VTIGER CRM OSS ／ STANDARD FUNCTION GUIDE
探す時間を減らして、
次の対応へ、すぐ進む。
「あの会社の情報はどこ？」「今月の案件だけを見たい」「毎朝、同じ条件を入れ直している」。情報が増えるほど、登録することと同じくらい、必要なものをすぐに見つけることが大切になります。
Vtiger CRM OSSでは、検索・一覧・保存済みフィルター（カスタムビュー）を使い分けて、顧客や案件、問い合わせを探せます。一件を探すときと、毎日見る対象をまとめるときで、使う入口を変えるのがコツです。
この記事では、検索の使い分けから一覧の整え方、条件の保存、見つからないときの確認順までを、図解と具体例で整理します。
この記事でわかること
全体検索と一覧内検索の使い分け／表示項目と並び替え／保存済みフィルターの作り方／AND・OR条件の考え方／見つからないときの確認方法
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準機能。画面名・検索対象・選べる項目や条件は、日本語化・モジュール・設定・権限により異なります。図は仕組みを説明する模式図で、実際の操作画面ではありません。
1. 一件を探すか、対象をまとめるかで入口を選ぶ
名前がわかっている顧客を開くときと、今月の案件を確認するときでは、探したいものが違います。最初に目的を分けると、何度も検索条件を入れ直す手間が減ります。
全体検索
名前を手がかりに探す会社名・氏名・件名などから、複数モジュールの候補を確認します。
一覧内の検索
モジュールと項目を絞る案件や顧客などの一覧で、項目に応じた条件を指定します。
保存済みフィルター
条件と表示項目を残す担当・状態・期間などを決め、よく見る対象を呼び出します。
たとえば、電話を受けながら青葉製作所の情報を開くなら、会社名を手がかりに検索します。毎朝、佐藤さんが担当する進行中の案件を確認するなら、条件を保存した一覧が役立ちます。
探す場所も、先に確認する
会社の情報は顧客企業、人の窓口は顧客担当者、商談は案件、個別の対応は問い合わせ。どの種類の情報を見たいかがわかると、候補を絞りやすくなります。
2. 名前から探し、項目で候補を絞る
全体検索は、情報への入口にする
画面上部の検索では、会社名やレコードの名称等を手がかりに候補を探します。候補のモジュールも確認し、顧客企業を探しているのか、同じ名前を含む案件を探しているのかを見分けましょう。
検索対象は、画面や設定に応じた項目です。会社名で見つからないときに、説明欄・任意のカスタム項目・添付ファイルの本文まで同じように検索されるとは限りません。目的のモジュールを開き、対象項目を指定する探し方も使います。[1]
一覧では、探す項目を具体的にする
顧客企業の一覧なら会社名、案件なら件名・担当者・ステージなど、列ごとの検索欄や検索条件を使って絞り込みます。選んでいる保存済みフィルターに、さらに検索条件が加わる場合があります。[2]
| 条件の考え方 | 何を探すか | 例 |
|---|---|---|
| 一致する | 指定した値と一致するもの | 担当者や状態を、選択肢から指定する。 |
| 含む | 文字列の中に指定した語があるもの | 会社名に「青葉」を含むものを探す。 |
| 先頭が一致する | 指定した文字から始まるもの | 「青葉」で始まる名称を探す。 |
| 期間・大小で絞る | 指定した日付や数値の範囲に入るもの | 予定完了日が今月、金額が指定値以上など。 |
条件の種類は、検索画面と項目の型によって変わります。すべての検索欄で上表の条件を選べるという意味ではありません。標準フィルターには比較条件を設定する仕組みがあります。[2][3][4]
文字を短くするだけでなく、照合方法も確認する
「青葉」が名称の途中にある場合、先頭一致では見つからないことがあります。株式会社の位置、空白、全角・半角、ハイフン等の表記も確認し、適切な項目・条件で探しましょう。
3. 一覧は「次の判断に必要な列」にそろえる
目的のレコードを見つけても、そのたびに詳細を開いて担当や日付を調べていると、確認に時間がかかります。一覧の表示項目を整えると、候補を見比べやすくなります。
| 案件名 | 顧客企業 | 担当者 | ステージ | 予定完了日 |
