VTIGER CRM OSS STANDARD GUIDE
いつもの連絡を、
毎回ゼロから書かない。
資料送付のお礼、打ち合わせ後のご案内、問い合わせへの一次返信。同じようなメールを、その都度書き直していませんか。
Vtiger CRM OSSのメールテンプレートは、繰り返し使う件名や本文を保存し、メール作成時に呼び出す機能です。定型文を用意し、顧客情報を差し込み、今回の用件を加える。そんな使い方で、連絡の手間を減らせます。
この記事でわかること
テンプレートの作成・差し込み項目の選び方・送信時の使い方・チームで文面を整える運用を、図解と例で紹介します。
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準機能・同梱EmailTemplatesモジュール。画面名・翻訳・利用できるメニューは、導入環境とモジュールの有効状態により異なります。図は操作画面の再現ではなく、仕組みを説明するイメージです。
1. メールテンプレートでできること
メールテンプレートは、よく使う件名と本文のひな形です。資料の送付案内や面談後のお礼など、用途ごとに用意しておくと、伝える内容を揃えやすくなります。
ただし、すべての文章を固定する必要はありません。「共通の文面」「CRMから差し込む情報」「送信時に調整する内容」に分けて考えると、相手に合わせた連絡を作れます。
保存して使う
あいさつ・お礼・基本の案内。
繰り返し使う文章を用意。
項目を差し込む
顧客担当者の姓など。
宛先レコードの情報を利用。
送信時に整える
個別の案内や補足。
その相手に必要な内容を追加。
文面の保存と、自動送信は別の設定です。
テンプレートを作っただけで、決まった日時や条件でメールが送られるわけではありません。通知を自動化する場合は、ワークフローなどの実行条件・送信処理を別途確認します。
2. 登録する情報を整理する
作成前に「誰に、どんな場面で使うか」を決めます。特に、テンプレート名は社内で探すための名前、件名は相手に届くメールの見出しという違いを押さえましょう。
| 項目 | 役割 | 入力・確認の例 |
|---|---|---|
| テンプレート名 | 使いたい文面を選ぶための名前 | 顧客担当者／資料送付／基本 |
| 説明 | 用途や使う場面を記録 | 依頼された資料を送る際に使用。資料名と添付は送信時に確認。 |
| 対象モジュール | 差し込み項目を選ぶ対象 | 顧客担当者（Contacts）、リード（Leads）など |
| 件名 | 受信者が読むメールの見出し | ご依頼資料の送付について |
| 本文 | 繰り返し使う文章や書式 | あいさつ、用件、締めの文章。必要に応じて項目を挿入。 |
対象モジュールは、差し込みに使う情報と関係します。「顧客担当者に送る文面」と「リードに送る文面」は、似た内容でも分けて準備すると、選び間違いを減らせます。
名前の区切り方や説明文のルールは、運用例です。標準に専用の用途分類・承認欄・改訂管理欄があるという意味ではありません。
3. テンプレートを作成する
最初は、使用頻度が高く、内容が変わりにくい連絡を一つ選びましょう。「資料送付のご案内」などから始めると、作成後の確認もしやすくなります。
- メールテンプレートを開く
「Email Templates」などのメニューから、テンプレートの一覧と作成画面を開きます。見つからない場合は、管理者に同梱モジュールの有効状態を確認します。
- 名前と説明を入力する
一覧で用途が伝わる名前を付けます。説明には、使う場面と、送信時に確認する内容を書いておくと便利です。
- 対象モジュールを選ぶ
顧客担当者向けならContacts、リード向けならLeadsなど、用途に合わせて選びます。差し込みたい情報は、画面の項目選択から挿入します。
- 件名と本文を作る
相手に用件が伝わる件名と、簡潔な本文を用意します。本文のリッチテキスト編集で装飾できますが、段落や強調を中心に、読みやすく整えましょう。
- 保存し、プレビューを確認する
文章、改行、強調などを確認します。今回の用件を書き足す場所が、使う人にわかるかも見直します。
- 確認用レコードでテスト送信する
管理できる確認用アドレスを登録した宛先レコードを使い、受信した件名・本文・差し込み結果を確認します。入力値が空の場合も試してから、日常業務に使います。
プレビューとテスト送信では、確認する点が異なります。
プレビューでは見た目や文章を確認し、実際の宛先レコードを使ったテスト送信では差し込み結果と受信側の表示を確認します。作成画面の表示だけで判断しないようにしましょう。
4. 差し込み項目を使う
差し込み項目は、顧客担当者の姓など、CRMに登録した値をメールに反映するために使います。標準の作成画面では、件名・本文それぞれに、項目選択から差し込み用の記述を挿入できます。
件名：資料送付のご案内
〈顧客担当者の姓〉様
いつもお世話になっております。
ご依頼の資料をお送りします。
〈今回の案内を追記〉
件名：資料送付のご案内
山田様
いつもお世話になっております。
ご依頼の資料をお送りします。
初期設定の手順をご確認ください。
宛先の種類と、項目の対象を合わせる
同じ「姓」でも、顧客担当者とリードでは差し込みの対象が異なります。顧客担当者向けの項目を入れた文面を、そのままリードに使っても、意図した値に置き換わらない場合があります。
また、アドレスを文字で直接入力することと、CRMの宛先レコードを選ぶことは同じではありません。差し込みを使う場合は、対象モジュールに合うレコードを宛先として選び、その情報で置き換わるかを確認します。
空欄と、書き換えた差し込み記述に気を付ける
