VTIGER CRM OSS STANDARD GUIDE
選ぶ言葉と、選べる組み合わせを、
チームでそろえる。
「操作の質問」「使い方の相談」「操作について」。同じ意味でも入力する言葉が違うと、一覧で探したり集計したりするときに、まとめ直しが必要になります。
Vtiger CRM OSSの選択リストと依存関係は、選ぶ候補をそろえ、親となる項目の値に応じて、子となる項目の候補を絞る標準機能です。入力する人が判断しやすい分類を用意することで、日々の記録を後から使いやすい情報に整えられます。
この記事でわかること
選択肢の設計、追加・並べ替え・ロールへの割り当て、依存関係の対応付け、通常ユーザーでの確認、既存データへの影響を図解します。
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準「選択リスト編集（Picklist Editor）」と「選択リストの依存関係（Picklist Dependency）」。設定は管理者が行います。画面名・翻訳・変更できる範囲は項目や環境により異なります。例の相談分類・相談内容は、追加するカスタム選択項目として説明します。
1. 選択肢で入力内容をそろえる
選択リストは、用意した候補から値を選ぶ項目です。分類や状態のように、同じ基準で検索・集計したい情報に向いています。
表記が分かれやすい
同じ意味でも、別の値として残る。
検索や集計でまとめ直しが必要。
決めた候補から選ぶ
相談の分類をそろえる。
詳しい事情は説明やメモに残す。
選択肢を作る前に、何を分けたいかを決めましょう。「分類」と「進み具合」を一つの欄へ混ぜると、たとえば「不具合」と「回答待ち」が同じ候補に並び、集計しにくくなります。
候補は、担当者が区別できる言葉にします。「その他」「未確認」を使う場合も、どんなときに選び、後から誰が見直すかを決めておくと、仮の値が残り続けることを減らせます。
2. 選択肢を追加・整理する
標準の選択リスト編集では、対象モジュールと項目を選び、値の追加、名称の変更、削除時の置き換え、表示順の調整などを行えます。対応する項目では、ロール別の候補も設定できます。
- 管理者で選択リスト編集を開く
CRM設定の「選択リスト編集」「Picklist Editor」等を開き、対象のモジュールと項目を選びます。編集できない標準項目・値もあります。
- 既存の候補と意味を確認する
同じ意味の候補、使い分けが曖昧な候補がないかを確認します。名称変更や削除の前に、既存データや参照する設定も見直します。
- 必要な候補を追加する
チームで決めた表記で追加します。ロールを選ぶ操作がある項目では、新しい値をどのロールで使うかも指定します。
- 表示順を調整して保存する
選択肢を業務で選びやすい順に並べます。画面の並べ替え・保存操作を使い、入力画面で順序を確認します。
- 通常ユーザーで候補を確認する
管理者に見えるだけで完了にせず、実際に入力する利用者で新規作成・編集を確認します。ロールへの割り当てや依存関係も合わせて見ます。
| 設定 | 役割 | 確認すること |
|---|---|---|
| 候補の値 | 何を選べるか | 分類の意味と、既存値との重複。 |
| 並び順 | 選ぶときの探しやすさ | 順序の保存と、通常ユーザーの表示。 |
| ロールへの割り当て | 対象ロールで使える候補 | 対応する項目か、必要な値が割り当てられているか。 |
| 既定値・必須 | 初期値や入力の必要性 | 項目・レイアウト側の設定も確認。並び順だけで必須や初期値を決めたと思わない。 |
| 依存関係 | 親の値ごとに子の候補を絞る | 追加・変更した値を、対応付けでも見直す。 |
ロール別の候補割り当てと、顧客や案件のレコードを閲覧・編集できる権限は、別の設定です。選択肢を使えることだけで、レコードの共有範囲まで決まるわけではありません。
3. 依存関係の役割を理解する
依存関係は、親項目の選択結果を使い、子項目へ出す候補を絞る仕組みです。同じモジュール内で、先に大きな分類、その後に詳しい内容を選ぶ場面に使います。
「不具合の相談なのに、相談内容は設定方法」というような、意図しない組み合わせを選びにくくするために使います。すべての候補を一度に並べるより、入力する人が判断しやすくなります。
