Vtiger CRM OSS · STANDARD FEATURES 03
会社の中の「誰と話すか」を、
チームでわかる情報に。
同じ会社でも、製品を使う人、購入を検討する人、契約を担当する人は違うことがあります。名刺やメールアドレスは残っていても、「この話は誰に聞けばよいか」が担当者の記憶だけに頼っていませんか。
Vtiger CRM OSSの顧客担当者管理（Contacts）は、相手の人の情報を、所属する会社や商談・活動と関連付けて管理する標準機能です。会社と人の分け方から、複数の窓口、異動・退職時の整理まで、図解と具体例で紹介します。
対象：Vtiger CRM Open Source 8.4系の標準機能。本記事は法人営業・顧客対応を例にしています。日本語の名称・項目の配置は翻訳や設定で異なります。図と企業名・人物名は説明用の架空例です。
最初に押さえたいこと
顧客企業は「会社」、顧客担当者は「相手の人」、案件は「個別の商談」を管理します。会社に窓口が増えたら、人の情報を追加し、同じ顧客企業へ関連付けるのが基本です。
1. 顧客担当者は、相手側の人を管理する場所
顧客担当者には、氏名・部署・役職・メールアドレス・電話番号などを登録します。その人を顧客企業に関連付けると、「どの会社の、誰か」を確認できるようになります。[1]
ここで混同しやすいのが、画面に出てくる「担当者」という言葉です。相手側の人と、自社で対応を担当する人は、別の情報として扱います。
顧客担当者 / Contacts
相手側の窓口。青葉製作所の山田さん、購買部の佐藤さんなど、やり取りする人の情報を管理します。
担当者 / Assigned To
自社側の担当先。そのレコードを担当するユーザーやグループです。たとえば「営業担当の鈴木さん」を設定します。
営業担当者が交代しても、相手の人を作り直す必要はありません。
自社の鈴木さんから田中さんへ対応を引き継ぐ場合は、自社側の担当先と必要な関連情報を見直します。顧客側の山田さんと、自社の利用者を分けて考えましょう。
2. 1社に複数の窓口がいるときは、人ごとに分ける
青葉製作所に対して、装置の更新を提案しているとします。製造部の山田さんとは使い方や仕様を確認し、購買部の佐藤さんとは見積や契約を相談する。そんな場面では、連絡先も確認事項も異なります。
山田 太郎さん
製造部／課長相談する内容の例
装置の仕様・現場の使い方
個別のメール・電話番号を登録
佐藤 花子さん
購買部／主任相談する内容の例
見積条件・発注の進め方
個別のメール・電話番号を登録
会社の欄に、複数人の連絡先を書き込まない
会社の説明欄に「山田さんのメール、佐藤さんの電話…」とまとめて書くと、検索や更新がしにくくなります。顧客担当者として分けておけば、人ごとの連絡先や部署を確認できます。
新しい窓口が増えても、会社は共通にする
佐藤さんを紹介されたら、既存の青葉製作所に顧客担当者を追加します。人が増えるたびに会社を作り直さないよう、顧客企業名の表記と関連先を確認しましょう。
3. 顧客担当者には、何を登録する？
まずは「誰か」「どの会社の人か」「どう連絡するか」がわかる情報からそろえます。氏名だけで同一人物と判断せず、会社・部署・メールアドレスなども合わせて確認します。
| 情報のまとまり | 主な項目 | 確認すること |
|---|---|---|
| 人の識別 | 姓・名、敬称など | 同姓同名や表記違いを確認し、その人を識別する |
| 所属 | 顧客企業（Organization Name） | 登録済みの会社を選び、正しい会社に関連付ける |
| 部署・役職 | 部署（Department）、役職（Title） | どの部門で、どの立場の人かを確認する |
| 連絡先 | メールアドレス、勤務先電話、携帯電話など | 会社の代表窓口と、その人の連絡先を区別する |
| 相手側の関係 | 上司の顧客担当者（Reports To） | 必要に応じて、ほかの顧客担当者との関係を記録する |
| 自社の担当先 | 担当者（Assigned To） | 社内のユーザーやグループを設定する |
| 補足 | 住所、説明（Description）など | 業務で必要な送付先や、確認済みの留意事項を記録する |
