先の利用者アカウントで、実際に履歴を開けるかも確認しましょう。
7. メール機能で、よくある疑問
メールアドレスを登録すれば、すぐ送信できますか？
顧客のアドレス登録とは別に、CRMの送信環境が必要です。Outgoing Server等の設定と、利用者が使える操作を確認し、テスト用の宛先で実際の送信・受信を確かめます。[1]
送信設定をすると、受信メールも取り込まれますか？
送信と受信は別の設定です。受信箱を扱う場合はMail Manager等の接続を確認し、CRMの履歴として残すには保存・関連付けの方法も決めます。
Outlook等で送ったメールも、自動でCRMに残りますか？
この基本設定だけで、普段のメールソフトの送受信がすべてCRMへ保存されるとは限りません。使う連携手段、対象フォルダ、保存・関連付けの仕組みを確認します。
宛先を直接入力すれば、顧客履歴にも残りますか？
アドレスの指定と顧客レコードの関連付けは、分けて確認します。CRMの宛先レコードを選ぶ方法を使い、保存後に意図した顧客の関連メールから開けるかを確かめましょう。[2][3]
顧客担当者に保存したメールは、会社や案件にも表示されますか？
顧客担当者・顧客企業・案件の関連があるだけで、メール履歴もすべて同じように表示されるとは限りません。メール自体の関連先と、利用している画面の表示範囲を確認します。
どのメールサービスでも、同じ方法で接続できますか？
認証方式や接続条件は、メールサービスと導入環境によって異なります。利用するアカウントで対応する方法を確認してください。特定サービスの古い接続手順をそのまま当てはめないようにします。
メールを残すだけで、対応漏れを防げますか？
メール履歴は経緯の確認に役立ちますが、次に行う作業の担当と期限も必要です。返信や確認が必要なものは、予定・タスク等と組み合わせて管理します。
8. 個人のメールから、チームで使える顧客履歴へ
メールをCRMに残し始めると、「どこへ関連付けるか」「誰が確認するか」「返信待ちをどう追うか」が重要になります。すべてを保存することより、次の担当者が経緯と対応をたどれるようにすることを考えましょう。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用・改善を考えるためのサービスです。顧客・案件・問い合わせとメールの使い方を整理し、標準機能で進める部分と、追加アプリ・個別開発・連携等を検討する部分を分けるところから相談できます。[7]
標準機能で、まず整える
送信、受信箱の確認、顧客への保存・関連付け、テンプレート・添付、次のタスクの残し方をそろえます。
自社の対応の流れに、合わせる
共用窓口の運用、返信待ちの確認、受信の自動処理、既存メール環境との連携、部門間の引き継ぎ等を検討します。
「担当が休みでも経緯を確認したい」「送った後の確認を忘れたくない」。普段の困りごとをもとに、やり取りと次の仕事をつなぐ仕組みを整えていきましょう。
NEXT STEP
一通のメールを、
次の対応がわかる顧客情報へ。
「どのやり取りを残す？」「どこへ関連付ける？」「次は誰が対応する？」。自社のメール活用を整理するところから、相談できます。