VTIGER CRM OSS ／ STANDARD FUNCTION GUIDE
蓄積した情報を、
次の判断につながる一覧へ。
「今月動きそうな案件は、どれくらいある？」「回答待ちの問い合わせは、誰が持っている？」「登録した顧客情報を、会議でも使いたい」。日々入力した情報も、見る目的に合う形にそろえると、次の仕事を考えやすくなります。
Vtiger CRM OSSのレポート（Reports）は、対象のデータ、表示する項目、絞り込み条件、グループ化や計算を設定し、業務の状況を確認する標準機能です。詳細な一覧とグラフを使い分けて、個別の内容と全体の傾向を見られます。
この記事では、レポートを作る前の整理から、案件を使った集計例、出力・共有、数字を読むときの確認点までを図解します。
この記事でわかること
レポートの基本構造／対象・項目・条件の決め方／グループ化と数値計算／詳細・グラフの使い分け／出力・共有／行数や合計を確認するポイント
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準機能。画面名・項目名・選択できる関連モジュール等は、日本語化や設定により異なります。図表は説明用の模式図で、実際のレポート画面ではありません。クラウド版・追加レポート製品の専用機能は含めていません。
1. レポートは、目的に合わせて情報を見直す場所
レコードの一覧は、日々の検索や更新に便利です。レポートでは、必要な項目と条件をそろえ、数値計算やグラフも使いながら、特定の目的で状況を確認できます。
何の情報を見るか
グループ化・計算
次の対応を考える
詳細で、中身を確認する
案件名・担当者・日付・金額などを並べ、どのレコードが対象になっているかを確認します。
グラフで、傾向を見る
担当者別・状態別などの切り口で、件数や金額のまとまりを見ます。気になる部分は詳細な情報で確かめます。
たとえば、担当者別の案件金額がわかっても、それだけでは次に何をすべきかは決まりません。対象の案件や予定完了日も確認し、連絡・確認・入力の見直しにつなげていくことが大切です。
2. 作る前に、「何を判断したいか」を一文にする
項目をたくさん並べる前に、「今月が予定完了月の未完了案件を、担当者ごとに確認したい」のように目的を書いてみましょう。必要な対象・条件・見方が決まりやすくなります。
| 決めること | 考える内容 | 案件レポートの例 |
|---|---|---|
| 目的 | 何を判断し、次に何をするか | 今月の案件の状況を見て、次の確認先を決める。 |
| 主対象モジュール | どの種類のレコードを中心にするか | 案件（Potentials）を主対象にする。 |
| 表示する項目 | 判断に必要な情報は何か | 案件名、担当者、ステージ、予定完了日、金額。 |
| 絞り込み条件 | 期間・状態・担当等をどう指定するか | 予定完了日が今月、受注・失注等の終了ステージを除く。 |
| グループ化・計算 | 何ごとに並べ、何を計算するか | 担当者で整理。金額の合計を確認し、グラフでは担当者別に比較する。 |
| 関連モジュール | 主対象だけでは足りない情報があるか | 顧客企業の項目が必要な場合に、選択できる関連を確認する。 |
関連モジュールは、必要なものから加えます。選べる組み合わせには制約があるため、どのモジュールも自由につなげられると考えず、画面で利用できる関連を確認しましょう。[1]
どの日付で期間を区切るかを明確にする
作成日、更新日、予定完了日は、それぞれ意味が違います。「今月の案件」という名前だけでは伝わらないため、どの日付を使うかを説明にも残しておきます。
3. 基本のレポートは、対象から順にそろえる
最初は一つのモジュールと少ない項目で作り、対象が合っていることを確かめてから広げると、結果を見直しやすくなります。
- 名前・説明・保存先を決める
Reportsからレポートを作成します。「案件／今月予定完了／未完了」など、対象と条件がわかる名前にします。フォルダで用途を整理し、見る目的を説明に残します。
- 主対象と、必要な関連モジュールを選ぶ
今回の例では案件を主対象にします。まず主対象だけで必要な項目がそろうかを確認し、関連情報が必要な場合に追加します。
- 表示する項目を選ぶ
案件名・担当者・ステージ・予定完了日・金額など、判断に使う項目を選びます。順番も、会議や確認で読みやすい並びにそろえます。
- グループ化・並び順・計算を設定する
担当者ごとにまとまるように整理し、日付の並び順等を指定します。数値項目は、必要に応じて合計・平均・最小・最大の計算を選びます。選べる計算は項目の種類によります。
- 期間や状態の条件を設定する
予定完了日を今月にし、終了したステージを除きます。「すべてを満たす」「いずれかを満たす」の結び方や、空欄の扱いも確認します。
- 保存・生成し、元のレコードと照合する
想定した案件が入り、対象外の案件が除かれているかを確認します。少数の既知データと照合してから、利用者と共有します。
標準の作成画面には、対象・項目・グループ化・計算・条件等の設定があります。画面の順序や表示は環境により異なります。[1][2]
4. 例：今月の未完了案件を、担当者別に見る
ここでは、同じ対象月に予定完了日がある未完了案件を使います。金額は案件に入力された金額で、単位は万円。説明用のため通貨は一つにそろえています。
| 案件名 | 担当者 | 金額 |
|---|---|---|
| 青葉製作所・端末入れ替え | 佐藤さん | 120万円 |
| 北川商事・追加導入 | 佐藤さん | 60万円 |
| みなと工業・運用支援 | 鈴木さん | 90万円 |