表示項目・必須項目・編集可否は設定や権限に従います。標準では姓が必須ですが、導入環境で追加の必須項目が設定されている場合もあります。Reports Toは相手側の人の関係を表すもので、CRM利用者のロールや権限とは別です。[1][2]
- 顧客企業
- 株式会社青葉製作所
- 部署・役職
- 製造部／課長
- メールアドレス
- yamada@example.com
- 担当者（Assigned To）
- 鈴木さん／自社の営業担当
独自の管理項目は、標準項目と区別して考えます。
「商談での立場」「在籍区分」「異動確認日」などを一覧で管理したい場合は、必要性を整理してカスタム項目を追加する方法があります。これらは本記事の運用例で、すべてが標準で用意されているわけではありません。
4. 登録から関連付けまで、基本の手順
山田さんを新しく登録する例で見てみましょう。顧客担当者の作成・編集と、関連先の参照ができるユーザーで操作します。
- 同じ人が登録されていないか確認する
氏名だけでなく、会社名、メールアドレス、部署などでも探します。以前にリードから変換されていないかも確認しましょう。
- 顧客担当者（Contacts）の追加画面を開く
メニューから顧客担当者を開き、追加（Add Contact）を選びます。会社の関連一覧から追加する場合も、保存前に関連先を確認します。
- 氏名・連絡先・所属する顧客企業を設定する
姓・名、部署、役職、メールアドレスなどを入力し、登録済みの青葉製作所を選びます。会社が未登録なら、同じ会社がないか確認したうえで登録します。
- 自社側の担当先を設定して保存する
Assigned Toに社内のユーザーやグループを設定します。保存後に会社側の関連一覧からも確認すると、関連付けの間違いを見つけやすくなります。
- 案件や活動と関連付け、日々の対応に使う
山田さんと進める商談や訪問予定に、必要な関連先を設定します。誰と何の話をしているかが、次の対応をする人にもわかる形で残します。
名刺を受け取った相手を、まだ見極める段階ではリードとして管理し、継続管理する段階で変換する方法もあります。直接登録とリード変換の両方を使う場合は、重複確認のルールをそろえておきましょう。
5. 連絡先から、商談と対応の記録へつなぐ
顧客担当者管理は、連絡先を保存するだけで終わるものではありません。案件や活動などを関連付けることで、「この人とは、何の話をしているか」を確認する入口にできます。
相手に関連付けた情報をたどる
「話したこと」と「次にすること」を分けて残す
打ち合わせで確認した内容を記録し、次回の訪問や確認作業は予定・タスクとして整理します。「山田さんへ連絡する」だけよりも、「装置更新の仕様案について、山田さんへ確認する」としたほうが、引き継いだ人も目的を理解しやすくなります。
相手の人と、会社・案件の関連先を確認する
同じ会社の佐藤さんにも連絡しているからといって、山田さんの活動が佐藤さんにも自動で関連付くわけではありません。何を会社全体の情報として共有し、何を個人や案件に関連付けるかを決めておきましょう。
また、自分に見える情報がほかのユーザーにも見えるとは限りません。共有ルールやプロファイルなどを確認し、実際に利用するユーザーで必要な情報にアクセスできるか確かめます。
6. 重複・異動・退職は、履歴を踏まえて整理する
同姓同名や共通メールを、同一人物の決め手にしない
同じ名前でも別の会社の人かもしれません。部署の共通メールアドレスを、複数の人が使っている場合もあります。氏名・会社・部署・メール・電話などを組み合わせて確認します。
「同じ会社だから1人にまとめる」「名前が同じだから統合する」と決めつけず、関係する案件や活動も確認しましょう。
| 場面 | 見直す情報 | 運用上のポイント |
|---|---|---|
| 相手が同じ会社内で異動した | 部署・役職・連絡先、関係する案件 | 現在の情報を更新し、必要な異動の経緯は記録する |
| 相手が別の会社へ転職した | 所属企業、過去の案件・活動、今後の窓口 | 所属先の単純な上書きや重複統合を急がず、過去の関係をどう残すか決める |
| 相手が退職し、後任が決まった | 前任者の連絡先、後任者、進行中の案件・活動 | 後任者は別の人として登録し、必要な関連先や連絡先を見直す |
| 自社の営業担当者が交代した | Assigned To、案件・活動の担当先、共有範囲 | 顧客担当者の担当先だけで引き継ぎが完了したと考えず、関連する仕事も確認する |