|---|---|---|---|---|
| 端末入れ替え | 青葉製作所 | 佐藤さん | 提案・見積 | 今月20日 |
| 追加導入 | 北川商事 | 佐藤さん | 交渉・検討 | 今月25日 |
表示する項目と、表示する順番を決める
標準のカスタムビューでは、一覧へ表示する項目と順番を設定できます。案件なら件名・顧客・担当・ステージ・予定日、問い合わせなら件名・顧客・担当・状態・優先度など、確認する仕事に合わせて選びましょう。[3]
項目を増やしすぎると、横スクロールが多くなります。まずは、対象を見分ける情報と、次の行動を決める情報を中心にそろえます。
並び替えと、ページの移動も使う
並び替え可能な列の見出しから、昇順・降順を切り替えられます。日付が近いものから見る、会社名順に探すなど、目的に合わせて利用します。表示中のページだけで判断せず、ページ移動や絞り込みも使いましょう。[2]
一覧の並びは、データの絞り込みとは別
並び替えは表示順を変える操作です。対象そのものを減らしたいときは、検索条件やフィルターを使います。
4. 何度も使う条件は、フィルターとして保存する
担当者や状態を毎回入れ直しているなら、保存済みフィルターが役立ちます。条件に加えて、見る項目もそろえたカスタムビューとして使えます。[3][4]
- 対象モジュールの一覧を開く
案件、顧客企業、問い合わせなど、見たい情報の一覧を開きます。今回は案件の一覧で作成する例です。
- 新しいフィルターを作り、名前を付ける
「佐藤担当・今月の進行案件」のように、誰の、いつの、どんな対象かがわかる名前にします。画面によって「リスト」「カスタムビュー」等と表示される場合があります。
- 表示項目と条件を設定する
一覧に必要な列を選び、担当者・日付・ステージなどを設定します。複数の条件は、すべて満たす必要があるか、どれか一つでよいかを確認します。
- 共有先・既定表示を確認して保存する
自分で使うか、チームと共有するかを確認します。既定の一覧にする設定が表示される場合も、利用範囲と影響を確認して指定します。
- 対象に入る・入らないレコードを照合する
担当や期間の異なる案件が混ざっていないか、想定した案件が入るかを確かめます。追加の一覧検索が残っている場合は、解除した状態でも確認します。
フィルターに保存するのは、対象を探す条件と表示の設定です。別の場所へデータをコピーする操作ではありません。元のレコードが更新され、条件に合わなくなれば、その一覧の対象から外れます。
期間の意味をそろえる
「今月」のような相対的な期間と、日付を直接指定した固定期間を使い分けます。作成日か予定完了日かも確認します。
共有後の条件も確認する
担当者を佐藤さんに固定した条件が、共有先ごとの担当者に自動で置き換わるとは限りません。誰の対象を表示する一覧かを明確にします。
作成・編集・共有・既定表示で利用できる操作は、権限や環境に従います。フィルターの共有範囲と、データ自体の閲覧範囲は、それぞれ確認してください。[2][3]
5. ANDは「すべて」、ORは「どれか」
条件を増やしたのに対象が広がる、あるいは一件も出なくなる。そんなときは、条件同士の結び方を見直します。標準のフィルターには、すべてを満たす条件と、いずれかを満たす条件を設定する仕組みがあります。[3]
担当と期間を決める
担当者＝佐藤さん
予定完了日＝今月
対象ステージを選ぶ
ステージ＝提案・見積
ステージ＝交渉・検討
指定した二つのステージのどちらかに該当する案件
一つの案件のステージは通常一つの値です。「提案・見積であり、かつ交渉・検討でもある」と結ぶと、意図した対象は出ません。複数の候補のどれかでよい場合は、ORの条件を使います。
保存する前に、文章で読み直す
「佐藤さんの、今月が予定完了月で、提案か交渉の案件」。このように読み直し、条件を満たす例と満たさない例を一件ずつ確かめると、設定の意図を共有しやすくなります。
6. 見つからないときは、条件を広げて確かめる
検索結果が出ないからといって、データが登録されていないとは限りません。表示中のフィルター、追加の検索、表記、権限の順に確認すると、原因を切り分けやすくなります。
| 確認すること | 見直し方 |
|---|---|
