VTIGER CRM OSS STANDARD GUIDE
顧客の資料を、
顧客の情報から探せるように。
提案資料、導入手順書、打ち合わせ資料。ファイルは共有フォルダにあるのに、「どの顧客の、何に使った資料か」がわからず、探し直していませんか。
Vtiger CRM OSSの文書管理（Documents）は、資料のタイトルや説明、ファイル・外部URLなどを登録し、顧客や案件に関係する情報として整理する標準機能です。保存場所だけでなく、資料を使う場面も合わせて残せます。
この記事でわかること
文書の主な項目、ファイルと外部URLの登録、顧客・案件との関連付け、フォルダや名称の使い方、更新と閲覧範囲の確認を図解します。
対象：Vtiger CRM OSS 8.4系の標準Documentsモジュール。画面名・翻訳・項目や操作の表示は、導入環境・設定・権限により異なります。図と資料名は説明用の架空の例です。
1. 文書管理で整理すること
文書管理では、「どんな資料か」「どこにあるか」「何に関係するか」を合わせて整理します。ファイル名だけでは伝わりにくい用途や対象も、タイトルや説明に残せます。
どんな資料か
タイトル・説明内容、対象、用途を残す。
探すための手掛かりにする。
どこにあるか
ファイル・外部URLCRMに保存したファイルや、
外部の資料へのリンクを登録。
何に関係するか
顧客・案件などとの関連どの相手、どの仕事で使うか。
関連情報から確認しやすくする。
たとえば、共通の製品説明書は複数の対応で使う資料、顧客向けの提案書は特定の案件に関係する資料です。同じ「PDF」でも、どこから探したいかが異なります。
質問に短く答える知識はFAQ、個別の対応経緯は問い合わせ、まとまった説明やファイルは文書など、情報の役割を分けると使いやすくなります。
2. 登録する情報を整理する
ファイルを選ぶ前に、タイトルと分類のルールを決めておきましょう。タイトルはCRMで探す見出し、ファイル名は資料そのものの名前として分けて考えます。
| 情報 | 役割 | 入力・確認の例 |
|---|---|---|
| タイトル | 一覧で資料を見分ける | 青葉製作所／導入手順書／2026年11月 |
| フォルダ | 文書を分類する | 提案資料、製品資料、導入支援など。分類の意味を揃える。 |
| 担当者 | 文書を管理する担当 | 内容や更新を確認する利用者・グループ。 |
| 説明・本文（Note） | 内容や用途を補足する | 対象商品、利用する場面、確認した日、注意点など。 |
| ファイル・URL | 資料の実体や参照先を指定する | PDF等の内部ファイル、または外部の資料へのURL。 |
| 有効状態（Active） | ファイルの利用操作や選択に関係 | 利用する資料として有効か。権限の設定とは分けて確認する。 |
| バージョン | 版の情報を記録する | 項目が表示される場合は、1.0等の表記ルールを決める。 |
| 文書番号 | 文書を識別する | 同じような資料の確認や、社内での参照に使う。 |
資料名・フォルダ名・版や日付の表記は運用例です。版の入力欄があることと、旧版の自動保管・差分比較・復元ができることは、別に確認します。
説明・本文にも、用途や確認事項を書けます。ファイルだけでは伝わらない「いつ、何に使う資料か」を残しておくと、担当が変わったときにも判断しやすくなります。
3. ファイル・外部URLを登録する
文書の登録では、主に内部ファイルをアップロードする方法と、外部URLを登録する方法を使い分けます。保存する実体と、参照先へのリンクを混同しないことが大切です。
CRMへファイルを保存
手元のPDF等を選んでアップロードし、文書レコードから確認・ダウンロードします。
保存するファイル・版・容量
外部の資料へリンク
外部のWebページや共有先などのURLを登録し、リンク先の資料を参照します。
URL・リンク先の権限・有効性
- 文書の作成・アップロード操作を開く
