Vtiger CRM OSS · STANDARD FEATURES 02
会社の情報をひとつに。
担当者・案件・対応履歴をつなぐ。
会社の住所は顧客一覧、商談は営業担当者のExcel、問い合わせは別の管理表。「この会社とは、今どんな仕事をしているのか」を確認するために、いくつものファイルを探していませんか。
Vtiger CRM OSSの顧客企業管理は、会社単位の情報をまとめ、顧客担当者・案件・見積・問い合わせなどへつなぐための標準機能です。会社の情報を登録するところから、日々の仕事で活用するところまでを、具体例と図解で紹介します。
対象：Vtiger CRM Open Source 8.4系の標準機能。英語表示はOrganizations、内部のモジュール名はAccountsです。日本語の項目名や表示位置は翻訳・設定で異なります。図や企業名・人物名は説明用の架空例です。
最初に押さえたいこと
顧客企業は「会社に共通する情報」を置く場所です。相手の人は顧客担当者、個別の商談は案件として管理し、同じ会社に関連付けます。会社ごとに情報をたどれる形をつくることが、活用の出発点です。
1. 顧客企業は、その会社との仕事を確認する入口
顧客企業には、会社名・電話番号・住所・業種などの基本情報を登録します。さらに、その会社に所属する担当者や、進行中の案件などを関連付けて管理できます。[1]
たとえば青葉製作所への訪問前に、「窓口は誰か」「どんな提案が進んでいるか」「対応中の問い合わせはあるか」を確認したいとします。会社の情報を起点に関連するレコードをたどれれば、確認先をそろえやすくなります。
会社の基本情報をそろえる
会社名や代表連絡先、所在地などを共通の情報として管理します。担当者ごとに別の会社一覧を持つ運用を見直すきっかけになります。
その会社の仕事につなげる
顧客担当者・案件・見積・問い合わせなどを関連付け、会社との関係を確認する入口にします。
「顧客企業」は、受注済みの会社だけに限りません。
継続して関係を管理する見込み企業も登録できます。「会社の情報」と「商談の進捗」を分け、受注・失注は案件ごとに管理する考え方です。
2. 顧客企業には、どんな情報を登録する？
最初からすべての項目を埋めようとすると、入力が負担になりやすくなります。まずは会社を識別し、連絡し、担当者を決めるための情報からそろえましょう。
| 情報のまとまり | 主な項目 | 使い方の例 |
|---|---|---|
| 会社の識別 | 会社名、顧客企業番号 | 同名企業や表記揺れを確認し、管理対象を特定する |
| 連絡先 | 電話番号、メールアドレス、Webサイト | 会社の代表窓口や公式サイトを確認する |
| 分類 | 業種、種別（Type）、評価（Rating）など | 対象企業の絞り込みや、対応方針の整理に利用する |
| 住所 | 請求先住所、発送先住所 | 請求・発送に用いる住所を区別する |
| 自社の担当先 | 担当者（Assigned To） | 社内のユーザーやグループを担当先として設定する |
| 会社間の関係 | 上位企業への関連（Member Of） | 親会社・子会社などの関係を整理する |
| 補足情報 | 説明（Description）など | 会社に共通する留意事項や背景を記録する |
表示項目・必須項目・選択肢は、レイアウト設定や権限によって異なります。上表は代表例です。顧客企業番号は通常、システムの採番設定に従います。[1][2]
会社のメールと、相手の担当者のメールを分ける
代表窓口のメールアドレスは顧客企業に、山田さん個人の業務用メールアドレスは顧客担当者に、というように整理します。窓口が増えても会社の欄へ人の情報を追記し続けず、人ごとのレコードを作成すると管理しやすくなります。
- 業種
- 製造業
- 種別
- 見込み企業
- Webサイト
- 公式サイトのURL
- 担当者（Assigned To）
- 鈴木さん／自社の営業担当
3. 登録から活用まで、基本の流れ
ここでは、青葉製作所を新しく顧客企業に登録する例で説明します。作成・編集できる権限を持つユーザーで操作してください。
- まず、同じ会社が登録されていないか検索する
会社名に加え、電話番号や所在地も確認します。「株式会社」の有無や、略称で登録されている可能性も考えて探しましょう。
- 顧客企業（Organizations）の一覧を開き、追加する