| 見ているモジュール | 顧客企業、顧客担当者、案件、リードなど、登録先が想定と合っているか。 |
| 選択中のフィルター | 担当・状態・期間などで対象外になっていないか。「すべて」等の広い一覧に戻して確認する。 |
| 追加の一覧検索 | 列の検索値などが残っていないか。保存済み条件と、その場の検索を分けて確認する。 |
| 文字と照合条件 | 名称、株式会社の位置、空白、全角・半角などを確認。対象項目と「含む」「先頭一致」等も見直す。 |
| 期間と未入力 | どの日付項目を使ったか、値が空欄になっていないか。AND・ORの組み合わせも確認する。 |
| 権限とデータの状態 | 利用者の閲覧範囲、削除・変換等の状態を確認する。必要に応じて管理者と照合する。 |
検索条件は、画面の状態として引き継がれることがあります。「昨日見えたのに、今日は見えない」ときも、まず現在の条件を確認しましょう。[2]
見つからないまま、すぐに新規登録しない
表記違いや別の登録先に同じ情報があると、重複の原因になります。条件を広げ、既存の会社・担当者・案件がないかを確かめてから登録します。
7. 検索・一覧・フィルターで、よくある疑問
全体検索なら、どの項目でも探せますか？
全体検索の対象は、レコードの名称等、仕組みや設定に応じた範囲です。任意の項目や添付ファイル本文まで検索できるとは限りません。対象のモジュールを開き、一覧やフィルターで適切な項目を指定する方法も使います。[1]
一覧に出ていない項目でも、条件に使えますか？
表示する列と、条件に使う項目は別に設定できます。利用できる項目は、モジュールや項目の種類・権限等によって異なるため、フィルターの条件欄で確認します。[3]
フィルターを保存すると、検索結果も固定されますか？
基本的には条件を保存します。表示を更新・再取得したときに、その条件に合うレコードが対象になります。確認時点の結果を残したい場合は、レポートや出力等も含めて保存方法を決めます。
フィルターを共有すれば、全員が同じデータを見られますか？
フィルターの共有は、一覧の条件を使えるようにする設定です。元のデータや項目の閲覧権限も確認が必要です。実際に利用するアカウントで、フィルターの表示と対象レコードを確かめます。
表示する列を減らすと、データが消えますか？
表示項目の設定は、一覧で見せる列を選ぶものです。元の項目値を削除する操作ではありません。判断に必要な列を中心にし、詳しい内容はレコードを開いて確認できます。
一覧だけで、担当者別の合計まで確認できますか？
一覧は対象を探し、個別の内容を確認する用途に向いています。担当者別の件数・金額などを集計して比較したい場合は、レポートのグループ化・数値計算・グラフ等を検討します。
最初に、どんなフィルターを作るとよいですか？
毎日確認する対象を一つ選びましょう。たとえば「佐藤担当・今月の進行案件」「サポート窓口・回答待ち」などです。担当・状態・期間の意味と、表示する項目をそろえるところから始めるのがおすすめです。
8. 検索しやすさは、情報と仕事の整理から
検索やフィルターを使い始めると、「会社名の書き方がそろっていない」「担当者が未入力」「状態の意味が人によって違う」といった課題も見えてきます。探しやすくするには、画面だけでなく、登録と更新のルールも整えることが大切です。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用・改善を考えるためのサービスです。誰が、どの場面で、何を探しているかを整理し、標準の一覧・フィルターで進める部分と、追加アプリ・個別開発等を検討する部分を分けるところから相談できます。[5]
標準機能で、まず整える
検索の入口、表示項目、担当・状態・日付の条件、保存済みフィルター、共有の使い方をそろえます。
自社の探し方に、合わせる
複数業務をまたぐ確認、独自の一覧や表示、入力ルール、関連情報の見せ方など、必要な対応方法を検討します。
「電話を受けたとき、何をすぐ開きたいか」「朝の確認で、どの情報が必要か」。普段の場面から考えると、使いやすい一覧と、改善する順番が見えてきます。
NEXT STEP
探す時間を、
次の仕事に使える時間へ。
「どこで探す？」「何を一覧に出す？」「どの条件を残す？」。自社に必要な情報の見つけ方を整理するところから、相談できます。