VTIGER CRM OSS STANDARD GUIDE
どこへ、何を、いくつ頼むか。
仕入の情報を、ひとつの流れに。
仕入先の連絡先は担当者の手元、発注内容はExcel、入荷の確認はメール。情報が分かれていると、「何を頼んだか」「もう届いたか」を調べる時間が増えます。
Vtiger CRM OSSには、仕入先（Vendors）と発注（Purchase Orders）を管理する標準機能があります。取引先の基本情報と、今回依頼する品目・数量・金額を整理し、発注後の確認に役立てられます。
この記事でわかること
仕入先と発注の役割、仕入先の登録、発注の作成、販売情報とのつながり、送付・入荷・在庫確認のポイントを図解します。
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準機能。画面名・翻訳・項目の表示は、導入環境・設定・権限により異なります。図と金額は、仕組みを説明する架空の例です。
1. 仕入先・商品・発注の役割
仕入先と発注には、同じ会社名が登場しますが、記録する目的が異なります。仕入先は相手の基本情報、商品は品目の共通情報、発注は今回の依頼内容として整理するとわかりやすくなります。
仕入先
どこへ頼むか会社名・電話・メール・住所。
取引相手の基本情報を整理。
商品・サービス
何を頼むか品目名・仕様・提供内容。
繰り返し使う情報を整理。
発注
今回の数量と条件発注先・明細・単価・期日。
依頼内容と進捗を管理。
標準の商品には仕入先を参照する項目があり、仕入先側から関連する商品や発注を確認できます。ただし、商品の仕入先欄を選ぶだけで発注が作成されるわけではありません。
顧客企業と仕入先は、役割が異なります。
顧客企業は販売先などを、仕入先は仕入・外注の依頼先を管理するモジュールです。同じ会社が両方に当たる場合も、どちらの情報を使うかを決め、別々のレコードとして確認します。
2. 仕入先を登録する
発注前に、仕入先の会社名と連絡先を整えます。登録前に名称・電話・メールなどで検索し、既存の仕入先がないか確認しましょう。
| 情報 | 使い方 | 確認の例 |
|---|---|---|
| 仕入先名 | 依頼先を識別する | 会社名の表記を揃え、支店等を分ける場合はルールを決める。 |
| 電話・メール | 連絡先を共有する | 発注や納期確認で利用する連絡先が正しいか。 |
| Webサイト | 会社・製品情報の参照先 | 公式サイトなど、確認に使うURLを登録する。 |
| 住所 | 仕入先の所在地を記録する | 会社の所在地と、今回の納入先を混同しない。 |
| 説明 | 項目だけでは伝わらない情報 | 扱う品目、連絡時の注意、窓口情報などを整理する。 |
- 仕入先の新規作成画面を開く
「Vendors」などのメニューから作成します。見つからない場合は、モジュールの有効状態や利用者の権限を管理者に確認します。
- 会社名・連絡先・住所を登録する
共通で使う基本情報を入力します。担当者の個人的なメモだけに頼らず、他の人が依頼先を確認できるようにします。
- 保存し、関連情報を確認する
仕入先の詳細画面で、商品や発注との関連を確認します。すでに取引がある場合は、どの発注が紐付いているかも見ておきます。
仕入先の重複や名称を整理するときは、過去の発注や関連情報への影響を確認してから操作します。履歴を残したい仕入先を、一覧整理のためにそのまま削除しないようにしましょう。
3. 発注を作成する
標準では、発注の新規作成に加え、仕入先の詳細画面から発注を作成する操作もあります。一つの発注では、発注先の仕入先を選び、今回の明細を登録します。
| 情報 | 確認すること |
|---|---|
| 件名・仕入先 | 何の発注か、どの会社へ依頼するか。 |
| 担当・ステータス | 誰が発注後の確認を行い、どの段階として記録するか。 |
