1. 案件は、会社ごとではなく商談ごとに管理する

青葉製作所に「検査装置の更新」と「保守サービスの追加」を提案しているとします。相手の会社は同じでも、金額・検討時期・進捗が違えば、それぞれを案件として分けると状況がわかりやすくなります。

リードと案件は、何が違う？

リードは、初めて接点を持った相手を見極め、フォローする入口です。案件は、提案のテーマや相談内容が具体的になり、商談として追う単位です。リード変換時に案件を作成する方法も、既存の顧客企業から直接案件を作成する方法もあります。

案件名は、何の提案かわかる名前にする

「青葉製作所」だけよりも、「青葉製作所／検査装置更新／来期導入」のように、提案のテーマや対象を含めたほうが、複数の商談を区別しやすくなります。どの単位を1案件にするかも、社内でそろえましょう。

2. 金額・予定日・担当先を、商談ごとにそろえる

案件の基本情報は、「何を」「誰に」「いくらで」「いつまでに」「誰が進めるか」を確認するためのものです。わかっている情報から登録し、商談の進展に合わせて更新します。

表示項目・必須設定・編集可否は、レイアウトや権限によって異なります。案件名以外にも必須項目があるため、実際の登録画面で確認してください。[1]

3. 営業ステージは、同じ判断基準で更新する

営業ステージは、商談が今どの段階にあるかを表します。「提案中」という言葉でも、資料を送っただけなのか、正式な見積を説明したのかで意味が変わるため、段階を進める基準を決めておくことが大切です。

担当者の感覚だけで、段階を進めない

「反応がよかったから提案中」ではなく、「提案内容を説明し、相手の検討事項が確認できたら次へ」といった業務上の基準を持つと、ほかの人も状況を理解しやすくなります。

ステージの値や並びを見直す場合は、管理者が選択肢の設定を確認します。既存データ、一覧条件、レポート、自動処理などへの影響も含めて検討しましょう。

4. 案件登録の基本手順

青葉製作所から、検査装置の更新について具体的な相談があった例で見てみましょう。作成・編集と、関連先の参照ができるユーザーで操作します。

1. 既存の会社・窓口・案件を確認する

   同じ商談がすでに登録されていないかを確認します。会社や顧客担当者が登録済みなら、既存の情報を関連先として使います。

2. 案件（Opportunities）の追加画面を開く

   案件の一覧から追加（Add Opportunity）を選びます。顧客企業の関連一覧やリード変換から作成する場合も、関連先と入力内容を確認します。

3. 案件名・会社・窓口・担当先を設定する

   何の提案かわかる案件名にし、顧客企業と顧客担当者を関連付けます。Assigned Toには、自社の担当ユーザーやグループを設定します。

4. 金額・営業ステージ・受注予定日を入力する

   現時点で確認できている見込みを登録し、画面の必須項目を確認して保存します。金額が未確定の場合の扱いは社内で統一しておきます。

5. 次のステップを記録し、必要な活動を作成する

   次に確認する内容を記録し、期限と担当が必要な電話・訪問・作業は、予定やタスクとして案件に関連付けます。

リード変換で案件を作成した場合は、その案件を更新して進めます。同じ商談を改めて作成して、二重に管理しないようにしましょう。

5. 「今の段階」と「次の一手」をつなぐ

案件の進捗がわかっても、次に何をするかが決まっていなければ、商談は止まりやすくなります。標準のNext Stepと、活動・タスクを使い分けると、状況と実行する仕事を整理できます。

見積を出したら、次の確認まで決める

見積を提出して終わりにせず、「いつまでに相手が確認するか」「誰に、何を確認するか」を残します。相手から回答があれば、内容を記録し、必要に応じてステージ・金額・予定日を更新します。

案件と見積は、役割が異なる

案件は商談全体の進捗、見積は提示する商品・サービスや価格・条件を管理します。同じ案件で見積を出し直しても、必ず別案件にする必要はありません。どの単位を商談として扱うかに沿って整理します。

OSS標準には、案件に関連付けて見積や受注を作成する導線があります。利用できる操作は有効なモジュールと権限に従います。会社・窓口・案件との関連先と、作成後の内容を確認しましょう。[2]

6. 一覧で見込みを確認し、受注・失注まで整理する

案件が増えたら、目的に合わせて一覧の表示列と条件をそろえます。会社の一覧を眺めるだけではなく、受注予定日や営業ステージを持つ案件の一覧で、商談を確認します。

上表は業務上の確認例です。基本項目での絞り込みと、関連活動の確認は分けて行います。関連する活動の有無などを一覧で横断判定したい場合は、レポートや追加機能の対応範囲を確認します。[3]

受注したら、受注後の仕事も確認する

営業ステージをClosed Wonへ変更することと、受注書の作成、納品や作業の準備、請求の手続きは分けて確認します。どの記録を残し、どの部門へ引き継ぐかを決めておくと、営業の完了と次の仕事をつなげやすくなります。

失注は、商談ごとの結果として残す

ひとつの商談を失注しても、会社や相手との関係が終わるとは限りません。記録を消して作り直す前に、失注した理由や今後の対応を残しましょう。別の提案が始まったときは、既存の会社・窓口に新しい案件を関連付ける方法があります。

7. よくある質問

8. 入力した進捗を、チームの次の行動につなげる

案件を登録する仕組みができたら、次は「いつ更新するか」「何を確認して次の段階へ進めるか」をそろえます。金額や予定日を埋めることに加え、相手の検討状況と次の行動がわかる状態を目指します。

標準機能を土台に、自社の営業へ合わせる

vtplusは、OSS版VtigerCRMを基盤に、業務整理・設定・導入後の運用改善を支援するサービスです。1案件の管理単位、営業ステージの基準、更新する項目、活動や見積との関連を、実際の営業の進め方に合わせて整理します。[4]

標準の一覧や項目で土台をつくり、「案件をカード表示で把握したい」「見積後のフォローを確認しやすくしたい」といった課題があれば、業務支援アプリや「コトバ開発」で必要な仕組みを検討します。現場の言葉から、使い方を一緒に具体化できます。[4]

本記事の案件登録・標準項目・関連付けはOSS版の標準機能です。追加アプリによる表示や個別開発は別の支援として、対応範囲や費用を事前に確認します。