VTIGER CRM OSS ／ STANDARD FUNCTION GUIDE
いつもの確認と連絡を、
決めたルールで動かす。
「問い合わせの優先度が上がったら、担当チームへ知らせたい」「新しいリードを登録したら、初回連絡のタスクを作りたい」。同じ条件で繰り返している作業は、ルールにしておくと、担当者の記憶に頼る場面を減らせます。
Vtiger CRM OSSの標準ワークフローは、レコードの作成・更新や定期的な処理をきっかけに、条件を確認し、メール送信・項目更新・タスク作成などのアクションを実行する機能です。
この記事では、「いつ動くか」「どの条件か」「何をするか」の三つに分け、設定例と動作確認のポイントを図解します。
この記事でわかること
ワークフローの基本構造／実行タイミングと繰り返しの違い／条件とアクション／設定の進め方／スケジューラーとメール送信／動作確認のポイント
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準機能。画面名・項目名・利用できるアクションは、日本語化・設定・対象モジュールにより異なります。図は考え方を説明する模式図です。標準画面では実行条件とアクションを設定します。図の形をした編集画面を示すものではありません。
1. 「いつ・どの条件で・何をするか」を決める
ワークフローは、業務のルールをシステムに伝える仕組みです。最初から設定画面を開くより、普段の仕事を一文にしてから、三つの要素に分けると整理しやすくなります。
または定期的な処理
対象を絞り込む
タスク等の作成
条件を満たさないレコードには、そのワークフローのアクションを実行しません。
たとえば「未完了の問い合わせが緊急扱いになったら、社内窓口へ知らせる」という仕事なら、対象は問い合わせ、条件は優先度と状態、行うことは社内向けメールです。通知を一度にするか、条件に合う保存のたびにするかも、ここで決めます。
自動化しやすい仕事から始める
判断基準がそろっている連絡、決まった項目への入力、次の作業の登録などが出発点です。例外の多い仕事は、まず人が判断する部分と、ルールで決められる部分を整理しましょう。
2. 「作成時」と「保存のたび」は、動きが違う
条件が同じでも、実行タイミングを変えると結果が変わります。特に、作成時だけの処理と、更新も含めた処理、条件を初めて満たしたときの処理を区別しましょう。
| タイミング | 何を対象にするか | 使い方の例 |
|---|---|---|
| 最初の保存時だけ | 新しくレコードを作成したときに条件を判定 | 新規リードに初回連絡のタスクを作る。 |
| 条件を初めて満たしたとき | レコードごとに、そのワークフローの条件を初めて満たした保存時 | 未完了の問い合わせが緊急の条件に合ったら、一度通知する。 |
| 保存のたび | 作成・更新の保存時に条件を判定 | 条件に合う間、保存のたびに決まった処理を行う。 |
| 既存レコードの更新時 | 新規作成を除き、更新の保存時に条件を判定 | 登録後の更新をきっかけに、条件に応じた処理を行う。 |
| スケジュール実行 | 設定した周期・時期に、対象レコードを確認 | 定期的に条件を確認する。cron等の実行環境も必要。 |
画面では「レコード作成」「レコード更新」「作成を含む」「繰り返し」等の組み合わせとして表示される場合があります。上表は実行の意味を整理したものです。どの方式も、設定した条件と有効なアクションの確認が必要です。[1][2]
条件を「優先度＝緊急、かつ状態≠完了」とした例です。
| 保存した内容 | 初めて満たしたとき | 保存のたび |
|---|---|---|
| 通常の優先度で作成 | 対象外 | 対象外 |
| 緊急へ変更・未完了 | 実行対象になる | 実行対象になる |
| 緊急のまま説明を修正 | 再実行しない | 再び実行対象になる |
| 優先度を通常へ戻す | 対象外 | 対象外 |
| もう一度、緊急へ変更 | 再実行しない | 再び実行対象になる |
「緊急である」と「緊急へ変わった」は別の条件
現在値を判定するだけなら、緊急のまま説明を直した保存も条件に一致します。「毎回通知したいのか」「状態が変わるたびか」「一度だけか」を先に決め、利用できる変更判定の条件と合わせて確認します。
3. 条件で対象を絞り、アクションで仕事を決める
条件は、対象モジュールの項目を使って組み立てます。「優先度が緊急」「状態が完了ではない」など、どのレコードを対象にするかを具体的にしましょう。
すべてを満たす条件
「優先度が緊急」かつ「状態が完了ではない」。両方に合うレコードを対象にします。
いずれかを満たす条件
複数の分類のうち、どれかに当てはまるものを対象にしたい場合に使います。ほかの条件群との組み合わせも確認します。
