1. 商品とサービスの違い

使い分けの出発点は、「品物として扱うものか」「作業や支援として提供するものか」です。商品は機器・部品など、サービスは設置・研修・サポートなどを整理する際に使えます。

「在庫を持たずに仕入れる機器」も、品物として管理したいなら商品が候補になります。いま手元に在庫があるかだけで決めず、何を販売し、どの情報を追いたいかで考えましょう。

ソフトウェアなど、分類に迷う販売内容は、自社の提供形態と管理目的に合わせて決めます。商品・サービスのどちらにするかを、会社内で揃えることが大切です。

2. 登録する情報を整理する

名前を登録する前に、単位と価格の意味も決めておきます。「設置作業3万円」が、1台分なのか、1回の訪問分なのかで、見積の数量の入れ方は変わります。

単位の日本語例は運用の説明用です。Usage Unit等の実際の選択肢は、導入環境で確認します。商品番号・サービス番号と、商品にあるPart Numberは別の項目です。自動採番の設定も確認してください。

名前だけでなく、提供範囲も揃える

サービスは、同じ「設定作業」でも含む内容が異なりやすいものです。「端末1台の初期設定」「訪問1回の設置支援」のように、説明や名称から範囲が伝わる形にすると、見積後の認識違いを減らせます。

3. 商品・サービスを登録する

最初は、よく販売する商品とサービスを一つずつ登録し、見積で選んでみると理解しやすくなります。

1. 商品かサービスかを決める

   販売する内容と管理したい情報を確認し、「Products」または「Services」の作成画面を開きます。両方に同じ品目を作る前に、分類のルールを決めましょう。

2. 名称・分類・識別情報を整える

   担当者が探しやすい名前を付けます。商品は型番やPart Numberなども活用し、似た名前の品目を区別します。

3. 単位と価格の意味を揃える

   何に対する価格かを決め、単価・価格を設定します。通貨や税に関する設定がある場合も、利用環境に合わせて確認します。

4. 説明と、必要な固有情報を登録する

   商品なら仕様や在庫情報、サービスなら提供範囲などを整えます。繰り返し使う内容と、顧客ごとに変わる内容を分けておきます。

5. 有効状態を確認して保存する

   新しい販売明細で使う品目は、Product Active／Service Activeを確認します。保存後に見積の選択画面で探せるか、数量・価格が意図どおりに扱えるかを試します。

4. 見積の明細で使う

商品とサービスは、同じ見積の中に別々の明細として組み合わせられます。たとえば、機器2台に、初期設定と操作研修を付けて提案する場合です。

1. 「商品追加」「サービス追加」から品目を選ぶ

   見積の明細欄で、追加する種類に応じて選択します。画面の翻訳によって、Add Product／Add Service等の表記になる場合があります。

2. 数量と、明細で使う価格を確認する

   端末なら2台、研修なら2時間分など、登録時に決めた単位に沿って数量を入力します。単位の選択だけで時間や回数が自動換算されるとは考えず、価格との組み合わせを確認します。

3. 今回の条件を補足する

   作業日、訪問先、作業対象、対象外の内容など、今回だけの条件を明細のコメント等に補います。商品・サービスの共通説明と、取引ごとの内容を使い分けます。

4. 金額と出力内容を確認する

   割引・税等を含めた合計と、相手に伝える内容を確認します。保存後の明細と、実際に使う帳票の表示も確認しましょう。

5. 数量・在庫・価格の確認ポイント

明細の数量と、在庫数量は別の情報

明細の数量は「今回いくつ販売するか」、商品の在庫数量は「在庫としていくつ持っているか」を表します。サービスは商品のような在庫数量を持ちませんが、明細には数量を入力して提供量を表せます。

標準には、請求や発注等の処理に伴って商品の在庫数量を更新する仕組みがあります。見積を作った時点で、倉庫の出荷や在庫引当まで完了したと考えず、どの伝票・状態・操作で数量が動くかを、自社の運用に合わせて確認します。

登録価格と、今回の販売価格を確認する

商品・サービスに登録した価格は、明細作成時に利用する基本情報です。取引先や条件によって価格が異なる場合は、明細の価格や価格表（Price Books）などの使い方を整理します。

価格を変更するときは、通貨、適用する価格表、割引等との関係も確認します。マスターの価格を変えるだけで、保存済みの見積や受注の金額まで一括更新される運用は前提にせず、取引ごとの明細を確認しましょう。

月額サービスは、請求の運用も別に決める

月額の支援をサービスとして整理することはできます。ただし、名称に「月額」と付けただけで、自動的に毎月請求されるわけではありません。契約期間・請求の起点・繰り返し処理などは、利用する機能と運用を別途確認します。

6. 使いやすい品目情報を保つ

商品・サービスは、一度登録したら終わりではありません。似た品目が増える、古い価格が残る、サービスの範囲が人によって違う。そんな状態を防ぐために、更新する担当とルールを決めます。

商品情報を見直すときは、過去の見積・受注・請求や出力への影響も確認します。共通情報の整理と、履歴として残したい内容を合わせて考えると、運用を揃えやすくなります。

7. よくある質問

8. 販売するものから、業務全体の整理へ

商品とサービスを整理すると、「何を売るか」だけでなく、「何を納めるか」「どんな作業を行うか」「その後に何を支援するか」も見えやすくなります。見積の品目を揃えることは、受注後の仕事を揃える第一歩です。

vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準の商品・サービス・見積管理で整理できる範囲を確認し、価格の決め方、納入機器の管理、作業の引き継ぎ、外部システムとの連携などは、必要な要件に合わせて対応方法を検討できます。

「商品名や価格が担当者ごとに違う」「見積には載っているのに、作業の引き継ぎが漏れる」。そんな課題から、自社の販売内容と仕事の流れを一緒に整理してみませんか。