VTIGER CRM OSS STANDARD GUIDE
「何を売ったか」から、
「どの機器が使われているか」へ。
「このお客様へ納めた機器の製造番号は？」「同じ型番が何台かあるけれど、今回の問い合わせはどの1台？」「販売日と利用開始日はいつ？」。販売後の情報が担当者の記憶や納品書に分かれていると、確認に時間がかかってしまいます。
Vtiger CRM OSSの納入商品（Assets）は、販売・納入した個々の商品について、顧客、商品、製造番号、販売日、利用開始日、状態などを管理する標準機能です。この記事では、販売後の機器を1台ずつ追う使い方を中心に解説します。
この記事でわかること
商品マスターとの違い、主な登録項目、個体ごとの登録方法、問い合わせ・文書との関連、入れ替えや保守で決めておきたい運用を図解します。
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準Assetsモジュール。翻訳により「納入商品」「資産」等と表示される場合があります。画面名・項目・操作は設定や権限により異なります。図・商品名・製造番号は架空の例です。
1. 商品マスターと納入商品の違い
商品マスターは、販売する商品の共通情報を管理する場所です。一方、納入商品は、その商品のうち、誰へ納めたどの個体かを管理する場所です。
各納入商品で、同じ商品マスターを参照する例
青葉製作所／1台目
製造番号：AX-001顧客・販売日・利用開始日・
状態を、この個体で管理。
青葉製作所／2台目
製造番号：AX-002同じ顧客・同じ商品でも、
別の機器として管理。
みどり商事／1台目
製造番号：MX-001別の顧客へ納めた個体も、
対応する顧客と合わせて管理。
| 管理する情報 | 主な役割 | 確認することの例 |
|---|---|---|
| 商品マスター | 販売する商品の共通情報 | どんな商品か、価格や分類は何か。 |
| 見積・受注・請求 | 取引の内容や数量・金額 | 誰へ、何を、何台、いくらで販売したか。 |
| 納入商品 | 納入した個体の情報 | どの製造番号の機器を、どの顧客が使っているか。 |
たとえば、請求書に「NW-100、数量3」とあっても、それだけでは3台それぞれの製造番号や利用状態を見分けられません。個体ごとに追いたい機器を納入商品として登録しておくと、問い合わせの対象を特定しやすくなります。
2. 個体を見分ける情報を揃える
登録の中心になるのは、顧客・商品・製造番号です。そこへ販売日、利用開始日、状態を合わせ、どの個体を扱っているかが伝わるようにします。
| 項目 | 役割と確認の例 |
|---|---|
| 納入商品名 Asset Name | 一覧で見分ける名前。例：青葉製作所／NW-100／受付用。 |
| 商品名 Product Name | 対応する商品マスターを選ぶ。同じ型番・名称の取り違えを確認する。 |
| 製造番号・シリアル番号 Serial Number | メーカー等が個体に付けた番号。現物や出荷記録と照合する。 |
| 顧客名・顧客担当者 | 納入先の顧客企業と、必要に応じて窓口を指定する。 |
| 販売日 Date Sold | 販売した日を記録する。社内で何を基準日とするか揃える。 |
| 利用開始日 Date in Service | 機器の利用を開始した日。販売日と同じとは限らない。 |
| 状態 Status | 標準のIn Service、Out-of-serviceなどで状態を管理する。 |
| 請求書 Invoice Name | 関連する請求レコードを参照し、取引とのつながりを残す。 |
| タグ番号 | 管理ラベル等の番号を残す。メーカーの製造番号との役割を分ける。 |
| 配送方法・配送追跡番号 | 発送時の情報を記録する。運送会社の配送状況が自動取得されるとは考えない。 |
| 担当者・メモ | 社内の管理担当、用途や構成の補足などを残す。 |
| 納入商品番号 Asset No | CRM内のレコードを識別する番号。製造番号とは区別する。 |
- 顧客企業
- 青葉製作所
- 商品マスター
- NW-100
- 製造番号
- AX-001
- 納入商品番号
- ASSET001
- 販売日
- 2026年10月15日
- 利用開始日
- 2026年10月20日
メモ：受付業務で使用。設定情報は関連文書を参照。
