VTIGER CRM OSS STANDARD GUIDE
提案した内容を、
受けた注文、請求する内容へ。
見積は営業のExcel、受注は管理表、請求は別のシステム。同じ品目や金額を何度も入力していると、転記の手間や、担当者間の認識違いが生まれやすくなります。
Vtiger CRM OSSには、見積（Quotes）・受注（Sales Orders）・請求（Invoices）を管理する標準機能があります。それぞれの役割を分け、元の情報を使って次の伝票を作成することで、販売の流れを整理できます。
この記事でわかること
見積・受注・請求の違い、伝票を引き継ぐ操作、各段階で確認する内容、作成・送付・完了確認を分けた運用を図解します。
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準機能。この記事ではCRM内の情報管理と作成操作を扱います。画面名・翻訳・項目の表示は、導入環境・設定・権限により異なります。図と金額は説明用の架空の例です。
1. 見積・受注・請求の役割
3つの伝票には、同じ顧客・商品・金額が登場することがあります。それでも、何のために記録するかは異なります。
見積
提案する内容何を、いくつ、いくらで
提供するかを整理する。
受注
受けた注文の内容確定した品目・数量・条件を
社内で共有する。
請求
請求する内容今回の請求明細・金額・日付を
確認して管理する。
| 伝票 | 主に整理すること | 確認の例 |
|---|---|---|
| 見積 | 提案する品目・数量・価格・条件 | 見積段階、有効期限、対象顧客、提案内容。 |
| 受注 | 受けた注文の品目・数量・条件 | 元の見積、顧客との合意内容、担当、受注の状態。 |
| 請求 | 今回請求する品目・数量・金額 | 元の受注、請求日、支払期限、請求の状態。 |
また、案件は商談の進捗を追う情報です。案件の営業段階と、見積の段階、受注・請求のステータスを一つの状態として扱わず、それぞれ何を表すかを揃えましょう。
2. 標準機能でどうつながるか
標準機能には、見積から受注や請求を作成する操作と、受注から請求を作成する操作があります。元の伝票の情報を利用して、次のレコードの作成画面へ進めます。
受注を経由するかは、社内で注文内容を管理・共有する必要に合わせて決めます。
元の伝票は、別の記録として残る
見積をもとに受注を作ると、見積そのものが受注に置き換わるのではなく、別のレコードとして管理します。元の提案と、受けた注文の内容を分けて確認できます。
引き継いだ内容は、次の画面で確認する
作成時には、共通する項目や明細などを利用します。ただし、項目・権限・追加設定によって引き継ぎ方は異なります。顧客、住所、品目、数量、価格、条件を確認し、その伝票に必要な日付や項目を補って保存しましょう。
引き継いで作ることと、作成後の同期は別です。
受注を作った後に元の見積を直しても、受注や請求へ変更がすべて自動反映されるとは考えず、どの伝票を修正するか確認します。
3. 見積から受注を作成する
顧客との確認が進み、注文内容を管理する段階になったら、採用する見積をもとに受注を作成します。複数の見積がある場合は、どの内容で進めるかを先に確認しましょう。
- 元にする見積を開く
顧客、件名、見積番号、品目、数量、金額、条件を確認します。改定前の見積や、採用されなかった案を元にしないようにします。
- 受注を作成する操作を選ぶ
見積の詳細画面から、受注を生成・作成する操作を選びます。画面の翻訳や構成によって、メニュー内の表記は異なります。
- 今回の注文内容を確認する
元の見積から変わった数量や条件がないか確認します。引き継がれた顧客・明細・住所などと、担当・日付・ステータスも見直します。
- 保存し、元の見積との関係を確認する
受注の「見積名（Quote Name）」等で、意図した見積を参照しているか確認します。受注番号や顧客も合わせて確認します。
- 受注後の担当へ情報を渡す
納入や設置などが必要なら、誰が何をいつまでに行うかを決めます。受注の保存と、実際の作業の手配を分けて確認します。
作成操作の表示には、作成先モジュールの権限等が関係します。操作が見つからない場合は、受注モジュールの有効状態と利用者の権限を管理者に確認します。
4. 受注から請求を作成する
請求する内容が決まったら、対象の受注から請求を作成します。受注の明細をそのまま利用できる場合も、今回請求する対象と条件を確認することが大切です。
- 請求対象の受注を確認する
顧客、受注番号、明細、金額、納入・作業の状況を確認します。同じ受注から請求を作成済みでないかも、関連する請求等で確認します。
- 請求を作成する操作を選ぶ
受注の詳細画面から、請求の作成画面へ進みます。元の受注の情報を使って、請求内容を整えます。
- 請求日・支払期限・明細を確認する
引き継がれた内容に加えて、請求日、支払期限、請求の状態などを確認します。必要な日付や条件を、今回の請求に合わせて設定します。
- 金額と、元の受注との関係を確認して保存する
品目、数量、単価、割引・税等、請求先の情報を見直します。請求の「受注（Sales Order）」等で、正しい受注を参照しているかも確認します。
- 帳票と送付内容を確認する
利用するPDF出力等で、相手に渡す内容を確認します。CRMへの保存、帳票の作成、顧客への送付を、それぞれ確認しましょう。
分納・分割請求がある場合は、残りの数量と金額の管理も決めます。
伝票を複数作れることと、未納分・未請求分が自動で照合されることは別です。どの範囲を請求したか、残りをどう追うかを整理します。
5. 機器と設置作業を販売する例
顧客へ、業務用端末2台と、初期設定・設置作業1回分を提案する場面を考えてみましょう。商品とサービスは、同じ伝票の中で別々の明細として整理できます。
