VTIGER CRM OSS ／ STANDARD FUNCTION GUIDE
同じ顧客の情報を、
使いやすい一つの記録へ。
「同じ会社が二つある」「連絡先が別々のレコードに入っている」「どちらが最新かわからない」。登録や取り込みを続けるうちに、顧客情報が分かれてしまうことがあります。
Vtiger CRM OSSには、指定した項目を使って重複候補を確認し、残すレコードと項目値を選んで統合する標準機能があります。顧客企業や顧客担当者など、利用できるモジュールで情報を整理できます。
この記事では、候補の探し方、同じ顧客かどうかの判断、残す情報の選び方、統合後の確認と再発防止を図解します。
この記事でわかること
重複候補と同一顧客の違い／照合項目の選び方／統合前の準備／代表レコードと項目値の選択／関連情報の確認／重複を増やさない登録ルール
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準機能。画面名・選択できる項目・利用できる操作は、モジュール・日本語化・権限・設定により異なります。図は説明用の模式図で、実際の操作画面ではありません。
1. 「似ている」と「同じ顧客」を、分けて考える
重複確認は、指定した項目の値を使って候補を見つける操作です。候補に出たレコードが、必ず同じ顧客というわけではありません。統合する前に、会社・人・管理する単位を確認します。
項目を指定して確認
管理する単位を照合
関連情報も確認する
会社名が同じでも
別法人や、本社・支店を分けて管理している場合があります。会社名だけで一つにまとめないようにします。
氏名が同じでも
同姓同名の別人や、代表電話・共用メールを使う複数の窓口があります。所属と連絡先も確認します。
反対に、正式名称と略称、旧住所と新住所の違いで、同じ顧客が候補に出ないこともあります。標準の項目比較で探す部分と、人が確認する部分を組み合わせましょう。
2. 照合項目は、候補を見つける手がかりにする
標準の「重複の検索（Find Duplicates）」では、比較する項目を選びます。参照した実装では、選択項目の値の組み合わせを使って候補をまとめます。項目を増やすほど、同じ候補として見つかるための条件も増えます。[1][3]
| 対象・項目 | 見つける手がかり | 確認すること |
|---|---|---|
| 顧客企業の会社名 | 同じ名称で複数登録されていないか | 正式名称と略称、別法人、本社・支店等の管理単位。 |
| 電話番号 | 同じ番号が複数のレコードにないか | 代表電話の共用、ハイフンや全角・半角、番号変更。 |
| メールアドレス | 同じ連絡先で複数登録されていないか | 共用メール、窓口変更、個人と部署のアドレスの違い。 |
| 顧客担当者の氏名・所属 | 同じ人の情報が分かれていないか | 同姓同名、異動・転職、関連する会社。 |
| 住所・社内の顧客コード等 | 同一かどうかを判断する補助情報 | 住所変更や拠点の区別、コードの付け方・入力状況。利用できる項目も確認。 |
複数項目を選んだときの考え方
会社名と電話番号を選ぶと、会社名が同じでも電話番号が異なるレコードは、同じ組み合わせとして見つかりません。最初は目的に合う項目を絞り、候補が広すぎる・少なすぎる場合に見直すと、違いを確かめやすくなります。
「空の値を無視する」設定も確認しましょう。参照した標準処理では、この設定を有効にすると、照合に選んだ項目が空のレコードを対象から除きます。未入力が多い項目を選ぶと、確認したいレコードが出ないことがあります。[1][3]
表記の違いまで、自動で同一と判定するとは限らない
「株式会社」と「（株）」、空白、電話番号の書き方などを、すべて同じ意味へ置き換える名寄せとは分けて考えます。検索や一覧も使い、表記違いの候補を補って確認しましょう。
3. 統合前に、残す基準と戻す手段を決める
統合は、表示上の重複を隠す操作ではありません。標準処理では、代表レコードを保存し、対応する関連情報を引き継いだうえで、統合元を削除する処理が行われます。対象の値と関連の確認が必要です。[2][4]
同一かを判断
誰が、何を根拠に確認するか担当者、所属、住所、過去の対応などを見て、同じ顧客としてよいかを判断します。