候補を絞ることと、項目自体を隠す・必須にすることは別です。
選択リストの依存関係は、基本的には子の選択候補を切り替える設定です。入力値に応じた画面全体の切り替え、条件付きの必須・編集制限等が必要な場合は、別の要件として整理します。
参照した標準の依存関係設定では、主に単一選択の選択リストが候補になります。自由記入・数値・複数選択など、どの種類の項目でも同じように親子へ指定できる機能ではありません。
4. 親と子の対応を設定する
画面を操作する前に、どの親の値で、どの子の候補を使えるようにするかを表にすると、設定漏れを確認しやすくなります。親と子の両方へ、必要な選択肢を先に用意します。
| 親の値 | 使い方 | 設定方法 | 起動しない | 動作が不安定 |
|---|---|---|---|---|
| 操作の相談 | ○ | ○ | — | — |
| 不具合の相談 | — | — | ○ | ○ |
○：候補に含める —：候補に含めない
- 対象の二つの選択項目を準備する
同じモジュールに親と子の項目を用意し、必要な候補を追加します。新規のカスタム項目なら、項目・レイアウト編集で作成します。
- 選択リストの依存関係を開く
CRM設定の「Picklist Dependency」等から追加操作を開き、対象モジュールを選びます。
- 親項目と子項目を指定する
「相談分類」を親（Source）、「相談内容」を子（Target）にします。先に選ぶ情報と、候補を絞られる情報を取り違えないようにします。
- 親の値ごとに子の候補を選び、保存する
対応表に沿って組み合わせを設定します。必要な親の値を漏らしていないか、意図しない子の候補を残していないかを確認します。
- 入力画面で、親を切り替えて確かめる
新規作成と既存レコードの編集で、実際の候補を確認します。親を変更したときの子の値、保存後の表示も見直します。
候補を追加したら、依存関係も一緒に見直す運用にしましょう。選択リストへ値を追加することと、すべての親の値へ適切に対応付けられることは別です。
5. 通常ユーザーの入力を確認する
設定の確認では、管理者の画面だけでなく、実際に入力する利用者の条件を使います。候補は、項目の設定、ロールへの割り当て、依存関係、画面の対応等に関係します。
| 確認する場面 | 見る内容 |
|---|---|
| 通常の新規作成 | 親を選び、期待する子の候補が出るか。保存して値が残るか。 |
| 親の値を変更 | 以前の子の値がどう扱われるか。新しい分類に合う内容を選び直せるか。 |
| 親が空欄・対応が未設定 | どの候補が出るか。未設定の値では既定の候補表示へ戻る処理もあるため、想定を決めて確認する。 |
| 候補が一つになる | 標準の入力画面には、候補が一つの場合に自動選択する処理がある。未確認の情報が確定したように見えないか。 |
| ロールが異なる利用者 | 必要な選択肢が割り当てられているか。親と子の両方で候補が揃っているか。 |
| 親・子が非表示や編集不可 | 利用者の権限と各画面での候補切り替え。設定だけで期待どおりになると決めつけない。 |
| 簡易作成・一括編集等 | その入力経路の対応と結果。通常の編集画面と同じ制約が働くか。 |
たとえば、管理者には「設定方法」が見えても、担当者のロールに割り当てられていなければ、候補を選べないことがあります。候補が足りないときは、依存関係だけでなく、項目とロール側も合わせて確認します。
また、「未確認」を許すか、必ず親を選ぶかは業務のルールです。入力時点でわからないことがあるなら、無理に確定した分類を選ばせるより、後から確認する流れを決めましょう。
6. 変更と既存データへの影響を確認する
選択肢は、画面の表示だけでなく、保存値や集計条件にも使われます。追加・名称変更・削除・依存関係の変更を、別の操作として考えることが大切です。
| 操作 | 確認すること |
|---|---|
| 選択肢の追加 | ロールへの割り当て、表示順、依存関係の対応を確認する。 |
| 名称の変更 | 保存済みレコードや既定値にも変更が及ぶ処理がある。単なる見た目の変更とは扱わない。 |