| 期日 | 何の期限として使うかを揃え、仕入先と確認した予定を記録する。 |
| 住所 | 帳票上の住所と、実際に荷物を届ける場所が正しいか。 |
| 明細 | 商品・サービス、数量、発注単価、条件が正しいか。 |
| 通貨・合計・取引条件 | 今回の取引に合う通貨、割引・税等を含む金額、必要な条件を確認する。 |
- 発注先を確認して作成画面を開く
仕入先から作成する場合も、発注先が意図した会社か確認します。発注済みの内容がないかも、関連する発注や一覧で確認します。
- 商品・サービスを明細に追加する
登録済みの品目を選び、今回の数量を入力します。外注作業などをサービスで扱う場合は、提供範囲や数量の意味も確認します。
- 仕入単価と条件を確認する
画面に表示された価格を、仕入先の見積や確認した内容と照合します。販売用の基本価格や過去の価格が、今回の仕入条件と同じとは限りません。
- 住所・期日・担当を整える
納入先、今回使う期日、連絡や入荷確認の担当を確認します。希望する納期と、仕入先が回答した予定を区別したい場合は、記録方法も決めます。
- 保存し、帳票と送付内容を確認する
品目、数量、金額、条件と、相手に伝わる内容を見直します。保存と、仕入先への送付を分けて確認しましょう。
仕入先の住所と、荷物を届ける住所は別です。
作成元の情報から住所が引き継がれる場合があります。納入先が自社の倉庫なのか、顧客への直送なのかを確認し、住所欄と実際の帳票を必ず見直します。
4. 販売と仕入の情報を分けてつなぐ
顧客から受けた注文に合わせて、仕入先へ機器や作業を依頼する場合を考えてみましょう。販売側と仕入側では、取引相手と単価、依頼する範囲が異なります。
受注の内容
- 業務用端末 A100
- 2台 × 100,000円
- 初期設定・設置作業
- 1回分 × 30,000円
発注の内容
- 業務用端末 A100
- 2台 × 70,000円
- 初期設定・設置作業
- 1回分 × 20,000円
標準には、見積・受注・請求などの販売伝票から、発注の作成画面へ進む操作もあります。元の明細情報を使える場合でも、作成先で仕入先・数量・価格・住所を確認します。
特に、販売伝票を元に作ることと、仕入先別に適切な発注が自動で分かれることは別です。複数の仕入先へ依頼する場合は、どの品目をどこへ頼むかを決め、仕入先ごとの発注内容を整理します。
元の販売伝票と、作成した発注は別のレコードです。販売側を修正した後も、発注へすべての変更が自動反映されることは前提にせず、対象の伝票と関連の残り方を確認します。
5. 送付と入荷・在庫を確認する
発注を登録した後は、「送ったか」「納期の回答はあるか」「依頼したものが届いたか」を確認します。伝票の保存だけで、実際の発注や入荷が済んだと判断しないようにしましょう。
入荷した事実と、発注明細の数量を確かめてから、状態を更新する運用を揃えます。
ステータスを、単なるメモとして使わない
標準には、発注の状態がReceived Shipmentになった際に、明細の商品数量を在庫へ反映する処理があります。翻訳表示や利用中の処理を確認し、誰が何を確認してその状態へ変更するかを決めます。
入荷後の数量訂正や取消なども、在庫数量に関係する場合があります。実際に使う保存・変更の流れを、テスト環境で確認してから運用を揃えましょう。
一部だけ届く場合は、残りの管理を決める
発注した5台のうち2台だけ届いたような場合は、受け取った数量と残りを分けて追う必要があります。発注全体の状態を変えるだけで、明細別の分納や残数が正確に管理されるとは考えず、記録方法・在庫反映・追加機能の必要性を確認します。
入荷と、仕入先への支払いは別に確認する
発注や入荷の情報を残すことと、仕入先から届いた請求書の確認や支払いの完了は別です。金額の照合、確認担当、経理への引き継ぎ、会計システムとの役割を整理します。