メニューから顧客企業を開き、追加（Add Organization）を選びます。表示位置や日本語のボタン名は環境によって異なります。
- 会社の基本情報と、自社の担当先を入力する
会社名、連絡先、住所など、わかっている情報を登録します。必須項目を確認し、担当者（Assigned To）も設定して保存します。
- 顧客担当者や案件を関連付ける
窓口となる人を顧客担当者に、進めている商談を案件に登録し、対象の顧客企業を関連先として指定します。既存レコードがあれば、その関連先を確認します。
- 会社の詳細を開き、必要な情報を確認できるか確かめる
基本情報と関連一覧を見て、担当者・案件などが意図した会社につながっているかを確認します。自社の通常ユーザーでも、必要な範囲が表示されるか確かめましょう。
リード変換から顧客企業を作成する方法もあります。登録経路が異なっても、会社名のルールや重複確認の基準は共通にしておくと整理しやすくなります。
4. 担当者・案件・問い合わせを、同じ会社につなぐ
顧客企業管理の活用では、情報を保存することと、その会社に関連付けることがセットになります。案件や問い合わせを登録しても、関連先の会社が違っていれば、確認したい場所で見つけにくくなります。
営業とサポートで、同じ会社を参照する
営業は「提案中の案件」を確認し、サポートは「対応中の問い合わせ」を確認します。利用する機能が違っても、同じ顧客企業に関連付けることで、どの会社の話かを共有しやすくなります。
たとえば訪問前に、提案内容に加えて対応中の問い合わせも確認すれば、相手の状況を踏まえた準備ができます。情報を関連付けることに加え、誰がどの情報を確認するかを決めておくと、日々の仕事に結び付きます。
関連付けと、自動更新は別の仕組みです。
会社の住所を更新したからといって、作成済みの見積や請求の住所もすべて変わるとは考えないようにしましょう。転記された情報は、必要なレコード側でも内容を確認します。[2]
5. 一覧・検索・絞り込みで、仕事の対象を見つける
顧客企業が増えてきたら、一覧を毎回最初から眺めるのではなく、目的に応じて探せる状態にしていきます。会社名での検索に加え、業種や担当者などの条件で絞り込むと、確認対象を整理できます。
| 見たい対象 | 条件の例 | 仕事での使い方 |
|---|---|---|
| 自分が担当する会社 | 担当者＝自分 | 担当企業の情報を日々確認する |
| 特定の業種の会社 | 業種＝製造業 | 業種に合う案内や提案の対象を整理する |
| 見込み企業として管理する会社 | 種別＝社内で定めた見込み企業の区分 | 継続して関係をつくる対象を確認する |
| 地域別の会社 | 住所の都道府県・市区町村など | 訪問や地域別の担当分けの検討に使う |
よく使う条件は、カスタム一覧として保存する方法もあります。表示列も目的に合わせて、会社名・担当者・業種・電話番号など、確認に必要な情報を選びます。項目の選択可否は権限や設定に従います。[3]
「会社の一覧」と「商談の一覧」を使い分ける
担当企業を確認したいときは顧客企業、今月の受注予定を確認したいときは案件、というように使い分けます。案件の金額や進捗を会社情報へ繰り返し書き写すよりも、対象の案件やレポートで確認する形が整理しやすくなります。
最終更新日時は、最終接触日と同じではありません。
会社の住所を修正しても、レコードの更新日時は変わります。「しばらく連絡していない会社」を見つけたい場合は、活動記録や接触日の管理方法を含めて設計しましょう。
6. 重複・支店・権限は、運用ルールとセットで考える
会社名の表記をそろえ、登録前に確認する
「株式会社青葉製作所」「青葉製作所」「青葉製作所（株）」は、見た目が違っても同じ会社かもしれません。標準には同じ会社名の存在を確認する処理がありますが、表記揺れまで自動で同一企業と判断する前提にはできません。[2]
正式名称を使う、略称を会社名に混ぜない、電話番号や所在地も確認する、といった共通ルールを決めます。重複を見つけた場合は、関連する担当者や案件を確認してから整理しましょう。
本社・支店を、どの単位で管理するか決める
同じ法人の本社と支店を1件にまとめるか、拠点ごとに分けるかは、営業や請求の管理単位によって変わります。拠点ごとに窓口・担当部署・取引が分かれるなら、別レコードとして扱う設計も考えられます。
| 管理の考え方 | 検討する場面 | 先に決めること |
