1. まずは、4つの役割をひと目で比較する

最もわかりやすいのは、「何を1件として管理するのか」で分けることです。会社を1件と数えるのか、人を1件と数えるのか、商談を1件と数えるのか。この違いが、登録先を選ぶ基準になります。

顧客企業の英語表示はOrganizations、内部のモジュール名はAccountsです。案件はOpportunitiesと表示され、内部名はPotentialsです。Contactsは顧客側の連絡先であり、自社のCRM利用者であるUsersとは異なります。[1]

2. リードは、見込み客を見極める場所

名刺を受け取った時点では、相手が何に困っているのか、いつ検討するのか、商談になるのかは、まだわからないことも多いはずです。リードは、そうした相手との接点を整理するために使えます。

たとえば「展示会で話をした」「資料請求があった」「紹介を受けた」といった入口で登録し、その後の連絡で関心やニーズを確認していきます。

リードに記録しておくと役立つ情報

• 会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなどの基本情報
• 展示会・紹介など、接点を持ったきっかけ
• 関心のある内容や、現在わかっている課題
• 現在の状況と、自社で対応する担当者

記録を残すときは、次にどのような確認や連絡をするかを判断できる状態を目指すと、日々の営業に活かしやすくなります。

3. 顧客企業・顧客担当者・案件を分ける理由

1社との関係には、複数の人と複数の商談が存在します。そのため、会社の情報にすべてを押し込むと、どの窓口と何の話をしているのかがわかりにくくなります。

顧客企業：会社の情報をまとめる

会社名・所在地・代表電話など、会社に共通する情報を管理します。1社に複数の窓口がいても、そのたびに同じ会社を作り直す必要はありません。

「顧客企業」という名称でも、受注済みの会社だけに限定する必要はありません。継続して関係を管理する見込み企業を登録し、商談の進捗は案件側で追う運用もできます。

顧客担当者：誰と話すかを明確にする

同じ会社でも、製品を利用する人と、購買や契約を担当する人が異なる場合があります。顧客担当者を分けて登録すると、それぞれの連絡先や立場を整理できます。

なお、レコードの「担当者」「Assigned To」は、通常その情報を担当する自社のユーザーやグループを指します。顧客側の人であるContactsと区別しましょう。

案件：提案ごとの進捗を追う

同じ会社に、装置の更新と保守サービスを同時に提案することもあります。金額・予定時期・進捗が異なるため、案件を分けて管理します。

会社全体を「提案中」とするよりも、「装置更新は提案中」「保守追加はニーズ確認中」と分けたほうが、次に確認すべきことがわかります。案件名・金額・営業ステージ・受注予定日などは、そのための標準項目です。[1]

4. リードの「変換」は、情報を引き継ぐ操作

リードとして連絡を重ね、「継続して顧客関係を管理する」「具体的な商談として追う」と判断したら、標準のリード変換（Convert Lead）を利用できます。

変換は、リードにある会社名や氏名などを、顧客企業・顧客担当者・案件の対応する項目へ引き継ぐための操作です。情報を一から打ち直す手間を減らせます。[2]

変換前に確認したい3つのこと

1. 同じ会社・同じ人が登録されていないか

   会社名の表記揺れ、部署名、メールアドレスなどを確認します。すべての重複が自動で整理される前提にせず、変換後の関連先も点検します。

2. 今回、案件も作成するか

   会社・窓口として継続管理する段階と、具体的な商談を追う段階を分けて考えます。作成する場合は案件名や予定時期などを確認します。

3. 必要な項目や関連情報が引き継がれるか

   追加したカスタム項目には、変換先の対応項目とマッピングの確認が必要です。変換後は連絡先や関連情報も確認しましょう。

標準の変換処理では変換済みの状態が記録されます。以後は引き継ぎ先を中心に管理し、通常のリードと同じ感覚で二重に更新し続けない運用を決めておきます。[2]

5. 展示会での名刺交換から、商談まで

営業担当の鈴木さんが、展示会で青葉製作所の山田さんと名刺交換したとしましょう。4つの登録先を、仕事の流れに当てはめてみます。

1. 展示会のあと：リードとして整理する

   会社名・氏名・連絡先と、展示会で聞いた内容を登録します。この時点では導入時期や予算がわからないため、まず状況を確認します。

2. ヒアリングのあと：継続管理する関係をつくる

   山田さんから「来期に検査装置を更新したい」と相談がありました。社内ルールに沿って変換し、青葉製作所と山田さんを整理します。

3. 提案を始める：案件として進捗を追う

   「青葉製作所／検査装置更新」という案件を作成し、金額や受注予定日、営業ステージを管理します。変換時に案件も作成した場合は、その案件を更新します。

4. 購買部の人が加わる：顧客担当者を追加する

   契約窓口として佐藤さんが紹介されました。顧客担当者を追加して、同じ青葉製作所に関連付けます。会社をもう1件作る必要はありません。

5. 別の相談が始まる：新しい案件を作る

   保守サービスの追加相談があれば、同じ会社に別案件を作成します。装置更新と進捗を分けることで、それぞれの対応を確認しやすくなります。

この分け方にしておくと、「この会社とはどんな話をしているか」「どの人に連絡すればよいか」「今、何の提案が進んでいるか」を、関連する情報をたどって確認できます。

6. 登録先に迷わないための、運用ルール

機能の違いを理解したら、次は自社での使い分けを決めます。最初から細かくしすぎず、よくある場面から共通ルールをつくると始めやすくなります。

先に決めておくとよい4つのこと

• リードの対象：初回接点をすべて入れるか、確認前の相手に絞るか。
• 変換するタイミング：継続対応の合意、具体的な相談など、判断基準を決める。
• 案件を作るタイミング：提案のテーマが決まった時点など、共通の基準を持つ。
• 命名と重複確認：会社名の表記や案件名の付け方をそろえる。

大切なのは、全員が同じ基準で登録できることです。少数の実例で使い方を確かめてから、項目やルールを整えていきましょう。

7. よくある質問

8. 4つの違いがわかったら、自社の営業に当てはめる

標準機能に「会社」「人」「商談」を分ける仕組みがあっても、いつ登録するか、誰が更新するかが曖昧だと、情報はそろいません。

たとえば、こんな場面はないでしょうか。

まず取り組みたいのは、現在の営業の流れと、情報を登録・更新するタイミングをそろえることです。

標準機能を土台に、業務に合う使い方を整える

vtplusは、OSS版VtigerCRMを基盤に、業務整理・設定・導入後の改善を支援するサービスです。標準機能を活かしながら、自社では何をリードと呼び、どの段階で案件にするか、といった運用から整理できます。[3]

運用を確かめたうえで、見積提出後のフォローや部門間の引き継ぎなどに課題があれば、業務支援アプリや「コトバ開発」で必要な仕組みを検討します。「この一覧から、連絡が必要な案件を確認したい」といった普段の言葉が、改善の出発点になります。[3]

本記事で解説した4つの情報管理とリード変換はOSS版の標準機能です。vtplusの業務支援アプリ・個別開発は追加の支援として、対応範囲や費用を確認しながら検討します。