| 削除・置き換え | 削除対象の値が入った既存レコードを、どの値へ置き換えるか。過去の分類を残す必要も確認する。 |
| 依存関係の変更 | 既存の親子の組み合わせを確認する。設定変更だけで過去の不整合がすべて自動修正されるとは考えない。 |
| 他機能での利用 | 一覧フィルター、レポート、ワークフロー、変換マッピング、外部連携が、その値を参照していないか。 |
| CSV・API等の入力 | 値の表記と組み合わせ、各取り込み処理の検証・保存結果を確認する。画面の候補制御が全経路で同じとは限らない。 |
使わなくなった候補を削除する前に、過去の値をどう残すか決めます。
標準の削除・置き換えには、該当する保存値を置換先へ更新する処理があります。過去の分類が一つにまとまってよいか、比較したい集計が変わらないかを確認してから進めます。
標準ステータス等には、内部の処理と関係する値もあります。名称や意味を大きく変える場合は、状態の変更・集計・自動処理が意図どおり動くかまで確認しましょう。共通の選択肢を使う項目では、他モジュールへの影響も見直します。
設定後は、選択肢の意味と、追加・変更を依頼する窓口を短く残しておくと便利です。候補が増えるたびに各担当者が別の言葉を足すのではなく、同じ分類ルールで見直せるようにします。
7. よくある質問
Q. 選択肢を追加したのに、担当者の画面へ出ません。
項目の対応、対象ロールへの割り当て、親の値と依存関係、利用者の権限や画面を確認します。管理者に見えることだけで、全員に同じ候補が出るとは判断しないようにします。
Q. 依存関係は、項目を表示・非表示にする設定ですか？
基本は、親の値に応じて子の選択候補を絞る設定です。項目やブロックの表示切り替え、条件付きの必須・編集制限とは分けて考えます。
Q. 親と子は、別のモジュールの項目でも指定できますか？
標準の設定は、対象モジュール内の選択項目を組み合わせます。別モジュールのレコードを条件に候補を絞るような要件は、別に対応方法を検討します。
Q. 複数選択や自由記入の項目も、同じ方法で使えますか？
参照した標準の設定候補は、主に単一選択の選択リストです。すべての項目型を自由に親子へ指定できる機能とは考えず、実際の候補と必要な動作を確認します。
Q. 子の候補が一つなら、必ず手で選ぶ必要がありますか？
標準の入力画面には、対応する候補が一つのときに自動選択する処理があります。実際の画面と利用者で確認し、未確認の情報を自動で確定した扱いにしないかも見直します。
Q. 選択肢の名前を変えるだけなら、過去のデータは変わりませんか？
標準の名称変更には、該当する保存済みの値や既定値を更新する処理があります。集計やワークフロー等の参照も含め、影響を確認します。
Q. 依存関係を設定すれば、既存データやCSVもすべて整いますか？
入力画面の候補制御と、既存データの整備・取り込み時の検証は別です。過去の組み合わせと、CSV・API等の各経路の結果を確認します。
8. そろった入力を、仕事で使える情報へ
選択肢と依存関係の第一歩は、「どんな分類を、どの組み合わせで使うか」をチームで揃えることです。入力時に選びやすく、後から同じ基準で探し・比べられる状態へ整えると、日々の判断に使いやすくなります。
分類の意味をそろえる
表記だけでなく、どの状況でどの値を選ぶかを決め、部門で共有します。
入力から活用までつなぐ
候補の選びやすさと、検索・集計・担当者への引き継ぎでの使い方を合わせて整理します。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準の選択肢・ロール割り当て・依存関係で整理できる範囲を確認し、部門ごとの入力ルール、条件に応じた画面や必須項目、既存データの整理、必要な連携や自動化などは、要件に合わせて対応方法を検討できます。
「同じ内容なのに分類がばらばら」「候補が多くて選びにくい」「入力した情報を集計に使えない」。そんな課題から、自社に合う分類と入力の流れを一緒に整理してみませんか。
NEXT STEP
選ぶ言葉をそろえて、
チームが同じ基準で判断できる情報へ。
「どんな候補が必要？」「親と子をどう組み合わせる？」「過去の分類をどう整える？」。自社の入力ルールと情報の活用を整理するところから、相談できます。