|---|---|---|
| 法人単位でまとめる | 会社としての取引や対応を一括で把握したい | 拠点・部署・複数の窓口をどこに記録するか |
| 拠点ごとに分ける | 拠点によって担当や取引の管理が大きく異なる | 本社・支店の命名、請求先、集計単位 |
| 会社間の関係を持たせる | 親会社・子会社などを区別しつつ関係を確認したい | 上位企業への関連と、各社の担当・共有範囲 |
青葉ホールディングス
上位の顧客企業
担当者の設定と、情報の公開範囲を分ける
Assigned Toは、その会社を担当する自社側のユーザーやグループです。「担当者に設定したら、ほかの人には必ず見えなくなる」という意味ではありません。実際の公開範囲や編集可否は、共有ルール・ロール・プロファイルなどを組み合わせて決まります。
入力した情報を、誰が更新するか決める
会社名や住所の変更を誰が反映するか、担当交代時に誰が引き継ぐかを決めておきます。変更時には、顧客企業だけでなく、必要に応じて関連する案件や見積・請求側の情報も確認しましょう。
7. よくある質問
顧客企業と顧客担当者は、どう使い分けますか？
顧客企業は会社に共通する情報、顧客担当者は相手の人の情報です。同じ会社に複数の窓口がいれば、担当者をそれぞれ登録して同じ顧客企業に関連付けます。
まだ取引のない会社も登録してよいですか？
継続して関係を管理する会社であれば、登録する運用ができます。初回接点を見極める段階をリードで扱うかなど、登録基準を社内で統一しておきましょう。
同じ会社へ、複数の案件を関連付けられますか？
できます。装置更新、追加提案、次年度の提案など、個別の商談を案件として分け、同じ顧客企業に関連付けて管理します。
会社の住所を直せば、見積や請求の住所も変わりますか？
作成済みレコードの住所がすべて自動で更新されるとは考えないでください。顧客企業から転記される情報と、各レコードに保存された情報を分けて確認します。
会社情報は見えるのに、案件や問い合わせが見つかりません。
対象の会社に関連付けられているか、有効なモジュールや関連一覧に含まれるか、閲覧権限があるかを確認します。顧客企業にアクセスできることだけで、すべての関連情報の閲覧を保証するものではありません。
自社独自の管理項目を追加できますか？
管理者が、標準のレイアウト編集でカスタム項目を追加する方法があります。会社に共通する情報か、特定の案件や担当者に属する情報かを整理してから追加すると、項目が増えすぎるのを防ぎやすくなります。
重複した会社は、片方を削除すればよいですか？
先に担当者・案件・見積などの関連情報を確認してください。会社の削除は関連レコードにも影響する場合があります。必要な情報を確認し、統合や関連先の整理方法を決めてから操作しましょう。[2]
8. 会社情報をそろえたら、自社の仕事につなげる
顧客企業を登録する仕組みができたら、次は「その情報を、誰がどの場面で使うか」を考えます。
営業の確認先をそろえたい
訪問前に、会社の基本情報、窓口、進行中の案件を確認できるようにしたい。
部門間の引き継ぎを整えたい
営業とサポートが同じ会社を参照し、必要な対応内容を確認できるようにしたい。
こうした使い方を実現するには、登録単位、入力する項目、関連付け、権限、更新の担当を、実際の業務に合わせて整えることが大切です。
標準機能を活かし、必要なところから整える
vtplusは、OSS版VtigerCRMを基盤に、業務整理・設定・導入後の運用改善を支援するサービスです。今の顧客一覧や営業・顧客対応の流れを確認し、会社をどの単位で管理するか、どんな項目と関連情報が必要かを整理します。[4]
標準機能で運用を整えたうえで、「フォローが必要な会社を見つけたい」「営業からサポートへの引き継ぎを管理したい」といった課題があれば、業務支援アプリや「コトバ開発」で必要な仕組みを検討できます。普段の仕事の言葉から、使い方を具体化していきます。[4]
本記事の顧客企業管理はOSS版の標準機能です。vtplusの業務支援アプリ・個別開発は追加の支援として、対応範囲や費用を事前に確認します。
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仕事につながる情報へ。
「本社と支店をどう分ける？」「どの項目を登録する？」「営業とサポートでどう共有する？」。自社の顧客管理を整理するところから、相談できます。