1. 予定とタスクを、仕事の性質で使い分ける

「青葉製作所の山田さんと、来週の14時から打ち合わせをする」は予定、「打ち合わせまでに提案資料を作成する」はタスクとして扱うと、時間の確保と作業の管理を分けて考えられます。

電話という同じ行為でも、約束した時間に行うのか、期限までの作業として扱うのかで使い分けられます。チーム内で登録の基準をそろえることが大切です。

2. 「何を・いつ・誰が・どの顧客へ」をそろえる

件名だけを「電話」「訪問」とすると、目的が伝わりにくくなります。「青葉製作所／装置更新の仕様確認」のように、相手と内容がわかる名前にすると、一覧でも仕事を把握しやすくなります。

予定とタスクでは、表示される項目や状態の選択肢が異なります。関連付けできる対象もモジュールや画面によって異なるため、実際の設定と権限に従って確認します。[1][2]

3. 顧客や案件に関連付けて、対応の背景を残す

予定やタスクを単独で登録するだけでは、「何の商談のためか」「誰とのやり取りか」がわかりにくくなることがあります。対応する顧客や案件へ関連付けることで、仕事の背景を確認しやすくなります。

商談の仕事なら、対象の案件につなげる

検査装置の更新提案に関する打ち合わせなら、その案件を関連先として設定します。相手の窓口も確認して、必要に応じて山田さんを顧客担当者として指定します。

同じ青葉製作所に複数の案件があっても、どの商談の活動かを区別しておけば、案件を開いたときに確認しやすくなります。

関連先と顧客担当者は、別の役割

関連先は「どの会社や案件などの仕事か」、顧客担当者は「相手の誰と関わるか」と整理できます。関連先に顧客企業と案件の両方を同時に指定できる前提にはせず、画面で選べる対象を確認します。

案件の「次のステップ」に対応内容を書くだけで、予定やタスクが必ず作られるわけではありません。日時や期限を持つ仕事は、活動として登録するルールをそろえておきます。

4. 予定・タスクを登録する基本手順

カレンダーや関連するレコードの活動欄などから、予定・タスクを作成します。利用できる入口やボタン名は、画面と権限によって異なります。

1. 予定かタスクかを選ぶ

   時間を確保する打ち合わせは予定、期限までに終える資料準備はタスク、というように仕事の性質で選びます。

2. 件名と日時・期限を設定する

   何をするかがわかる件名にし、開始・終了や期限を確認します。相手との約束や社内の締め切りに合わせて設定します。

3. 担当先と関連先を確認する

   自社で対応する担当先を設定し、会社・案件・リード等の関連先と、必要な顧客担当者を指定します。

4. 確認事項と、必要な設定を入力する

   説明に目的や事前に確認する内容を残します。予定の場所、リマインダー、定例予定の繰り返しなどは、必要性と利用できる項目を確認して設定します。

5. 保存後、確認に使う画面で表示を確かめる

   カレンダーや一覧、関連する案件などから確認します。利用者のタイムゾーンや共有範囲も、実際の利用ユーザーで確認しましょう。

予定の繰り返し設定を変更・削除する場合は、今回だけ、今後の予定、すべての予定など、画面で選ぶ対象範囲を確認します。[1][2]

5. 対応したら、状態・結果・次の行動を更新する

予定を登録したままにしておくと、実施したのか、延期したのかがわかりません。対応後は状態を更新し、確認した内容と残る仕事を整理します。

状態名・選択肢は利用環境で確認してください。日本語訳や各状態の運用基準も、チーム内で統一しておきます。[1]

完了したことと、次に残ることを分ける

打ち合わせを実施しても、見積条件の確認が残っていることがあります。打ち合わせは実施済みとして記録し、残る作業は別のタスクとして、担当と期限を持たせます。

案件の進捗も、必要に応じて見直す

活動を完了しただけで、案件の営業ステージや受注予定日も必ず変わるわけではありません。相手の判断や確認結果に応じて、案件側の情報も更新します。

6. 毎日の確認と通知を、運用に組み込む

登録だけで終わらせず、いつ、どの画面から確認するかを決めます。カレンダーでは日時を持つ予定を、一覧では状態や期限を持つタスクなどを、目的に合わせて確認します。

リマインダーは、設定と送信条件まで確認する

予定には、事前のメールリマインダーなどの設定があります。画面で設定した内容に加え、メール送信設定や定期実行など、動作に必要な環境が整っているかを確認します。

割り当てや招待の通知と、実施前のリマインダーは目的が異なります。タスクを含むすべての活動で同じ通知が届くと考えず、対象・時刻・受信先を、テスト用の予定などで確認してから使い始めましょう。[3]

共有の範囲と、記録する内容をそろえる

ほかのユーザーの予定を確認できるか、どこまで内容を見られるかは共有設定や権限に従います。自分に見える情報が、全員に見えるとは限りません。顧客対応の引き継ぎに必要な範囲を決め、通常ユーザーで確認します。

また、相手待ち、確認中、延期などを曖昧なままにせず、「誰の何を待っているか」「次にいつ確認するか」を残すと、担当交代時も理解しやすくなります。

7. よくある質問

8. 個人の予定から、チームで続けられる対応管理へ

予定やタスクを登録する機能があっても、登録するタイミングや、完了後に残す内容が人によって違うと、仕事のつながりが見えにくくなります。

まずは、予定とタスクの使い分け、関連先、更新する内容、毎日の確認方法を、自社の仕事に合わせて整えます。

標準機能を土台に、必要な仕組みを考える

vtplusは、OSS版VtigerCRMを基盤に、業務整理・設定・導入後の運用改善を支援するサービスです。顧客・案件と日々の活動をどうつなぎ、誰が何を確認するかを、実際の業務の流れに沿って整理します。[4]

標準機能で土台をつくったうえで、「未対応のフォローを見つけやすくしたい」「受注後の作業を担当へ引き継ぎたい」といった課題があれば、業務支援アプリや「コトバ開発」で必要な仕組みを検討します。普段の仕事の言葉から、運用しやすい形を一緒に考えます。[4]

本記事の予定・タスクと関連付けはOSS版の標準機能です。通知の対応範囲や、追加アプリ・個別開発による自動化は、それぞれの設定や支援範囲を確認して検討します。