条件のグループや結び方によって、対象になる範囲は変わります。実際の設定を文章に読み直し、意図した対象だけに一致するかを確かめましょう。
| アクション | できること | 決めること |
|---|---|---|
| メール送信 | 条件に合うレコードについて、指定した宛先へ連絡する | 送信元・宛先・件名・本文。項目の差し込み内容も確認。 |
| 項目更新 | レコードの項目へ、指定した値等を設定する | どの項目を、どの値にするか。既存の値を置き換えてよいか。 |
| タスク作成 | 次に行う作業をタスクとして作る | 件名、担当者、日付・期限、状態など。 |
| 予定作成 | 予定を作成し、日時を確保する | 内容、担当者、開始・終了日時など。 |
| レコード作成 | 対応するモジュールに新しいレコードを作る | 作成先と必要な項目。利用できる対象には制限があります。 |
アクションの実装は公開ソースで確認しています。対象モジュールや有効な機能によって、選択できる種類・設定項目は異なります。[3]
まずは一つの条件と、一つのアクションから試すのがおすすめです。動きが確認できてから、同じルールに必要な処理を加えると、結果を確かめやすくなります。
4. 例：緊急の問い合わせを、社内へ一度知らせる
ここでは、問い合わせが「緊急かつ未完了」の条件を初めて満たしたときに、社内の窓口へメールを送る例を考えます。お客様への回答とは別に、対応を始めるための連絡として使う想定です。
RULE EXAMPLE
緊急・未完了の問い合わせを社内へ通知
- 対象
- 問い合わせ（HelpDesk）
- いつ
- 保存時に、条件を初めて満たしたとき
- 条件
- 優先度＝緊急、かつ状態≠完了
- アクション
- 社内の確認用宛先へメール送信
項目名・選択肢の日本語表記は説明用です。実際の画面で選択してください。
- 管理設定からワークフローを開く
設定の「Workflows」で新しいルールを作り、対象モジュールを選びます。名前は「問い合わせ／緊急・未完了／初回通知」など、意図を読み取れる形にします。
- 実行のきっかけと繰り返し方を選ぶ
保存時に条件を確認し、レコードごとに初めて一致したときだけ動く方式を選びます。作成時から緊急の問い合わせも対象にしたいかを確認します。
- 条件を設定する
優先度と状態を「すべてを満たす」条件として設定します。完了済みや通常の優先度が対象にならないかも確認します。
- メール送信のアクションを追加する
最初は社内のテスト用宛先を設定します。問い合わせの件名等を差し込む場合は、画面で項目を選び、件名・本文の表示を確認します。アクションの有効状態も見直します。
- テスト用のレコードで確認し、運用へ移す
条件に合う・合わないレコードを用意し、初回一致と再保存の違いを確認します。メールの受信まで確かめてから、宛先や対象を実際の運用に合わせます。
「通知した後、誰が見るか」まで決める
メールが届いても、対応担当が決まらなければ仕事は進みません。通知を確認する人、着手後の状態更新、次のタスクの残し方も合わせて決めましょう。
5. メールや定期処理には、裏側で動く仕組みがある
ワークフローの条件に一致した瞬間に、すべてのアクションが完了するわけではありません。標準のメール送信は実行待ちのキューへ登録され、スケジューラーの処理で送信されます。一方、通常の保存をきっかけとした項目更新等には、その処理中に動くものがあります。[2][3][4]
送信設定に従って処理
保存しなくても日付で動かしたいとき
保存時にだけ条件を判定するルールは、日付が変わっただけでは再評価されません。「毎日、期限が近いものを確認する」ような用途では、スケジュール実行を検討します。標準機能にスケジュール方式がありますが、設定できる件数等には構成上の制約があるため、実環境で確認します。[1][4]
また、条件を満たすレコードが毎日残っていれば、定期処理のたびに同じ通知やタスクが作られる可能性があります。通知する頻度、対象から外す条件、処理済みを判別する方法まで考えておきましょう。
動かないときは、設定を順番に確認する
ワークフローとアクションの有効状態、条件の値、初回実行済みか、cron・スケジューラーの稼働、メールの送信元・宛先・送信設定を確認します。画面でルールを保存できたことだけで、動作完了とは判断しません。
6. 「動くこと」と「必要なときだけ動くこと」を確かめる
自動化は、期待した一件が動けば完成というわけではありません。対象外のデータや、同じデータをもう一度保存したときの動きまで確認すると、運用後の重複を減らせます。
| 確認する場面 | 見るポイント |
|---|---|
| 条件に合う／合わない | 対象のレコードだけに処理が行われるか。空欄・分類違い・完了済みも確認。 |
