VTIGER CRM OSS ／ STANDARD FUNCTION GUIDE
自分の時間を整えて、
チームの予定につなげる。
「今日の訪問は何時から？」「同僚と打ち合わせできる時間は？」「予定を共有したつもりなのに、相手には見えていない」。予定を登録するだけでは、日々の確認やチームの日程調整までつながらないことがあります。
Vtiger CRM OSSでは、自分のカレンダー・共有カレンダー・一覧表示を使い分けて、予定を確認できます。共有では、カレンダーの共有先、見る側の表示対象、個々の予定の公開範囲を分けて考えることが大切です。
この記事では、カレンダーの見方から共有設定、Public・Privateの意味、見え方の確認までを図解します。
この記事でわかること
自分とチームの予定の見方／日・週・月の使い分け／カレンダーの共有先／予定の公開範囲とBusy表示／設定手順／見えないときの確認順
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準機能。画面名・選べる表示・共有範囲は、日本語化・設定・権限により異なります。図は説明用の模式図で、実際の操作画面ではありません。No.8「予定・活動・タスク」に続き、今回はカレンダーの表示とCRM内の共有を中心に説明します。
1. 自分の予定と、チームの予定を使い分ける
自分の今日の動きを確認する場面と、同僚の日程を確認する場面では、見たい情報が違います。標準では、My Calendar、Shared Calendar、List Viewという入口が用意されています。[1]
My Calendar
今日・今週の動き自分の予定や、表示対象に選んだ情報を確認します。
Shared Calendar
同僚との日程調整共有可能なユーザー等を表示し、予定を見比べます。
List View
担当・状態・日付一覧で対象を絞り、予定やタスクの内容を確認します。
たとえば、外出前に自分の今日の予定を見て、同行者との時間調整には共有カレンダーを開きます。完了していない作業や特定顧客への対応を確認したい場合は、一覧も併用しましょう。
日時のある予定と、期限までのタスクを分ける
訪問や会議のように時間を確保する仕事は予定、資料作成のように期限までに行う仕事はタスクとして整理すると、日程調整と作業の確認をつなげやすくなります。
2. 日・週・月の表示と、時刻の前提をそろえる
カレンダーは、目的に合わせて表示期間を変えると読みやすくなります。日表示では当日の時間、週表示では前後の予定、月表示では先の予定の入り方を確認します。標準にはこれらの表示切り替えがあります。[2]
| 設定・見方 | 使う場面 | 確認すること |
|---|---|---|
| 日・週・月表示 | 当日の動き、週単位の日程調整、先の予定の確認 | 初期表示と、現在見ている期間を確認します。 |
| 週の開始曜日・開始時刻 | 普段の業務時間に合わせて表示 | 見たい時間帯や週の区切りに合っているかを確認します。 |
| 時刻の表示形式 | 12時間・24時間表示等をそろえる | 午前・午後を取り違えないようにします。 |
| 予定の既定値 | 通話・会議等の作成を進めやすくする | 既定の種類・状態・所要時間。保存時の実際の日時も確認します。 |
| 完了した予定の表示 | これからの予定に集中する、過去の対応を確認する | 完了済みを非表示にしていないかを確認します。 |
| タイムゾーン | 利用者間で日時の意味をそろえる | 個人設定等のタイムゾーンと、表示される開始・終了時刻を確認します。 |
カレンダー設定の画面・表示処理・時刻変換の実装を参照しています。タイムゾーン等は個人設定側で確認する項目もあります。表示される設定項目は環境により異なります。[2][3]
特に、別の地域にいるメンバーと使う場合は、同じ予定がそれぞれ何時に見えるかを確認します。日付だけでなく、開始・終了の時刻と表示形式も合わせて見直しましょう。
3. 共有は「共有先・表示対象・公開範囲」を分ける
同僚の予定を見るには、持ち主が共有する設定と、見る側が表示する設定の両方を確認します。さらに、個々の予定にはPublic・Privateの公開範囲があります。
誰に共有するか
表示を選ぶ
利用者の権限で見え方を確認
カレンダー自体の共有先を設定する
標準のカレンダー設定には、Private、Public、Selected Usersの選択があります。ここでのPublicは、CRM内のユーザーとの共有に関する設定です。Webへ一般公開する設定として扱うものではありません。[3]