「Documents」などの一覧や、顧客の関連文書から操作を始めます。画面構成により、アップロード・外部リンク・本文を作る操作等に分かれる場合があります。
- タイトル・フォルダ・担当を入力する
内容を見分けられるタイトルを付け、分類と管理担当を決めます。必要な説明も記載します。
- ファイル、またはURLを指定する
内部ファイルは対象の資料を選びます。外部URLは、実際に開けるアドレスを指定し、リンク先で必要なログインや共有条件を確認します。
- 有効状態と、表示された内容を確認して保存する
意図したファイルや参照先になっているか、利用する文書としてActiveになっているかを確認します。
- 保存後に、資料を開いて確かめる
タイトルだけで判断せず、実際のファイル・リンク先を確認します。プレビューやダウンロードの可否も、使う形式と環境で確認しましょう。
アップロードできる容量や形式は、CRMとサーバ側の設定に関係します。画面の上限表示を確認し、保存できない場合は管理者に確認します。外部ストレージ専用の連携操作は、導入・認証・有効状態を別途確認してください。
4. 顧客や案件と関連付ける
資料を登録したら、実際に使う顧客や案件の関連情報から見つけられるかを確認します。登録済みの文書を選べる画面では、同じ資料を何度もアップロードせず、既存の文書を関連付けて利用できます。
必要なレコードとの関連を確認する例
顧客企業
会社に関係する資料青葉製作所の導入支援で
使う資料として確認。
顧客担当者
窓口に関係する資料担当者とのやり取りで
必要な資料として確認。
案件
商談・導入に関係する資料今回の提案や導入内容と
合わせて確認。
- 対象の顧客・案件を開く
どの会社、どの担当者、どの仕事に関係する資料かを確認します。
- 関連する文書の一覧を開く
利用できる追加・選択操作から、新しい文書を登録するか、既存の文書を関連付けます。
- 関連先と文書を確認する
似た資料名や旧版を選んでいないか、資料の内容も確認します。別の利用者で見られるかも、必要に応じて確認します。
「関連を外す」と「文書自体を削除する」は、目的が異なります。複数のレコードで使う文書を整理するときは、他の関連や業務への影響を確認しましょう。顧客企業側の関連解除が、関連担当者側のつながりにも影響する処理があるため、対象を見直してから操作します。
5. 資料を探して使う
文書の一覧では、タイトルやファイル名、フォルダなどを手掛かりに探します。顧客や案件から探す方法と、文書一覧から探す方法を、場面に応じて使い分けましょう。
| 工夫するところ | 例 |
|---|---|
| タイトル | 顧客名・用途・対象時期などを揃え、一覧から見分けられる名前にする。 |
| フォルダ | 資料の種類など、使う人が迷いにくい分類にする。細かく増やしすぎない。 |
| 説明 | 対象、利用条件、どの版を使うか、更新時の確認先などを記録する。 |
| 関連先 | 顧客・案件など、仕事の情報から探せるように確認する。 |
| 旧版との区別 | 版の表記と扱いを決め、送る前に内容と版を確認する。 |
プレビューと、実際に使うファイルを確認する
標準にはプレビューの処理がありますが、対応形式や環境によって表示方法が異なります。すべてのファイルをブラウザ内で閲覧・編集できると考えず、必要に応じてダウンロードして確認します。
メール添付と、文書の保管を分ける
利用できる内部ファイルでは、メールに添付する操作もあります。送信元・宛先・添付する版を確認し、実際の送信にはメール設定や権限も確認します。外部URLの文書は、ファイル添付と同じ扱いにせず、相手がリンク先を開けるかを見ておきます。
ダウンロード数は利用状況の参考になる情報ですが、顧客が内容を読んだことや、誰が理解・承認したかを示すものではありません。文書の登録だけで、顧客への送付履歴も揃うとは考えないようにします。
6. 更新・旧版・閲覧範囲を確認する
資料を使い続けるには、最新版の判断と、過去に使った資料の残し方を決めておくことが大切です。差し替える前に、どの顧客や案件で使っているかを確認します。