製造番号、納入商品番号、タグ番号は似ていますが、役割が異なります。「現物に付いている番号」と「CRMで探す番号」を分け、問い合わせの受付で何を聞くかも揃えておくと便利です。
設置場所・保証期限・次回点検日などを専用項目で管理したい場合は、導入環境の項目を確認し、必要に応じてカスタム項目等を検討します。これらがすべて標準項目として揃っているという説明ではありません。
3. 納入商品を登録する
商品と顧客の情報を準備したうえで、現物や出荷記録を確認しながら登録します。同じ型番の機器でも、個体を追う単位で分けることが大切です。
- 納入商品の一覧から新規作成を開く
「Assets」などの一覧で作成操作を選びます。顧客・商品・請求の関連一覧から追加できる画面では、そこから開始することもできます。
- 納入商品名・商品・顧客を指定する
用途を見分けられる名前を付け、対応する商品マスターと顧客企業を選びます。必要な窓口と社内の担当者も指定します。
- 製造番号と管理番号を確認する
現物のラベルや出荷記録を照合します。ゼロと英字のO、ハイフン、先頭のゼロなど、表記のルールを揃えます。
- 販売日・利用開始日・状態を入力する
販売と利用開始が別の日なら、それぞれを記録します。関連する請求書や配送情報、必要なメモも入力します。
- 保存し、関連先から確認する
顧客・商品・製造番号が正しいか、顧客側などの関連一覧から対象の機器を確認できるかを見直します。必要な文書も関連付けます。
同じ顧客へ3台納めた場合、機器ごとの製造番号や対応履歴を追いたいなら、3件に分けて登録する運用にします。1件のメモへ3台分の番号を並べると、後から個別の状態や対応を区別しにくくなります。
画面で必須と表示される項目を確認してください。参照した標準実装には販売日の未来日を制限する検証があります。納入予定の管理に使う場合は、予定と実績の記録方法を別に整理します。
4. 問い合わせや資料と関連付ける
販売後の問い合わせでは、顧客名と型番に加えて、どの製造番号の個体かを確認します。標準の納入商品には、問い合わせと文書を追加・選択する関連一覧があります。
関連する情報を、対象の個体に合わせて残す
- 顧客と対象の機器を確認する
顧客名、商品、製造番号等を照合し、似た名前の別の機器を開いていないか確認します。
- 問い合わせを追加・選択する
納入商品の関連一覧などから、今回の相談を登録するか、登録済みの問い合わせを関連付けます。問い合わせ側の顧客情報も確認します。
- 必要な資料と過去の対応を確認する
設定情報や作業報告を読み、既知の事情を押さえて対応します。作業後は、結果を問い合わせへ記録し、変更した資料も見直します。
個々の機器の情報は納入商品、相談と対応の経緯は問い合わせ、まとまった設定資料は文書という役割を揃えると、担当が変わっても確認しやすくなります。
保守契約の適用が関係する場合は、顧客・対象機器・問い合わせと合わせて、該当するサービス契約を確認します。納入商品を登録しただけで、保証期間や適用契約が自動で判定されるとは考えないようにします。
5. 顧客対応で探して使う
納入商品を探すときは、顧客から機器の一覧を見る方法と、製造番号等から個体を探す方法を使い分けましょう。一覧・検索・フィルターで利用できる項目を、受付で聞く情報と合わせて確認します。
| 場面 | 確認する情報 |
|---|---|
| 顧客から問い合わせが来た | 顧客の関連する納入商品から候補を見て、型番・製造番号で対象を特定する。 |
| 現物の番号がわかる | 製造番号・タグ番号等を手掛かりに、顧客や商品と照合する。 |
| 同じ商品を使う顧客を確認したい | 商品側の関連一覧や、納入商品一覧で使える条件から確認する。 |
| 導入から時間がたった機器を見たい | 利用開始日や販売日、現在の状態を合わせて抽出・確認する。 |
| 取引の情報を確認したい | 参照している請求書と、納入商品の顧客・商品が合っているかを確認する。 |
検索で見つからない場合は、番号の表記揺れ、入力漏れ、利用者の参照権限も確認します。製造番号が別の商品・メーカーと重なることも想定し、番号だけで決めず、商品と顧客も照合する運用にしておきます。
CSVでまとめて登録する場合も、先頭のゼロや英数字の扱い、顧客・商品との対応を確認しましょう。標準にはインポート・エクスポートの操作がありますが、既存データとの重複や参照先の取り違えを避けるため、少量で結果を確認してから進めます。
6. 移設・交換・保守で決めておくこと