| 作成時／更新時 | 最初から条件に合う場合と、後から一致する場合が想定どおりか。 |
| 同じレコードの再保存 | メールやタスクが不要に繰り返されないか。初回だけの方式では再実行されないか。 |
| アクションの結果 | 更新した値、作成したタスクの担当と日付、メールの宛先と差し込み内容が正しいか。 |
| 定期処理と時刻 | スケジューラーが動くか。時刻・タイムゾーン・日付条件が意図と合っているか。 |
| 他のルールとの組み合わせ | 同じ対象へ既存の通知がないか。別の項目更新やレコード作成と連鎖・重複しないか。 |
既存の通知と、重ならないかを確認する
問い合わせ等には、導入時から通知用ワークフローが用意されている場合があります。同じ対象に新しいルールを追加すると、通知が重なることがあります。まず一覧で、対象モジュール・条件・アクションを確認しましょう。
変更したルールの目的を残す
名前、対象、条件、実行頻度、宛先、確認したデータを記録すると、担当者が替わっても見直しやすくなります。条件や宛先を変更・停止したときは、すでに実行待ちとなった処理が残っていないかも確認します。
自動化の単位を、小さく保つ
一つのルールに多くの目的を詰め込むより、「何のためのルールか」が説明できる形にします。承認・差し戻し・長い待機・複数部門の分岐が必要な場合は、業務全体の流れと、標準機能で扱う範囲を整理しましょう。
7. 標準ワークフローで、よくある疑問
プログラミングをしないと使えませんか？
メール送信、項目更新、タスク作成などは、標準の設定画面で条件とアクションを指定できます。選択できる項目や処理の範囲は、対象モジュールと環境によります。独自の処理や外部システムとの連携は、別途設定・開発が必要な場合があります。
登録済みのデータにも、自動で一度ずつ適用されますか？
保存時のルールを作っただけでは、既存データが一括して再評価されるわけではありません。更新・保存やスケジュール実行など、選んだ実行のきっかけに従います。既存データへ適用したい場合は、対象と実行方法を決め、少数のデータで確認します。
「初めて条件を満たしたとき」は、条件に戻るたびに動きますか？
同じレコード・同じワークフローでは、一度実行対象として記録されると、後で条件を外れてから戻っても再実行しません。状態が変わるたびに動かしたい場合は、更新時の判定や変更条件を含め、別の設計として確認します。[2]
メールが届かなかったので、保存し直せば再送されますか？
初回のみのルールは、送信に失敗したからといって、再保存で自動的にやり直すとは限りません。まず実行済みの扱い、キュー、スケジューラー、送信設定を確認します。テストでは、新しいテスト用レコードも使い、判定と送信を分けて確かめます。[2][4]
一つのルールに、複数のアクションを追加できますか？
追加できます。ただし、メールのようにキューで動くものもあるため、画面上の並びだけで業務全体の順番が制御されるとは考えないことが大切です。後続処理を待たせたり、人の回答で分岐したりする要件は、別途整理します。
タスクの期限を「翌営業日」にできますか？
日付を基準にした設定と、会社の休日・祝日を考慮する営業日計算は別です。「何日後」などの指定を、そのまま翌営業日と扱わず、必要な休日ルールと計算方法を確認します。
承認申請や、複雑な業務フローにも使えますか？
標準ワークフローで行う項目更新・通知・作業登録を整理したうえで、承認者の判断、差し戻し、権限制御、複数段階の待機などの要件を確認します。必要に応じて、追加アプリや個別開発等も含めて対応方法を検討します。
8. 自動化する前に、仕事のルールをそろえる
ワークフローを設定できるようになると、「何を条件にするか」「誰へ知らせるか」「例外をどう扱うか」が重要になります。人によって判断が異なる仕事を、そのまま自動化すると、確認が増えることもあります。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用・改善を考えるためのサービスです。普段の仕事を整理し、標準ワークフローで進める部分と、追加アプリ・個別開発等を検討する部分を分けるところから相談できます。[5]
標準機能で、まず整える
実行のきっかけ、項目による条件、メール、項目更新、タスク・予定の作成を整理します。
自社の流れに、合わせる
部門間の引き継ぎ、承認、営業日の計算、外部連携、複雑な分岐など、必要な要件と対応方法を検討します。
「緊急の問い合わせを見落としたくない」「見積提出後の連絡を忘れたくない」。こうした現場の言葉から、一つの条件と一つの動作を具体化していくと、改善の順番が見えてきます。
NEXT STEP
いつもの作業を、
チームで続く仕組みへ。
「いつ動かす？」「何を条件にする？」「どこまで自動化する？」。自社の仕事を整理するところから、相談できます。