1. レコード番号は何のために使うか

レコード番号は、一つの情報を指し示すための業務上の目印です。顧客企業名や案件名と合わせて使うと、一覧・検索・社内の連絡で、対象をそろえやすくなります。

たとえば「青葉製作所の件」だけでなく、「CUST-1001の青葉製作所、DEAL-1001の導入相談」と伝えると、確認する情報を絞れます。番号を一覧や資料に載せる場合は、実際の表示・出力項目も合わせて設定します。

2. 接頭辞と連番の仕組み

標準の設定は、先頭に付ける文字列（接頭辞）と、続く連番を組み合わせる仕組みです。顧客企業ならCUST-、案件ならDEAL-のように分けると、番号から種類を見分けやすくなります。

通常の新規保存では番号が付与され、連番が進みます。既存レコードの通常編集のたびに、新しい番号へ付け直す仕組みではありません。

画面の「Start Sequence」「開始番号」等には、現在の採番で次に使う値が表示される場合があります。最初に設定した値がずっと表示されるものとは考えず、現在の接頭辞・値と、実際の登録結果を確認してください。

番号の桁数や先頭のゼロをそろえたい場合は、保存した開始値と実際の採番結果を確認します。標準の基本設定を、桁数・日付・条件分岐を自由に指定する書式エンジンとして扱わないようにします。

3. 顧客番号・案件番号のルールを決める

最初から多くの意味を番号へ詰め込むより、短く、区別しやすく、長く使えるルールから始めると運用しやすくなります。

同じ1001から始めても、接頭辞が違えば、人が見たときの区別がしやすくなります。ただし、標準はモジュール単位の管理です。顧客・案件・見積等をまたぐ一本の連番や、全モジュール共通の重複検査を意味するものではありません。

担当者や部門が変わるたびに番号を変えたくなる設計は、運用が複雑になりがちです。担当・部門・年度等は、それぞれの項目でも管理する方法を検討しましょう。

4. レコード番号を設定する

管理者が設定画面を開き、対象モジュールごとに変更します。選択したモジュールと、画面に表示された現在の値を確認してから進めましょう。

1. レコード番号の設定画面を開く

   CRM設定の「Customize Record Numbering」「レコード番号のカスタマイズ」等を開きます。表示名や配置は翻訳・環境により異なります。

2. 対象モジュールを選ぶ

   顧客企業ならAccounts、案件ならPotentials等を選びます。対象は採番項目を持つ対応モジュールです。どの画面にも共通して適用する設定ではありません。

3. 現在の接頭辞と連番を控える

   変更前の値、既存番号の例、利用している帳票・連携先を確認します。戻す場合も採番状態を確認する必要があるため、変更内容を残しておきます。

4. 接頭辞と開始値を設定し、保存する

   新しい接頭辞なら、使用する開始値を指定します。同じ接頭辞では、記録されている次の値より小さく戻せない判定があります。エラー時は現在の採番状態を確認します。

5. 新規レコードで番号を確認する

   対象モジュールに少数のテストデータを登録し、意図した番号になったか、次の番号がどう進むかを確認します。既存データの番号、一覧や資料での表示も合わせて見直します。

標準の通常編集では、自動採番項目を一般のテキスト項目のように書き換える運用は想定されていません。保存経路による違いがあるため、CSV・API・拡張からの登録も使う場合は、その経路の結果も確認します。

5. 既存番号と空欄の番号を分けて考える

採番設定の保存は、基本的にこれから付与する番号のルールを変える操作です。すでに番号が入っているレコードを、新しい接頭辞で一括して振り直す処理とは異なります。

画面には「Update Missing Record Sequence」「未設定の番号を更新」等の操作もあります。これは、参照した標準では番号項目が空文字またはNULLのレコードへ番号を補う処理です。すでに番号があるデータの接頭辞変更や、番号の飛びを詰める機能としては扱いません。

空欄を補う操作は、設定欄へ入力しただけの未保存値を試すプレビューではありません。保存されている採番設定を使って既存データへ書き込む操作なので、対象と結果を確認して実施します。

6. 運用前に確認したいこと

番号は、一度使い始めると社内連絡や外部資料にも広がります。設定値だけでなく、変更の影響と、標準機能で扱う範囲を整理しておきましょう。

たとえば、基幹システムの顧客コードをそのまま保持したい場合は、外部顧客コード用の項目を別に用意する方法もあります。CRMの自動番号、基幹側のコード、顧客名の役割を分けると、連携や検索の方針を決めやすくなります。

自動番号だけで、顧客データそのものの重複を防ぐわけではありません。同じ会社を二重登録した場合の確認・統合は、採番とは別の運用として整えましょう。

7. よくある質問

8. 番号を、業務で使える共通の目印へ

採番設定の第一歩は、顧客・案件等を見分けやすい接頭辞と、継続して使える連番を決めることです。その番号を一覧、社内連絡、資料との照合でどう使うかまで整えると、確認や引き継ぎを進めやすくなります。

vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準の採番とカスタム項目で整理できる範囲を確認し、年度・部門別の採番、既存顧客コードの保持、帳票への表示、他システムとの照合等は、要件に合わせて対応方法を検討できます。

「CRMと基幹システムで顧客コードが違う」「案件番号を資料と合わせて使いたい」。そんな課題から、自社に合う番号と情報のつなぎ方を整理してみませんか。