Vtiger CRM OSS · STANDARD FEATURES 04
集めた見込み客を、
次の確認と商談につなげる。
展示会の名刺や資料請求の情報は集まるのに、その後の連絡は担当者任せ。「誰が対応しているか」「どこまで話が進んだか」がわからないまま、見込み客の一覧だけが増えていませんか。
Vtiger CRM OSSのリード管理は、初めて接点を持った相手の情報を整理し、フォローの状況を管理する標準機能です。登録、連絡、見込みの確認、そして顧客企業・顧客担当者・案件への変換までを、具体例と図解で解説します。
対象：Vtiger CRM Open Source 8.4系の標準機能。日本語の名称・項目・選択肢は翻訳や設定で異なります。本記事は法人営業を例にし、企業名・人物名・状況は架空例です。
最初に押さえたいこと
本記事の「顧客化」は、見込み客を継続して関係管理する情報へ整理する意味で使います。リードの変換は、受注や売上の確定ではありません。変換後も、商談の進捗は案件ごとに管理します。
1. リードは、接点を持った相手を見極める場所
リード（Leads）には、氏名・会社名・連絡先などをまとめて登録できます。展示会で名刺交換した、問い合わせがあった、紹介を受けたなど、今後の関係を確かめたい相手を整理する入口として使います。
まだニーズや検討時期がわからない相手と、すでに提案が始まった商談を区別することで、何を確認すべきかが見えやすくなります。
リードとして継続フォロー
再連絡の時期と内容を決める
顧客企業・顧客担当者へ変換
商談があれば案件も作成
リードで管理すること
どこで接点を持ったか、誰が対応するか、どこまで確認できたか。見込み客との関係を確かめるための情報を整理します。
案件で管理すること
何を提案するか、金額はいくらか、いつ受注する見込みか。個別の商談の進捗を管理します。
2. 登録時は、相手・流入元・担当をそろえる
営業担当の鈴木さんが、展示会で青葉製作所の山田さんと名刺交換したとします。最初は名刺の情報に加え、「何に関心を持っていたか」も残しておくと、後日の連絡に使いやすくなります。
| 情報のまとまり | 主な項目 | 登録の考え方 |
|---|---|---|
| 相手の識別 | 姓・名、会社名、役職など | 誰から得た情報かを識別できるようにする |
| 連絡先 | メールアドレス、電話番号、住所など | 名刺や確認した内容をもとに登録する |
| 接点のきっかけ | リードソース（Lead Source） | 展示会・紹介など、流入元の分類をそろえる |
| 対応状況 | リード状況（Lead Status） | 未連絡、連絡中、後日連絡などを区別する |
| 担当先 | 担当者（Assigned To） | 社内の対応ユーザーやグループを決める |
| 関心・確認事項 | 説明（Description）など | 相談内容、未確認事項、検討時期などを記録する |
項目の表示・必須設定・選択肢は環境によって異なります。標準では姓が必須です。ニーズや検討時期を独立した項目で管理したい場合は、必要に応じてカスタム項目を検討します。[1]
- 流入元
- 展示会
- 対応状況
- 連絡前の区分
- 担当者（Assigned To）
- 鈴木さん／自社の営業担当
- 説明に残す内容
- 検査装置に関心。更新時期は未確認
既存の会社・人・リードがないか、登録前に確認する
同じ相手がすでに顧客担当者として登録されていたり、別の担当者がリードを作成していたりすることがあります。氏名だけでなく、会社名・メールアドレスなども確認し、担当が分かれて二重に連絡しないようにします。
3. 「今の状況」と「次にすること」を分けて管理する
リード状況は、その相手に対する現在の対応段階を表します。一方、次の電話や訪問、資料送付後の確認は、日付と担当を持つ活動・タスクとして扱うと、実行する仕事が明確になります。
| 相手の状態 | 状況の整理例 | 次の行動 |
|---|---|---|
| まだ連絡していない | 未連絡の区分 例：Not Contacted | 最初の連絡をする日と担当者を決める |
| 連絡を試みている | 連絡を試みた区分 例：Attempted to Contact | 試みた内容を残し、再連絡の予定を決める |
| 会話して情報を確認している | 連絡済みの区分 例：Contacted | 確認できたことと、次に聞くことを残す |
| 今は時期を待っている | 後日連絡の区分 例：Contact in Future | 相手と確認した時期に合わせ、再連絡を予定する |
