1. インポートとエクスポートの違い

インポートは、外部のデータをCRMへ取り込む操作です。エクスポートは、CRMの情報を外へ書き出す操作です。どちら向きにデータを動かすかと、何のために使うかを分けて考えましょう。

取り込む前に、「新しいレコードを追加するのか」「既存のレコードを更新するのか」を決めます。同じCSVでも、照合条件や重複時の処理によって結果は変わります。

また、CSVは文字と値を行・列で持つ形式です。Excelの書式、色、複数シート、数式の仕組みをそのままCRMへ移すものではありません。

2. CSVを準備する

顧客企業のような一覧データでは、1行を1件、1列を一つの項目として整理します。見出し行を付け、取り込む対象だけを一つの表にまとめましょう。

カンマや改行を含む文章は、CSVとして適切に引用符で囲まれている必要があります。セルの結合や見た目の段落を使う表よりも、CSVとして書き出した後の列数と値を確認することが大切です。

関連先にも注意しましょう。たとえば顧客担当者を取り込むなら、顧客企業を先に揃え、会社名の表記も合わせます。標準には、参照先を見つけられない場合に権限等の条件に応じて新規作成する処理があるため、表記揺れが別レコードの作成につながることがあります。

参照した標準の文字コード選択肢はUTF-8とISO-8859-1です。Shift_JISのファイルを、そのままUTF-8として指定しないようにします。文字化けや列ずれがある場合は、本番取り込みの前にファイルと指定を揃えます。

3. 必要な範囲をエクスポートする

エクスポートでは、どのモジュールの、どの範囲を出すかを確認します。画面で選択した情報と、出力ファイルの内容を照らし合わせましょう。

1. 対象の一覧と条件を確認する

   顧客企業や顧客担当者など、対象の一覧を開きます。必要に応じてフィルター・検索で確認し、出力したいレコードを選びます。

2. エクスポートの操作を開く

   一覧の操作メニュー等から選びます。表示されない場合は、対象モジュールの対応と利用者のエクスポート権限を確認します。

3. 出力範囲を選ぶ

   「選択したレコード」「現在のページ」「全データ」等、表示される選択肢を確認します。全データの扱いと、フィルター・検索条件の反映も結果で確認します。

4. CSVを保存し、件数と内容を見る

   日本語、電話番号、日付、参照先、必要な項目が意図した形で出ているかを確認します。表計算ソフトでは文字コードと列の型を指定して読み込むと、自動変換を避けやすくなります。

標準の共通エクスポートはUTF-8のCSVを出力する実装です。ダブルクリックで開いて文字化けした場合も、すぐにデータの破損と判断せず、読み込み時の文字コードを確認しましょう。

4. 項目を対応付けてインポートする

取り込みでは、CSVの各列を、CRMのどの項目へ入れるかを指定します。この対応付けを「マッピング」と呼びます。

1. 少量の確認用CSVを用意する

   新規・既存、空欄、日付、関連先など、本番で使う代表的なパターンを含めます。更新がある場合は作業前の情報と、必要な復旧方法を用意します。

2. 対象モジュールのインポートを開く

   CSVファイルを選び、文字コード、区切り文字、見出し行の有無等を指定します。表示された手順と対応形式を確認します。

3. 重複の照合項目と処理を決める

   既存レコードと何で照合するか、重複した場合にスキップ・更新等のどの処理を使うかを選びます。選べる操作は権限やモジュールで異なります。

4. CSVの列とCRM項目を対応付ける

   各列のサンプル値を読み、必須項目と既定値を確認します。保存済みマッピングを使う場合も、今回の列構成と一致しているかを見直します。

5. 取り込みを実行し、結果を確認する

   成功だけでなく、新規作成・更新・スキップ・失敗等の内訳を確認します。対象レコードを開き、関連先や空欄の扱いまで確かめます。

6. 確認できた条件で、本番分を扱う

   文字コード、列構成、照合項目、重複処理を揃えて進めます。失敗行だけを修正する場合も、再取り込みによる二重登録を確認します。

手順のまとまりや表示順は環境・モジュールにより異なります。ExcelブックをCSVへ変換する場合は、取り込むシートと値を確認してから保存します。拡張子だけを.csvへ変更する方法では変換できません。

5. 重複処理と空欄の扱いを決める

重複処理では、「同じレコードと判断する条件」と「一致した後の処理」を分けて決めます。会社名が同じだけで別拠点を一つにしないか、メールアドレスを共有する担当者がいないかなど、実データで確認しましょう。

たとえばCSVの電話欄が空で、Webサイトには新しいURLが入っている場合、マージは空欄の電話を残しながら、Webサイトを更新する方向の処理です。既存に値がある項目をすべて保護する、という意味ではありません。

重複確認を使わない取り込みは、同じCSVの再実行でも新規作成につながることがあります。「一度失敗した気がする」という理由で全件をやり直す前に、完了・失敗・作成済みの範囲を確認しましょう。

6. 取り込み後の結果を確認する

取り込みは、完了表示だけで終わらせず、件数とレコードの中身を合わせて確認します。

明細を持つデータは、別の形式として確認する

見積・受注・請求・発注などは、1件の伝票に複数の商品・サービス明細を持ちます。出力CSVが明細ごとの複数行になる場合もあり、顧客一覧と同じ「1行＝1レコード」の考え方だけでは扱えません。

OSS 8.4系の標準ソースにも帳票系のインポート処理がありますが、一般の顧客データと同じ重複処理を選べるとは限りません。画面の対応状況に加え、伝票と明細のまとめ方、商品・数量・金額・税や値引き等の取り込み形式を確認し、少量の伝票で結果を確かめます。

取り消しと、元に戻す準備を分ける

標準の取り消し処理には、新規作成したレコードを対象に削除する仕組みがあります。既存値の上書き、重複の統合、関連情報の移動まで、作業前へ一括で復元する機能としては扱いません。

CSVのエクスポートは、添付ファイル・設定・すべての関連を含む完全なバックアップではありません。更新や移行の作業では、確認用CSVと、必要な範囲を復旧する方法を分けて準備します。

7. よくある質問

8. CSVの整理を、日々の運用へ

CSVを使う第一歩は、列を揃えることに加えて、「何を1件とするか」「何で同じデータと判断するか」「どこまで更新するか」を決めることです。関連先や取り込み結果まで確認できると、その後の顧客対応に使えるデータへ整えやすくなります。

vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準の取り込み・書き出しで対応できる範囲を確認し、既存の顧客台帳の整理、関連データの移行、継続的な一括更新、複数明細を持つ伝票の扱いなどは、必要な要件に合わせて対応方法を検討できます。

「CSVはあるが、どの項目へ入れればよいかわからない」「毎回、重複や関連先を直している」。そんな課題から、自社のデータと運用のつなぎ方を一緒に整理してみませんか。