統合前の状態を控える
対象IDと必要な情報各レコードの識別情報、項目値、関連する案件や担当者等を記録します。
復元方法を確認
関連も含むバックアップ運用担当者と復元可能なバックアップを確認し、少数のテストデータで動きを確かめます。
CSV等の出力は、項目値を見比べる控えに使えます。ただし、関連情報や添付を含めて元に戻すためのバックアップとは別です。整理対象が多いほど、先に復元方法と作業の区切りを決めておきましょう。
「新しい方を残す」だけで決めない
更新日時が新しくても、入力内容が正しいとは限りません。継続して使っているレコード、社内の管理番号、正しい連絡先、外部連携の参照先などを確認し、残す基準をそろえます。
4. 標準機能で、候補の確認から統合まで進める
ここでは、顧客企業を整理する場合の基本手順を示します。顧客担当者等でも、利用できる操作と項目を確認しながら進めます。
- 対象モジュールから、重複の検索を開く
顧客企業等の一覧のメニューから「Find Duplicates」を開きます。表示される操作はモジュールと権限によって異なります。
- 照合項目と、空欄の扱いを指定する
会社名や電話等、比較したい項目を選びます。候補に出ない場合も、すぐに重複なしと判断せず、表記や未入力、選択項目を見直します。
- 候補グループを開き、同一かどうか確認する
各レコードの詳細や関連情報を比較します。別会社、別拠点、別人として管理する情報は、統合対象に含めません。
- 同じグループから対象を選び、代表を決める
標準の重複確認画面では、同じグループから二～三件を選んで統合へ進む実装です。残す代表レコードと、引き継ぐ情報を確認します。
- 項目ごとに残す値を選び、最終確認する
会社名、電話、住所、担当者等を見比べます。必要なメモは事前に控え、選択していない値に必要情報がないかも確かめてから統合します。
- 統合後のレコードと関連情報を確認する
選んだ値、残ったレコード、案件・顧客担当者等の関連を確認します。必要に応じて候補検索をやり直し、想定した整理結果になったかを確かめます。
二～三件の選択は、参照した標準の重複確認画面の制約です。編集・削除等の権限も必要になります。統合元が残っている場合も、結果を確認してください。[1][2]
5. 代表レコードと、残す項目値を分けて確認する
代表レコードを選ぶことと、そのレコードの値をすべて採用することは別です。標準の統合画面では、代表と、各項目で採用する値を選びます。[2]
会社名による候補確認の後、住所や対応経緯から同一顧客と確認済み、という架空の例です。
| 項目 | レコードA | レコードB | 残す値 |
|---|---|---|---|
| 代表 | 継続利用している記録 | 後から追加した記録 | Aを残す |
| 会社名 | 株式会社青葉製作所 | 株式会社青葉製作所 | Aの会社名 |
| 電話番号 | 03-XXXX-1000（旧） | 03-XXXX-2000（確認済み） | Bの電話番号 |
| 住所 | 確認済みの住所あり | 未入力 | Aの住所 |
| 社内担当者 | 佐藤さん | 鈴木さん | 社内確認のうえAの担当 |
電話はBの確認済み番号、住所と担当者はAの値
自由記述の説明やメモも、自動ですべて連結されるとは考えないことが大切です。AとBの両方に必要な内容がある場合は、統合前に控え、残す内容を整理して反映します。画面で選べる項目と、関連履歴の扱いも確認しましょう。
項目値
連絡先・住所・社内担当・分類等が、選んだ内容になっているか。
関連情報
顧客担当者・案件・問い合わせ・文書等、利用している関連を確認する。
参照と見え方
外部連携や保存した参照先、利用者の一覧・詳細から正しくたどれるか。
統合を、単純な削除と同じように扱わない
項目値の変更と関連の引き継ぎが行われるため、統合元を復元するだけで元通りになるとは限りません。元に戻す必要があるときは、作業記録とバックアップをもとに、運用担当者と復元範囲を確認します。
6. 整理した後は、重複を増やさない流れを作る
一度統合しても、登録の仕方が変わらなければ重複は再び増えます。誰が入力しても、既存の情報へたどり着けるルールを整えましょう。
| 場面 | 運用の工夫 |