担当者別に比べるときは、グラフレポートで
グループ項目＝担当者、データ項目＝金額の合計を指定
120万円 ＋ 60万円
90万円
詳細レポートでは、対象の案件を見ながら合計を確かめます。担当者別の比較にグラフレポートを使う場合は、グループ項目と、件数・金額合計などのデータ項目を設定します。同じ担当者別でも、「案件の件数」と「案件金額」では見ているものが違います。
案件金額の合計を、確定した売上と混同しない
この例は未完了案件の金額です。受注済みの取引や請求の集計をしたい場合は、目的に合うモジュール・状態・日付を選び直します。
結果を見た後は、「大きい案件の予定日を再確認する」「次の連絡が決まっていない案件を見直す」など、個別のレコードと次の対応へつなげましょう。
6. 数字を読む前に、対象と「一行の意味」を確かめる
合計が想定と違うときは、計算式だけでなく、対象データ・条件・関連情報の組み合わせを確認します。特に、関連モジュールを追加したレポートでは、一行が何を表すかが大切です。
会社名と、関連する担当者名を並べると…
| 顧客企業 | 顧客担当者 |
|---|---|
| 青葉製作所 | 山田さん |
| 青葉製作所 | 田中さん |
会社と担当者の例と同じように、案件・活動・明細などの関連を増やすと、同じ主対象が複数行に現れることがあります。その状態で件数や金額を読むときは、数えたい単位が会社なのか、案件なのか、関連先の行なのかを確かめましょう。
| 確認するもの | 見直すポイント |
|---|---|
| 期間と日付項目 | 作成日と予定完了日を取り違えていないか。「今月」と固定日付の条件は意図どおりか。 |
| 状態と空欄 | 完了済み、失注、分類違い、未入力のデータがどう扱われているか。 |
| 行の単位と関連 | 同じ主対象が複数行になっていないか。必要な関連だけに絞って結果を比較する。 |
| 金額・通貨 | どの金額項目を合計しているか。通貨や換算の基準・画面の表示を確認する。 |
| 利用者と権限 | レポートの共有設定、モジュール・レコード・項目の閲覧範囲が異なっていないか。 |
| 実行時点 | 前回確認後にデータが更新されていないか。比較したファイルの出力日時と条件は同じか。 |
保存するのは、基本的に「見る条件」
レポートを再実行すると、その時点のデータが対象になります。月末時点の結果を後から比較したい場合は、条件・対象期間・出力日時がわかる形で結果も保存するなど、運用を決めておきましょう。
7. レポートで、よくある疑問
プログラミングをしなくても作れますか？
標準の設定画面で、主対象・関連モジュール・表示項目・条件・計算等を選んで作成できます。利用できる関連や計算の範囲に合わせて設計します。
最初から複数のモジュールを組み合わせた方がよいですか？
まず主対象だけで必要な情報がそろうかを確認するのがおすすめです。関連先を加えると表示行の意味が変わる場合があるため、必要な関連を一つずつ追加し、既知のデータと照合します。
担当者別の件数と、金額は同じレポートで考えてよいですか？
同じ切り口でも、件数は数を、金額は値の合計等を見ます。グラフレポートではグループ項目とデータ項目を選び、何を表す結果かを明確にします。件数の単位と金額の対象項目も確認しましょう。
画面の行数が少ないと、データが欠けていますか？
条件や権限に加え、画面の表示件数制限も確認します。表示上限に達している場合は、条件を絞る、出力結果と照合するなどして、対象の範囲を確かめます。[2][4]
同じレポートを開いても、人によって結果が違いますか？
利用者の閲覧権限等によって、表示できるレコードや項目が異なる場合があります。管理者だけで確認せず、実際に使う利用者のアカウントでも、共有先と結果を確かめます。[2]
CSVやExcelの内容は、CRMを更新すると変わりますか？
出力済みのファイルは、その時点の結果として扱います。最新の状況が必要ならレポートを再実行し、必要に応じて再出力してください。比較用には、条件と出力日時も残します。
独自の集計式や複雑な帳票も、標準で作れますか？
まず標準で選べる項目・計算・関連の範囲を確認します。複雑なクロス集計、複数業務をまたぐ独自指標、外部データとの統合、指定帳票等が必要な場合は、要件を整理し、追加アプリや個別開発等も含めて対応方法を検討します。
8. 数字を出すところから、仕事の改善につなげる
レポートを作ると、「担当者の入力方法が違う」「ステージの意味がそろっていない」「次の対応が記録されていない」といった課題が見えることもあります。見やすい表を作ることと同じくらい、元のデータと仕事のルールをそろえることが大切です。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用・改善を考えるためのサービスです。何を判断したいか、どの情報を残すか、誰がどのタイミングで見るかを整理し、標準機能で進める部分と、追加アプリ・個別開発等を検討する部分を分けるところから相談できます。[6]
標準機能で、まず整える
対象モジュール、表示項目、期間・状態の条件、数値計算、グラフ、出力・共有を整理します。
自社の判断に、合わせる
会議で見る指標、入力ルール、複雑な集計、独自の表示・帳票、外部情報とのつながりなど、必要な対応を検討します。
「会議で毎回、同じ表を作っている」「数字を見ても次に何をするか決まらない」。こうした普段の困りごとから、必要な情報と確認の流れを一つずつ整えていきましょう。
NEXT STEP
蓄積した情報を、
次の一手が見えるレポートへ。
「何を集計する？」「誰が見る？」「結果をどう仕事につなげる？」。自社に必要なレポートを整理するところから、相談できます。