| 品目 | 数量の意味 | 単価 | 明細金額 |
|---|---|---|---|
| 業務用端末 A100 | 2台 | 100,000円 | 200,000円 |
| 初期設定・設置作業 | 1回分 | 30,000円 | 30,000円 |
| 合計 | — | — | 230,000円 |
架空の金額による、割引・税・送料等の適用前の単純な数量×単価の例です。実際の請求総額や税務処理を示すものではありません。
見積では、提案を整理
端末と設置作業の内容、数量、価格、有効期限などを確認します。顧客の要望で変更した場合は、どの提案を採用するか明確にします。
受注では、注文内容を共有
最終的な数量と条件を確認します。納入先、設置時期、担当など、実施に必要な情報も整理して引き継ぎます。
請求では、今回の対象を確認
今回請求する端末・作業と、日付・期限・金額を確認します。元の受注を参照できるようにし、送付後は支払いの確認方法も揃えます。
たとえば注文時に端末が2台から3台へ変わったなら、どの段階の伝票を更新するかを確認します。同じ顧客の伝票でも、提案時点・注文時点・請求時点の内容が必ず同じとは限りません。
6. 作成・送付・完了確認を分ける
「請求を作ったから、もう送っているはず」「受注が登録されたから、設置も手配されているはず」。そんな認識違いを減らすには、情報の登録と、実際の対応を分けて確認します。
レコードを作る
CRM内の情報を整える顧客・明細・金額・日付を確認。
担当と状態を記録する。
必要な相手へ渡す
送付・社内共有を行う帳票を確認して送付。
受注後の担当へ引き継ぐ。
実際の結果を確認する
納入・作業・支払いを確認確認した事実に合わせて、
状態や次の対応を更新する。
| 論点 | 決めておきたいこと |
|---|---|
| 作成の起点 | どの見積から受注を作るか。どの受注から請求するか。 |
| 重複の確認 | 作成済みの伝票をどこで確認し、二重作成をどう防ぐか。 |
| 状態の意味 | 見積・受注・請求それぞれの状態を、誰が何を確認して更新するか。 |
| 変更時の扱い | 数量・価格・条件が変わったとき、どの伝票を見直すか。 |
| 社内の引き継ぎ | 納入・作業・請求・支払い確認の担当と、次の期限を決める。 |
請求の状態と、実際の入金確認を合わせる
請求にはSentやPaid等のステータスがありますが、状態の値だけで、実際の送付や支払い確認の経緯までわかるとは限りません。誰が何を確認して更新するかを決め、銀行や会計システム等との照合方法も整理します。
在庫・帳票・追加項目も確認する
標準には、請求の保存等に関係する商品の在庫更新処理もあります。実際の出荷のタイミングと、どの操作で在庫数量が動くかを確認しましょう。カスタム項目や独自の明細情報は、表示名が同じでも引き継がれるとは限らないため、作成先と帳票で確認します。
7. よくある質問
Q. 必ず「見積→受注→請求」の順で作る必要がありますか？
標準には、見積から直接請求を作成する操作もあります。注文内容を社内で管理・共有する必要に合わせて、受注を経由する運用を決めます。作成後に元の伝票をどう追えるかも確認します。
Q. 見積から受注を作ると、元の見積はなくなりますか？
元の見積とは別の受注レコードを作成します。見積と受注をそれぞれ確認でき、受注側の見積参照も確認できます。
Q. 元の見積を直せば、受注や請求も更新されますか？
作成後の伝票へ変更がすべて自動同期されることは前提にしません。合意した内容と各伝票を確認し、必要な箇所を見直します。
Q. 見積を受け入れ済みにすれば、受注や請求が自動で作られますか？
本記事では、元の伝票から作成操作を選び、内容を確認して保存する流れを説明しています。ステータス変更だけで次の伝票が自動作成されるとは考えず、自動化や定期請求が必要な場合は、別の設定・実行条件を確認します。
Q. 請求を保存すれば、顧客への送付や入金確認も完了しますか？
保存、帳票の作成、送付、支払いの確認は別の確認点です。送信機能や照合・連携の設定と、担当者の運用を整理します。
Q. 商品だけでなく、作業やサービスも明細に含められますか？
はい。商品とサービスを組み合わせられます。時間や回数など、数量の意味と価格を揃え、提供範囲や今回の条件を確認します。
Q. 分納や分割請求、会計連携にも対応できますか？
必要な数量・金額・状態の追い方によって、管理方法が変わります。複数伝票の作成と、残数・残額の自動照合を区別し、標準で整理できる範囲と追加対応の要件を確認します。
8. 販売の流れを、自社の仕事につなぐ
見積・受注・請求をつなぐ目的は、転記を減らすことに加えて、「何を提案し、何を受け、何を請求したか」を共有しやすくすることです。伝票の関係と、担当者の確認・引き継ぎを合わせて整えると、受注後の仕事も追いやすくなります。
営業と実施担当をつなぐ
受注した品目・作業範囲・納入先・期限など、次の担当に必要な情報を揃えます。
請求までの確認を揃える
請求の起点、重複確認、金額や日付、送付後の確認方法を整理します。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準の見積・受注・請求で整理できる範囲を確認し、受注後の作業引き継ぎ、承認、分割請求の管理、外部システムとの連携などは、必要な要件に合わせて対応方法を検討できます。
「受注した後の担当が見えない」「どの注文を請求したか確認に時間がかかる」。そんな課題から、自社の販売の流れを一緒に整理してみませんか。
NEXT STEP
見積から、受注、請求へ。
情報と仕事の流れを、ひとつに。
「どこで受注を確定する？」「誰へ引き継ぐ？」「何を確認して請求する？」。自社の販売管理を整理するところから、相談できます。