| 論点 | 確認すること |
|---|---|
| 更新する担当 | 誰が内容を確認し、ファイルや参照先を更新するか。 |
| 版と過去の資料 | 既存文書を直すか、旧版を別に残すか。過去の取引で使った版をどう追うか。 |
| 関連先への影響 | 共通文書を更新するとき、他の顧客や案件で使う内容も変わってよいか。 |
| 外部URL | リンク切れ、共有期限、リンク先の変更・削除がないか。 |
| 閲覧と編集 | CRMの権限・共有設定と、外部サービス側の権限をそれぞれ確認する。 |
フォルダ名やActiveは、閲覧権限の代わりにはなりません。
「営業部」フォルダへ入れたことだけで営業部限定になるとは考えず、利用者の権限と実際の表示を確認します。外部URLの資料は、リンク元サービスの共有条件も別に確認しましょう。
また、バージョン欄へ番号を記録できることと、過去のファイルを自動で保管・比較・復元する機能があることは別です。顧客へ渡した版を残す必要がある場合は、資料と記録の残し方を決めます。
7. よくある質問
Q. 同じ文書を、複数の顧客や案件に関連付けられますか？
標準には、文書を複数のレコードと関連付けて使う仕組みがあります。利用できる選択操作と、各画面に表示される文書・権限を確認します。
Q. 外部URLを登録すると、ファイルもCRMへ保存されますか？
外部URLの登録は、参照先を記録する方法です。ファイルのコピー・バックアップ・自動同期としては扱いません。外部の保存先と共有条件を確認します。
Q. フォルダを分ければ、部署ごとの非公開資料にできますか？
フォルダによる分類と、閲覧・編集の権限を分けて確認します。フォルダ名だけでアクセス範囲が制限されるとは考えず、CRMの設定と実際の表示を確認します。
Q. バージョン番号を入れれば、古いファイルへ戻せますか？
版の記録と、旧版ファイルの自動保管・復元は別です。更新時には、過去の版を残すか、どこへ残すかを決めます。
Q. WordやExcelなども、すべて画面内で編集できますか？
保存できる形式と、プレビューや編集に対応する形式は別です。標準のプレビューを万能なOffice編集機能として扱わず、利用環境で確認します。
Q. 顧客へ関連付けると、その顧客へ自動公開されますか？
CRM内の関連付けと、外部の顧客への共有は別です。メール送付やポータル等を使う場合は、内容・権限・表示条件・連携設定を確認します。
Q. ファイルを開けないときは、何を確認しますか？
文書の有効状態、ファイルの保存状態、利用者の権限、外部URLならリンク先の権限や有効性を確認します。内部ファイルの「整合性確認」はファイルを参照できるかを確認する処理で、内容の正しさやウイルス検査を保証するものではありません。
8. 資料の整理を、仕事の引き継ぎへ
文書管理の第一歩は、ファイルを集めることに加えて、「何の資料か」「誰に関係するか」「どの版を使うか」を揃えることです。顧客・案件の情報から資料を確認できると、担当が変わったときも仕事の背景を追いやすくなります。
資料と仕事をつなぐ
顧客や案件、問い合わせなど、次の担当者が探す場所と資料の関係を整理します。
更新と共有の基準を揃える
最新版の確認、旧版の扱い、誰へ渡すかを、日々の業務に合わせて決めます。
vtplusは、Vtiger CRM OSSを基盤に、自社の業務に合わせた活用を支援するサービスです。まず標準の文書・顧客・案件管理で整理できる範囲を確認し、更新の確認フロー、資料の分類、過去の版の保持、外部ストレージとの連携などは、必要な要件に合わせて対応方法を検討できます。
「ファイルはあるが、どの仕事の資料かわからない」「古い版を送ってしまう」。そんな課題から、資料の置き方と仕事へのつなぎ方を一緒に整理してみませんか。
NEXT STEP
顧客に関係する資料を、
次の担当者が使える情報へ。
「どこに資料を置く？」「どの顧客や案件へ関連付ける？」「最新版と閲覧範囲をどう確認する？」。自社の資料と引き継ぎを整理するところから、相談できます。