| 継続管理する見込みを確認した | 適格と判断した区分 例：Qualified | 社内の基準に沿って、変換と案件作成を検討する |
英語名は標準の選択肢にある例です。利用可能な値・日本語訳・各区分の意味は、利用環境と社内ルールで確認します。[1]
状況をQualifiedなどへ変えることと、変換することは別の操作です。
標準のリード変換は、変換画面で作成対象や必須情報を確認して実行します。状況の変更だけで顧客企業や案件が必ず作られる、と考えないようにしましょう。[2]
一覧と活動を使って、確認対象をそろえる
リードの一覧では「自分が担当する未連絡の相手」「特定の流入元の相手」などを絞り込みます。日付のある対応は活動・タスク側で確認し、連絡後は状況と記録を更新します。
「状況は連絡中のまま、次に動く日が決まっていない」という状態を減らすために、確認した内容と次の行動をセットで残す運用が役立ちます。
4. いつ「顧客化」するかを、社内で決める
リードを変換するタイミングに、すべての会社で共通する正解はありません。継続して関係を管理する段階と、具体的な提案を商談として管理する段階を分けて考えます。
関係を継続して管理したい
窓口が明確になり、継続してやり取りすることになった。顧客企業・顧客担当者として整理するタイミングを検討します。
個別の商談を追いたい
提案するテーマや相談内容が具体的になった。案件を作成し、金額・営業ステージ・受注予定日などで進捗を管理します。
判断基準にするとよい確認事項
- 相手：連絡先や、相談する窓口が確認できているか。
- 課題：何について相談・検討しているかがわかるか。
- 時期：すぐに提案するのか、しばらく関係を続けるのか。
- 次の合意：打ち合わせ、資料確認など、次に進める内容があるか。
これは業務上の判断例であり、すべてが変換操作の必須項目という意味ではありません。最初は「継続対応する相手を誰が判断するか」「どこから案件にするか」を、具体例と一緒に決めると運用しやすくなります。
案件を増やすためだけに、すべてのリードを変換しないこと。
まだ相談内容を確認している相手や、再連絡の時期を待つ相手は、リードとしてフォローを続ける選択肢があります。登録件数と、商談の進捗は分けて確認します。
5. リード変換で、会社・人・商談へ情報を引き継ぐ
標準のリード変換（Convert Lead）は、リードの情報を顧客企業・顧客担当者・案件へ引き継ぐための仕組みです。必要な情報を打ち直す手間を減らし、継続する関係や商談を管理する形に整理します。[2]
作成対象と必須情報を確認して変換
変換の基本手順
- 変換するリードを開き、情報と重複を確認する
氏名・会社名・連絡先に加え、同じ会社や人がすでに登録されていないか確認します。継続管理する判断も、社内ルールに沿って確かめます。
- リード変換（Convert Lead）を開く
変換できる権限を持つユーザーで操作します。表示される位置やボタン名は環境によって異なります。
- 作成する対象と、必要な項目を確認する
顧客企業・顧客担当者の内容を確認し、商談を追う場合は案件の作成も検討します。案件名、受注予定日など、表示された必須項目を入力します。
- 担当先と、関連レコードの移管先を確認する
引き継ぎ後の担当ユーザーやグループを確認します。「関連レコードの移管先」の選択も含め、必要な履歴をどこで扱うかを確認して実行します。
- 変換後の情報を確認し、次の対応を設定する
会社・人・案件の関連、転記した項目、活動などを確認します。次の提案や打ち合わせも、変換後の情報に合わせて整理します。
カスタム項目は、変換先との対応付けを確認する
リードに「検討する製品群」などの項目を追加した場合、その値が変換先のどこに入るかを確認します。リード変換の項目マッピングで対応する項目を設定し、テスト用データで結果を確かめてから運用します。[2][3]
項目を作るだけで、すべての情報がすべての引き継ぎ先へ自動的にコピーされるわけではありません。関連する活動や文書なども含め、実際の引き継ぎ結果を確認しましょう。
6. 重複・保留・引き継ぎで迷わない運用にする
| 場面 | 確認すること | 対応の考え方 |
|---|---|---|
| 同じ展示会から複数人が登録した | 同じ人か、同じ会社の別の人か | 人を識別し、二重対応と会社の重複を防ぐ |
| 検討時期が先だった | 再連絡してよい時期と、確認する内容 | 状況を整理し、活動・タスクで次の予定を決める |