機器の情報は、登録した後も変わります。移設や交換、利用停止があったときに、現在の状態と過去の対応を両方追える残し方を決めておきましょう。
| 起きること | 決めておきたいこと |
|---|---|
| 設置場所・用途の変更 | メモや追加項目で、現在の場所・用途と、変更の経緯をどう記録するか。 |
| 別の個体への交換 | 旧機器の対応を残し、新しい機器を別レコードで管理するか。旧・新の関係をどこへ記載するか。 |
| 利用停止・廃止 | Out-of-service等の状態をどう使うか。利用をやめた事実と、過去の記録を削除することを分ける。 |
| 点検・更新の案内 | いつ、誰が確認するか。必要な予定・タスクを登録し、期限や通知が必要なら仕組みを検討する。 |
| 保証・保守の確認 | 期間や対応条件をどこで管理するか。保証期限の追加項目や、契約・文書との確認方法を揃える。 |
| 共有範囲 | 社内の閲覧・編集権限と、ポータル等を使う場合の外部公開条件を確認する。 |
交換前の製造番号を、新しい番号で上書きする前に確認します。
過去の問い合わせがどの個体への対応だったか、わからなくなることがあります。個体の交換と入力誤りの訂正を分け、旧機器の経緯を残す方法を決めましょう。
また、In Serviceなどの状態はCRMへ登録した情報です。機器から稼働状況を自動取得しているとは限りません。点検予定や状態の変更を、誰がどのタイミングで更新するかも合わせて決めておきます。
7. よくある質問
Q. 商品マスターにも製造番号を書けば、納入商品は不要ですか？
商品マスターは共通情報、納入商品は個体ごとの情報として分けます。同じ商品を複数台納める場合、製造番号・顧客・状態を個体別に追うことで、対応対象を見分けやすくなります。
Q. 同じ顧客へ同じ商品を3台販売した場合は、どう登録しますか？
製造番号ごとに状態や対応を追いたいなら、納入商品を3件に分ける運用にします。顧客と商品は同じものを参照し、それぞれの製造番号を登録します。
Q. 納入商品番号と製造番号は、同じものですか？
納入商品番号はCRM内のレコードを識別する番号、製造番号は機器の個体を識別する番号です。タグ番号を使う場合も、管理ラベル等として役割を分けます。
Q. 利用開始日を入れると、保証期限も自動で決まりますか？
利用開始日の登録と、保証期限の管理・自動計算は別です。保証条件と基準日を確認し、専用項目や計算・通知が必要な場合は、設定や追加対応を検討します。
Q. 請求書を指定すれば、数量分の機器が自動登録されますか？
請求書を参照して取引と結び付けることと、数量分の個体を自動生成することは別です。製造番号を含む個体の登録・取り込み方法を確認します。
Q. 納入商品を登録すると、在庫や稼働状態も自動更新されますか？
納入商品の登録は個体情報の管理です。在庫計算や実機からの状態取得と同一視せず、取引に伴う在庫処理や、連携・状態更新の方法を別に確認します。
Q. 問い合わせや資料を、納入商品から確認できますか？
標準には問い合わせと文書を追加・選択する関連一覧があります。正しい個体へ関連付いているか、必要な利用者が参照できるかを確認します。登録だけで全資料や全対応が自動で揃うとは考えないようにします。
8. 機器情報を、販売後の仕事へ
納入商品管理の第一歩は、顧客・商品・製造番号を揃え、どの個体の話かを確認できるようにすることです。そこへ利用開始日、状態、問い合わせ、資料を合わせると、販売後の顧客対応を引き継ぎやすくなります。
機器と顧客対応をつなぐ
顧客が使っている機器と、その個体への相談・作業・資料を合わせて確認します。
次の確認につなげる
点検、入れ替え、保証・契約の確認など、必要な仕事と担当・時期を整理します。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準の納入商品・顧客・問い合わせ・文書管理で整理できる範囲を確認し、設置場所や構成の管理、保証期限や点検時期の確認、機器交換時の引き継ぎなどは、必要な要件に合わせて対応方法を検討できます。
「顧客の機器情報がExcelに分かれている」「問い合わせのたびに製造番号や過去の対応を探している」。そんな課題から、販売後の情報と仕事のつなぎ方を一緒に整理してみませんか。
NEXT STEP
納めた機器の情報を、
次の顧客対応に使える情報へ。
「1台ずつどう登録する？」「設定資料や対応履歴をどう残す？」「点検や入れ替えの確認をどう進める？」。自社の販売後の業務を整理するところから、相談できます。