| 同じ人が重複登録されていた | 連絡先の新旧、会社の関連、案件・活動 | 残す情報と関連先を確認してから整理する |
退職した相手を、後任者の名前に書き換えないこと。
山田さんのレコードを佐藤さんの名前にすると、過去のやり取りの相手がわかりにくくなります。人の識別と、窓口の引き継ぎを分けて考えましょう。
「在籍中の窓口だけを探す」には、管理方法を決める
退職・異動の情報を一覧の絞り込みに使いたい場合は、説明欄への記録で足りるか、在籍区分などのカスタム項目が必要かを検討します。標準の部署・会社・自社担当者などは一覧条件として活用できますが、独自の状態を管理するには項目や運用を整える必要があります。
たとえば「自分が担当する連絡先」「特定の会社の窓口」「購買部の窓口」など、日々確認したい対象を決めると、表示列や条件も選びやすくなります。[3]
7. よくある質問
1社に複数の顧客担当者を登録できますか？
できます。人ごとに顧客担当者を作成し、それぞれを同じ顧客企業に関連付けます。窓口が増えるたびに会社を作り直す必要はありません。
顧客担当者と、画面のAssigned Toは同じですか？
異なります。Contactsは相手側の人、Assigned Toはレコードを担当する自社のユーザーやグループを指します。
会社に所属しない個人も登録できますか？
標準では、顧客企業への関連を付けずに個人の連絡先を登録することもできます。ただし、導入環境で顧客企業が必須に設定されている場合などは、その設定に従います。
名刺情報は、最初に必ずリードへ登録しますか？
必ずしも必要ではありません。関係を見極める段階をリードで扱い、継続して関係を管理する人はContactsに直接登録する、といった使い分けもできます。重複を防ぐため、社内の登録基準を統一します。
顧客担当者に登録すると、相手がCRMへログインできますか？
登録しただけで、社内向けCRMのユーザーになるわけではありません。社内ユーザーの管理はUsersで行います。顧客ポータルを利用する場合も、別途その機能の導入・設定が必要です。
自社の担当者を変更すると、案件や活動の担当も変わりますか？
関連するすべての担当先が自動で切り替わると考えず、進行中の案件や活動も個別に確認してください。レコードの担当先と、業務全体の引き継ぎを分けて整理します。
決裁者・利用者・購買窓口を区別できますか？
部署や役職だけで商談上の立場が決まるとは限りません。説明欄への記録や、必要に応じたカスタム項目などで管理方法を検討します。商談ごとに立場が変わる場合は、どの情報に記録するかも整理します。
8. 連絡先をそろえたら、次の対応がわかる仕組みへ
氏名やメールアドレスを登録できても、「誰に、何を、いつ確認するか」が個人の記憶に残ったままでは、担当交代や部門間の連携で困ることがあります。
窓口の役割を共有したい
利用部門と購買部門の窓口を整理し、提案や確認をする相手をチームで把握したい。
交代しても対応を続けたい
前回の話と次の確認事項を残し、新しい担当者が迷わず連絡できるようにしたい。
まずは、会社と人の関連、記録する内容、自社の担当先、更新のタイミングを、実際の業務に合わせてそろえます。
標準機能を活かし、自社の仕事に合わせて整える
vtplusは、OSS版VtigerCRMを基盤に、業務整理・設定・導入後の運用改善を支援するサービスです。今の名刺管理や連絡先一覧、営業・顧客対応の進め方をもとに、どの情報をどこへ登録し、誰が更新するかを整理します。[4]
標準機能で土台を整えたうえで、「連絡が必要な相手を一覧で確認したい」「窓口交代時の確認漏れを減らしたい」といった課題があれば、業務支援アプリや「コトバ開発」で必要な仕組みを検討します。普段の仕事の言葉から、使いやすい形を一緒に考えます。[4]
本記事で紹介したContactsの基本的な情報管理と関連付けはOSS版の標準機能です。カスタム項目は標準の設定機能を使って追加するものです。vtplusの業務支援アプリ・個別開発は追加支援として、対応範囲や費用を事前に確認します。
NEXT STEP
「誰に連絡する？」を、
チームでわかる顧客情報へ。
会社と窓口の分け方、複数の担当者との関わり、交代時の引き継ぎ。今の連絡先管理をもとに、自社で使い続けられる形から相談できます。