| 今回は対象外と判断した | 理由と、今後の対応方針 | 状況区分と記録を残し、継続フォローする相手と区別する |
| 既存顧客から新しい相談があった | 既存の顧客企業・担当者・案件 | リードの作り直しを必須にせず、既存情報に新しい案件を関連付ける方法を検討する |
| 担当者が交代した | Assigned To、未完了の活動、次の合意事項 | リードの担当変更だけで終わらず、予定と対応内容も引き継ぐ |
| 変換後に、同じ会社が複数できた | 会社名の表記、実際の法人・拠点、関連するレコード | すぐに削除せず、関連先と残す情報を確認して整理する |
「変換した数」だけで成果を見ない
未連絡の相手が残っていないか、次の予定があるか、具体的な案件につながったかを合わせて確認します。変換した件数は受注件数とは異なります。何を成果として確認するかも、リード管理のルールと一緒に決めておきましょう。
変換は、実行前の確認が大切です。
標準処理では変換済みの状態が記録され、同じリードを再変換しようとするとエラーになります。簡単に変換前へ戻す前提で操作せず、作成対象・項目・関連情報を事前に確認します。[2]
7. よくある質問
リードの顧客化とは、受注したという意味ですか？
本記事では、継続して関係を管理するために会社・人の情報へ整理する意味で使っています。リード変換は受注確定ではありません。作成した案件の進捗や受注・失注は、案件側で管理します。
状況をQualifiedに変更すれば、自動で変換されますか？
状況の更新と、標準のリード変換は別の操作です。個別に自動処理を設定している環境は別として、状況を変更しただけで必ず会社や案件が作成されるものではありません。
変換時に、案件を必ず作成する必要がありますか？
案件の作成は必須ではありません。会社・人として継続管理する段階と、商談を追う段階を分け、変換画面で作成対象と必須項目を確認します。
既存の会社や人がいる場合、重複は自動で整理されますか？
すべての重複が自動で解消されるとは考えないでください。標準の変換処理には同じ会社名の既存企業を利用する処理がありますが、表記揺れや同名企業、担当者の重複も含め、変換前後の確認が必要です。[2]
変換後、元のリードはどうなりますか？
変換済みの状態が記録され、通常の未変換リードとは扱いが変わります。変換先の会社・顧客担当者・案件を中心に管理し、必要な項目や活動が引き継がれているか確認します。
時期未定の相手は、リードに残してもよいですか？
継続して確認する必要があれば、リードとして管理を続ける運用ができます。後日連絡の区分や記録だけで終わらず、再連絡の時期・担当・内容も決めておきます。
評価や見込みは、AIが自動で判断しますか？
本記事は、担当者が確認した内容をもとに標準の項目と活動を管理する方法です。AIによる自動スコアリングなどを、OSSの標準機能として説明しているものではありません。
8. 登録後のフォローまで、自社の営業に合わせて整える
リードを登録する機能があっても、誰がいつ連絡し、どこで案件にするかが人によって違うと、対応の抜けや二重登録が起こりやすくなります。
集めた情報を、その後の連絡に使いたい
展示会や資料請求の情報を、担当者・状況・次の行動がわかる形で管理したい。
案件へ進める基準をそろえたい
継続フォローする相手と、提案を進める商談を整理し、チームで同じ基準を持ちたい。
まずは、今の接点の集め方、フォローの手順、変換と案件作成のタイミングを整理します。そのうえで項目や一覧、活動の記録方法をそろえていくと、現場で使い続けやすくなります。
標準機能を土台に、必要な仕組みを考える
vtplusは、OSS版VtigerCRMを基盤に、業務整理・設定・導入後の運用改善を支援するサービスです。リードをどの段階で登録し、誰がフォローし、どこで顧客企業や案件へ引き継ぐかを、実際の営業の流れに合わせて整理します。[4]
標準機能で土台をつくったうえで、「フォローが止まっている相手を見つけたい」「案件へ引き継ぐときの確認漏れを減らしたい」といった課題があれば、業務支援アプリや「コトバ開発」で必要な仕組みを検討します。普段の仕事の言葉から、使い方を具体化できます。[4]
本記事のリード登録・状況管理・標準の変換はOSS版の標準機能です。項目や選択肢の追加設定、vtplusの業務支援アプリ・個別開発は、それぞれ対応範囲を確認して検討します。
NEXT STEP
集めた見込み客を、
次の仕事につなげるために。
「誰がフォローする？」「いつ変換する？」「案件にする基準は？」。今の営業の流れをもとに、自社で運用できるリード管理から相談できます。