元の項目が空欄なら、期待した呼びかけにならないことがあります。「姓が空なら別の文章を自動表示する」といった動作を前提にせず、入力ルールとテストで確認しましょう。差し込み用の記述は手作業で書き換えず、必要に応じて項目選択から入れ直します。
5. メール作成時に呼び出す
用意したテンプレートは、メール作成画面のテンプレート選択から呼び出します。文章を選んだ後、相手と今回の用件に合わせて整えます。
- CRMの宛先レコードを選ぶ
送信先の顧客担当者・リードなどを選び、メールアドレスが正しいか確認します。差し込み対象となるレコードも、ここで意識します。
- 用途と対象が合うテンプレートを選ぶ
名前だけで判断せず、資料送付・お礼などの用途と、顧客担当者向け・リード向けの違いを確認します。
- 今回の内容と添付資料を整える
用件、日付、URL、担当者名などを見直します。添付ファイルは、今回送る正しい資料を別途確認・追加します。文面を選べば添付も一式揃う、とは考えないようにしましょう。
- 宛先・件名・本文を確認して送信する
送信元、To・Cc・Bcc、本文の仮文や古い情報、添付の有無を確認します。新しい文面や差し込みを変更した文面は、先にテスト送信しておきます。
| 気になる状態 | 確認すること |
|---|---|
| 名前が差し込まれない | 宛先のモジュールと、差し込み項目の対象が合っているか。CRMの宛先レコードを選んでいるか。 |
| 呼びかけの一部が空になる | 元レコードの該当項目に値が入っているか。入力がないケースでも文章が成立するか。 |
| 記述がそのまま残る | 項目選択から挿入した記述を崩していないか。受信メールでも確認したか。 |
| 受信時に見た目が変わる | 改行・装飾・画像などを、実際に使う受信環境で確認したか。複雑な書式を減らせないか。 |
送信後は、意図した顧客の履歴から確認できるかも見ておきます。文面を効率よく作ることと、やり取りを適切な顧客に残すことを合わせて整えると、引き継ぎに役立ちます。
6. チームで使いやすく整える
テンプレートが増えすぎると、「どれが今の文面か」を探す時間が増えます。まずはよく使う連絡を絞り、名前と見直しの担当を決めましょう。
| 決めること | 例 |
|---|---|
| 名前の付け方 | 「対象／用途／補足」で揃え、似たテンプレートを区別する。 |
| 見直しの担当 | サービス案内や担当窓口が変わったときに、誰が本文を確認するか決める。 |
| 使う前の確認 | 新規作成・変更時にテストし、差し込み・添付・個別追記の確認点を共有する。 |
| 古い文面の整理 | 他の通知設定等で使っていないか確認し、不要な重複や古い案内を整理する。 |
業務用の文面は、新しいテンプレートとして作成します。
標準にはポータルのログイン案内など、特定用途のシステムテンプレートもあります。用途を確認せず、営業用の案内などに流用しないようにしましょう。
7. よくある質問
Q. テンプレート名は、そのままメールの件名になりますか？
別の項目です。テンプレート名は社内で選ぶための名前、件名は実際のメールに使う見出しです。作成時にそれぞれ設定します。
Q. 顧客担当者向けのテンプレートをリードにも使えますか？
文章を流用する場合でも、差し込み項目の対象が合うか確認します。顧客担当者向けの項目が、そのままリードでも置き換わるとは限りません。対象ごとに整えてテストしましょう。
Q. 元の項目が空欄でも、自動で自然な文章になりますか？
自動的な代替文の表示を前提にはできません。必要な情報を入力するルールを決め、空欄の場合もテストし、送信前に本文を確認します。
Q. 資料もテンプレートと一緒に自動添付できますか？
この記事では、件名と本文を再利用する標準機能を扱っています。テンプレートを選べば必要な添付がすべて追加される、とは案内していません。今回送るファイルの内容・版・添付状態を別途確認します。
Q. テンプレートを作れば、定期的にメールを送れますか？
テンプレートの保存だけでは、定期送信や条件付きの自動送信にはなりません。ワークフローなどで、実行条件と送信処理、利用環境の設定を別途確認します。
Q. 文面を直すと、以前のメールや設定にも反映されますか？
すでに相手へ送ったメールの内容は変わりません。作成済みの下書きや、ワークフロー側のメール文面などへ変更が反映されるかは、個別に確認します。自動的な一括更新は前提にしないようにしましょう。
Q. メールテンプレートのメニューが見つかりません。
同梱EmailTemplatesモジュールの有効状態と、利用中の画面・メニュー構成を管理者に確認します。クラウド版の説明にあるデザイン機能などが、OSS版にも同じ形で備わるとは限りません。
8. 定型文から、自社の業務の整理へ
メールテンプレートを整えることは、「どの場面で、誰に、何を伝えるか」を整理することでもあります。文面だけでなく、差し込み元の顧客情報や、連絡後の対応まで揃えると、CRMの情報を仕事に活かしやすくなります。
差し込む情報を揃える
担当者名や連絡先の入力ルールを決め、文面の元になる顧客情報を整えます。
連絡後の仕事につなぐ
送信履歴を確認し、返信の確認や次の連絡をタスクとして残す運用を考えます。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準のテンプレートで共通化できる範囲を整理し、部門ごとの文面確認、条件に応じた案内、外部サービスとの連携などは、必要な要件に合わせて対応方法を検討できます。
「使える定型文が部署ごとに散らばっている」「差し込みたい情報が揃っていない」。そんな身近な課題から、顧客情報と連絡業務を一緒に見直してみませんか。
NEXT STEP
いつもの連絡を、
チームで使える仕組みへ。
「どの文面を共通化する？」「どの項目を差し込む？」「送った後の対応をどう残す？」。自社の定型連絡を整理するところから、相談できます。