|---|---|
| 新規登録する前 | 会社名・電話・メール等で既存レコードを検索し、表記違いや別モジュールの登録も確認する。 |
| 会社・拠点を登録 | 正式名称、本社・支店の分け方、社内で使う顧客コードの扱いを決める。 |
| 担当者の変更・異動 | 新規作成か既存情報の更新かを判断し、会社との関連と過去の対応を確認する。 |
| CSV等の取り込み | 照合に使う項目と、既存データの更新・重複時の扱いを決め、少数で取り込み結果を確認する。 |
| 定期的な見直し | 候補を確認する人と頻度を決め、同一と判断した根拠と統合結果を残す。 |
「顧客企業と顧客担当者を同じものとして登録している」「見つからないとすぐ新規登録する」といった使い方も、情報が分かれる原因になります。検索・一覧・フィルターの使い方と、登録先の役割を合わせて確認しましょう。
候補の確認と、新規登録を防ぐ仕組みは別
重複の検索を実行することと、あらゆる登録経路で重複を自動的に防ぐことは別です。入力画面・インポート・連携等で必要な確認を整理し、利用できる設定や追加対応を検討します。
7. 重複確認と統合で、よくある疑問
候補に表示されたら、そのまま統合してよいですか？
指定項目の値が一致した候補として確認し、同じ顧客かどうかは別に判断します。会社名・氏名だけでなく、住所・所属・連絡先・対応経緯や、社内の管理単位も確認します。
名称の略称や電話番号の表記違いも見つかりますか？
標準の確認は選択項目の値を使う仕組みです。略称・空白・電話番号の書き方等をすべて自動で正規化するとは限りません。検索や一覧も使い、表記を整理しながら候補を確認します。[3]
顧客企業と顧客担当者を、一つに統合できますか？
ここで説明する統合は、同じモジュール内の重複候補を整理する操作です。会社と人は役割が異なるため、顧客企業と顧客担当者として関連付けて管理します。リードの顧客化も、別の操作です。
三件より多く重複している場合はどうしますか？
参照した標準画面では、一度の統合対象は同一グループの二～三件です。残す代表を決め、少数ずつ結果を確認して進めます。大量の候補は、判断基準と作業手順を先に整理します。[1]
関連する案件や問い合わせも引き継がれますか？
標準には関連情報を引き継ぐ処理があります。ただし、モジュールや関連の種類、追加機能によって扱いを確認する必要があります。実際に利用している関連を少数のテストで確かめ、統合後も内容を確認します。[4]
間違えた統合を、すぐに取り消せますか？
統合元の復元だけで、変更した項目値や移動した関連まで元に戻るとは考えないようにします。事前のバックアップと対象・項目・関連の控えを残し、復元方法を確認してから実施します。
重複確認や統合の操作が表示されません。
対象モジュールで利用できる操作と、閲覧・編集・削除等の権限を確認します。管理者だけでなく、実際の作業担当者のアカウントで表示と操作範囲を確かめてください。
8. データを減らすところから、顧客情報を使える状態へ
重複整理の目的は、レコード数を減らすことだけではありません。どの連絡先を使うか、どこに過去の対応があるかを迷わず確認し、営業やサポートの仕事をつなげることです。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用・改善を考えるためのサービスです。顧客を管理する単位、検索・登録のルール、取り込みや連携の流れを整理し、標準機能で進める部分と、追加アプリ・個別開発等を検討する部分を分けるところから相談できます。[5]
標準機能で、まず整える
候補を探す項目、同一と判断する基準、代表と項目値の選択、統合後の関連確認をそろえます。
自社の登録・連携に、合わせる
表記ルール、社内コード、拠点管理、大量データの整理、登録経路ごとの確認など、必要な対応方法を検討します。
「同じ会社が何度も増える」「担当者ごとに別の顧客リストを持っている」。普段の困りごとから、整理する順番と、増やさない仕組みを一緒に考えていきましょう。
NEXT STEP
分かれた顧客情報を、
チームで使える一つの記録へ。
「何を同じ顧客とする？」「どの情報を残す？」「登録時にどう確認する？」。自社の顧客情報を整理するところから、相談できます。