6. チームで使う運用を揃える
仕入業務を追いやすくするには、発注担当だけでなく、営業・入荷確認・作業担当・経理が必要とする情報も考えます。
| 論点 | 決めること |
|---|---|
| 登録のルール | 仕入先名、品目名、型番、数量の単位を揃える。 |
| 発注前の確認 | 重複発注、仕入先、見積条件、必要な社内確認を誰が確認するか。 |
| 送付と回答 | 誰が送付し、どこへ納期回答や変更の経緯を残すか。 |
| 入荷と在庫 | 誰が品目・数量・状態を照合し、いつステータスを更新するか。 |
| 変更・取消 | 仕入先への連絡、伝票の修正、在庫への影響をどう確認するか。 |
| 次の担当への共有 | 顧客への納入・設置や、経理への確認を、誰へいつ引き継ぐか。 |
確認の期限を残す
「納期回答を確認する」「入荷後に営業へ連絡する」など、担当と期限が必要な対応をタスク等で追います。
変更の理由を共有する
数量や日程が変わったときは、伝票の値に加えて、確認した相手や経緯も共有できる形にします。
ここでの確認担当や運用ルールは、社内で決める内容の例です。標準の発注だけで、承認・自動通知・分納管理・会計連携がすべて設定済みになるという意味ではありません。
7. よくある質問
Q. 顧客企業に登録済みの会社を、そのまま仕入先として使えますか？
顧客企業と仕入先は別のモジュールです。同じ会社が両方の役割を持つ場合も、発注で選ぶ仕入先レコードを確認し、表記や更新のルールを揃えます。
Q. 商品だけでなく、外注作業も発注できますか？
標準の発注明細には、商品とサービスを利用できます。外注作業をサービスとして整理する場合は、範囲・数量の単位・単価と、完了を確認する方法を決めます。
Q. 発注を保存すると、仕入先へ自動送信されますか？
保存と送付は別です。利用できる帳票出力やメール機能、送信設定を確認し、内容を見直して送付します。自動化する場合は、別途条件と実行処理を確認します。
Q. 受注から作ると、仕入先ごとに自動で発注が分かれますか？
元の明細を利用する作成操作と、仕入先別の自動分割は別です。依頼先ごとの対象品目・数量・価格を確認し、必要な発注を整理します。
Q. 一部だけ入荷した場合も、ステータス変更だけで管理できますか？
発注全体の状態と、明細別の入荷数量・残数を分けて考えます。標準の状態変更だけで必要な分納管理ができるとは限らないため、記録と在庫反映の方法を確認します。
Q. 入荷済みにすれば、仕入先からの請求や支払いも完了しますか？
入荷確認と、請求内容の照合・支払いは別です。経理へ引き継ぐ情報や、会計システム等との連携・確認方法を決めます。
Q. 元の受注を変更すると、作成済みの発注も変わりますか？
作成後の発注へ、変更がすべて自動同期されることは前提にしません。すでに仕入先へ送った内容も確認し、必要な伝票の修正と相手への連絡を行います。
8. 仕入業務を、自社の仕事の流れへ
仕入先と発注を整理すると、「どこへ何を頼んだか」が見えやすくなります。その先に、営業からの依頼、入荷、顧客への納入、経理への引き継ぎまで揃えると、仕入情報が日々の仕事につながります。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準の仕入先・商品・発注管理で整理できる範囲を確認し、仕入先別の発注整理、社内承認、分納・在庫の管理、会計等の外部システムとの連携は、必要な要件に合わせて対応方法を検討できます。
「発注した後の状況が担当者にしかわからない」「入荷の連絡が営業へ届かない」。そんな課題から、自社の仕入業務を一緒に整理してみませんか。
NEXT STEP
発注した情報を、
入荷の確認、次の仕事へつなぐ。
「どの仕入先へ頼む？」「誰が入荷を確認する？」「営業や経理へ何を渡す？」。自社の仕入と引き継ぎを整理するところから、相談できます。