| 設定 | 基本の意味 | 確認すること |
|---|---|---|
| Private | 一般ユーザーへのカレンダー共有を制限する | 管理者等の権限による扱いは別に確認します。 |
| Public | CRM内の他のユーザーが、自分のカレンダーを表示対象にできる共有方式 | 個々の予定の公開範囲と、相手からの見え方を確認します。 |
| Selected Users | 選択したユーザーへカレンダーを共有する | 共有先の選択と、見る側の追加・表示設定を確認します。 |
見る側は、表示する相手と色を選ぶ
共有カレンダーでは、表示できるユーザー等を追加し、表示のオン・オフや色を使って見分けられます。表示する人数が多いときは、日程調整に必要な相手に絞ると確認しやすくなります。[4]
共有の向きも確認する
佐藤さんが鈴木さんへ共有したからといって、鈴木さんのカレンダーも佐藤さんへ自動で共有されるとは限りません。互いの予定を見たい場合は、双方の設定を確認します。
4. 予定のPublic・Privateは、見える内容に関わる
カレンダーを共有していても、個々の予定で公開範囲を設定できます。予定のVisibilityにあるPublic・Privateと、カレンダー全体の共有方式を、別の設定として確認しましょう。
件名を確認できる表示
共有と権限の条件に従い、予定の件名等を確認します。
Busyとして表示する場合
件名の代わりに、時間が埋まっていることを示す表示になります。
参照したOSSの共有カレンダー処理では、他のユーザーのPrivate予定を一般ユーザーが見る場合、条件に応じて件名をBusyへ置き換えます。一方、本人、管理者、全件閲覧に相当する権限、所有グループとの関係等では、同じ表示制限にならない場合があります。[2]
Privateを、すべての利用者からの完全な非表示と考えない
予定の公開範囲と、管理者・ロール・権限等の扱いを合わせて確認します。実際に共有する相手のアカウントで、件名・詳細・時刻がどう見えるかを確かめましょう。
担当者・招待先・共有先は、役割が違う
社内の担当者は、その予定を管理する人です。招待は、予定への参加を案内するための設定です。カレンダー共有は、予定を確認する相手の設定です。誰が管理し、誰が参加し、誰が見るかを分けて考えると、設定を選びやすくなります。
また、予定が見えることと、日時や内容を変更できることは別です。編集・削除を含む操作は、実際の権限と画面の操作範囲で確認してください。
5. 例：同僚と予定を確認できるようにする
佐藤さんと鈴木さんが、打ち合わせの候補時間を探す例です。最初は一件のテスト予定で、共有する側と見る側の設定を確かめましょう。
- 共有する目的と相手を決める
営業同行の調整、チーム会議の候補確認など、必要な範囲を整理します。時間だけを確認できればよいか、件名・詳細も必要かを決めます。
- 佐藤さん側で、カレンダー共有を設定する
Calendar Settingsの共有欄で、目的に合う方式を選びます。Selected Usersを使う例なら、共有先に鈴木さんを指定して保存します。
- 予定の日時と公開範囲を確認する
テスト予定を作り、担当者、開始・終了日時、Visibility等を確認します。PublicとPrivateの見え方を比べられるようにすると、運用の確認がしやすくなります。
- 鈴木さん側で、共有カレンダーへ追加・表示する
Shared Calendarで、表示可能な佐藤さんを追加し、表示を有効にします。期間と色を確認し、テスト予定がどのように出るかを見ます。
- 詳細と操作範囲を確かめ、運用をそろえる
件名・Busy表示・詳細の閲覧、日時変更等の操作範囲を確認します。互いに共有する場合は、逆向きの設定も試します。
空いて見える時間も、最後は相手に確認する
未登録の予定、非表示の対象、移動時間等は、カレンダー上の空白だけでは判断できません。共有カレンダーを候補探しに使い、確定した日時を予定へ反映しましょう。
6. 予定が見えないときは、順番に確認する
予定が表示されないときは、共有設定だけが原因とは限りません。表示期間、対象ユーザー、完了済みの扱い、担当や公開範囲を分けて確認します。
| 確認すること | 見直すポイント |
|---|---|
| 期間と時刻 | 表示している日・週・月と、予定の開始・終了日時が合っているか。タイムゾーンも確認。 |
| 表示する対象 | 自分・同僚・グループ・予定の種類等、必要な対象が表示されているか。 |
| 共有する側の設定 | 共有方式と共有先ユーザーが正しいか。片方向だけの共有になっていないか。 |
| 見る側の設定 | 相手を共有カレンダーに追加し、表示を有効にしているか。 |
| 担当と公開範囲 | 予定の担当者、Public・Private、参加関係等を確認する。Busyは未登録とは別の表示。 |
| 状態と非表示設定 | 完了した予定を非表示にしていないか。予定が削除・変更されていないか。 |
| 利用者の権限 | 一般ユーザーと管理者の見え方を分け、実際に使うアカウントで確認する。 |
登録後も、日時と状態を更新する
日程が変わったら開始・終了日時を更新し、実施後は状態と結果を残します。繰り返し予定を変更するときは、一件だけか、以後の予定か、すべてかなど、画面で指定する変更範囲も確認しましょう。
カレンダーの共有を整えても、登録や更新が止まると、チームの予定は実態から離れます。予定の登録担当、変更時の連絡方法、実施後の更新タイミングまで合わせて決めると、使い続けやすくなります。
7. カレンダーと共有設定で、よくある疑問
Publicにすると、インターネット上へ一般公開されますか？
ここで説明するPublicは、CRM内のユーザーとの共有・予定の公開範囲に関する設定です。外部公開用のWebカレンダーとして案内するものではありません。外部連携や公開機能を使っている環境では、その設定も別に確認します。
Privateの予定は、管理者にも見えませんか？
すべての利用者から件名・内容を隠す設定とは考えないことが大切です。参照した実装では、管理者や全件閲覧権限、所有グループ等との関係で、Busy表示にならない場合があります。相手の実際の権限で確認してください。[2]
共有したのに、相手に予定が見えません。
共有先の指定に加え、相手側での追加・表示、表示期間、予定の担当者、完了済みの非表示設定等を確認します。共有する側と見る側を分けて、テスト予定で照合すると確認しやすくなります。
同僚の予定が見えれば、変更もできますか？
表示できることと、編集・削除できることは別です。予定の所有者や権限等の条件に従うため、利用者のアカウントで操作範囲を確認します。代理で変更する業務がある場合は、必要な運用と権限を整理します。
共有カレンダーで、チームのタスクもすべて見られますか？
共有カレンダーはユーザーの予定（Events）を中心に表示する仕組みです。タスクの期限や未完了作業は、表示対象を確認し、一覧やフィルター等も併用して管理します。予定とタスクを同じ表示範囲だと考えずに確認しましょう。[1][2]
Googleカレンダー等への同期も、共有設定だけで完了しますか？
CRM内のカレンダー共有と、外部サービスとの同期は別の設定です。利用する連携手段、対象アカウント、同期する予定の範囲と方向、実際の動作を確認します。
チームで使い始めるとき、最初に何を決めますか？
誰が予定を登録するか、誰へ共有するか、件名・詳細をどこまで見せるか、日程変更時に誰が更新するかを決めましょう。少人数でPublic・Privateの見え方を試してから、利用範囲を広げるのがおすすめです。
8. 予定を見せるところから、チームで動ける仕組みへ
カレンダー共有を始めると、「担当者ごとに登録方法が違う」「訪問後の対応が残っていない」「誰が変更するか決まっていない」といった課題も見えてきます。日程を見られることと、仕事がつながることを一緒に整えましょう。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用・改善を考えるためのサービスです。予定・タスク・顧客対応の流れを整理し、標準機能で進める部分と、追加アプリ・個別開発等を検討する部分を分けるところから相談できます。[5]
標準機能で、まず整える
表示期間、共有先、表示対象、予定の公開範囲、担当と状態の更新方法をそろえます。
自社の仕事に、合わせる
チームの日程調整、訪問後の引き継ぎ、代理更新、確認用の一覧、外部カレンダーとの連携等、必要な対応を検討します。
「朝、誰の予定を確認したいか」「日程変更をどう伝えるか」。普段の場面をもとに、チームで使える予定管理を一つずつ整えていきましょう。
NEXT STEP
自分の予定を、
チームで動ける情報へ。
「誰へ共有する？」「どこまで見せる？」「変更や次の対応をどう残す？」。自社の予定管理を整理するところから、相談できます。