IMPLEMENTATION & OPERATIONS / VTPLUS
相談から、
日々の活用まで。
vtplusの導入・運用ガイド
お客様がすること。アイプランナーが支援すること。
検討から通常運用までの道のりを、図で見てみましょう。
お客様 × アイプランナー
THE WHOLE JOURNEY
まずは、4つの場面でつかむ。
相談して、整えて、使い始めて、育てていく。vtplusの導入は、この道のりをお客様とアイプランナーで進めます。
検討・相談
困っていることを共有し、範囲・費用を決める。
STEP 01–02設計・導入
画面・データ・環境を整え、試して確かめる。
STEP 03–05運用開始
決めた業務で使い、現場のつまずきを共有。
STEP 06通常運用・改善
社内で運用を回し、必要な相談と改善を続ける。
STEP 07–08実施する作業・順序・期間・確認方法・支援範囲は、ご要件とお見積り・契約内容に合わせて決めます。
WORK TOGETHER
役割が分かると、進め方が見える。
お客様
話す・試す・判断する業務を説明し、画面を確かめ、
社内での使い方を決める。
アイプランナー
整理・構築・支援する設計や設定を進め、
使い始めと導入後を支援。
検討・相談
今の仕事と、困っていることを話す。
話すところから、導入の相談が始まります。
管理表・業務の流れを見せる
必要な機能と進め方を提案
何を良くするか・誰が使うか
具体的な準備・支援・確認の内容を見る
お客様がすること
- 今使っているExcel・システムと、困っている場面を伝える。
- まず改善したい仕事、対象の部門・利用者、希望する開始時期を共有する。
- デモやトライアルで、入力・検索・日々の操作を確かめる。
アイプランナーが支援すること
- 業務の流れと課題を伺い、最初に取り組む範囲を整理する。
- 標準機能と業務支援アプリで、どのように使えるかをご案内する。
- 試したい内容に合わせ、デモ・トライアルで確認する点を整理する。
一緒に確認して、次へ
「まず何を良くするか」と「誰が使うか」が共有できたら、構成と費用の検討へ。社内の窓口になる方を決めておくと、その後の確認が進めやすくなります。
相談時にあると便利：今の管理表の見本、業務の流れが分かるメモ、困っている場面の具体例。実データの持ち込み方法は事前にご相談ください。
範囲・費用の確認
進める範囲と、役割・費用を決める。
最初に実現することと、その後に広げることを分けます。
予算・時期・社内の担当を確認
初期・継続・追加作業を区分
役割・費用・日程をそろえる
具体的な準備・支援・確認の内容を見る
お客様がすること
- 導入の優先順位と、社内で確認・判断する担当者を決める。
- 移したいデータ、利用環境、必要な支援をアイプランナーと確認する。
- 見積りの対象・対象外、日程、契約内容を確認して導入を判断する。
アイプランナーが支援すること
- 標準機能・既存アプリ・個別開発を分け、必要な構成を提案する。
- 設定、データ取り込み・移行、操作支援、運用支援の作業範囲を整理する。
- 初期費用・継続費用・実費・追加作業の条件と、進め方をご案内する。
一緒に確認して、次へ
「何を、どこまで、誰が担当するか」「費用と日程」「変更が出た場合の扱い」を確認し、合意した範囲で着手します。社内の準備・確認に必要な時間も計画に含めます。
データの単純な取り込みと、顧客・担当者・案件・履歴の関連を維持する移行は、必要な作業が異なります。対象と方法を先に確認し、費用を区分します。
TRY & CHECK
画面を見て、試して、
仕事に合う形へ。
説明だけで決めずに、代表的な仕事で確認。
使ってみて分かったことを、設定や運用に反映します。
業務・運用設計
自社の仕事を、画面とルールに。
現場の進め方を、項目・画面・権限へ置き換えます。
入力・確認・引き継ぎを伝える
項目・権限・必要な機能を整理
誰が・いつ・何を扱うか
具体的な準備・支援・確認の内容を見る
お客様がすること
- 顧客の登録、案件の進捗、問い合わせ対応など、実際の流れを説明する。
- 必須にしたい情報、部署ごとの見え方、承認・引き継ぎのルールを決める。
- 代表的な利用者に画面や試作を見てもらい、使い方に合うか確認する。
アイプランナーが支援すること
- 項目・画面・選択肢・権限・共有範囲を設計する。
- 必要な一覧・集計・通知などを整理し、標準設定と追加対応を切り分ける。
- 個別開発が必要な場合は、合意した範囲で試作・確認・調整を進める。
一緒に確認して、次へ
「誰が、いつ、何を入力し、どこで確認するか」が説明できる状態へ。画面で確かめた内容と運用ルールを、関係者で共有します。
必要な外部連携やAI利用がある場合は、対象データ・接続先・利用条件もここで整理します。AIを使わない構成から始めることもできます。
構築・データ準備
使う環境と、持ち込む情報を整える。
環境づくりと、社内データの準備を並行して進めます。
意味・正しい内容・対象を確認
構築・設定・試験取り込み
会社・人・案件がつながるか
具体的な準備・支援・確認の内容を見る
お客様がすること
- 移行対象のデータを準備し、項目の意味・担当者・不要な情報を確認する。
- 同じ会社の重複や表記の違いなど、判断が必要な点を整理する。
- サーバーやメールなど、必要な契約・管理者・利用条件を確認する。
アイプランナーが支援すること
- 合意した構成で、CRM・業務支援アプリ・利用環境を構築・設定する。
- 項目の対応付け、試験取り込み・テスト移行、必要な変換・検証を行う。
- アクセス方法やバックアップ等を含め、運用する環境の分担を整理する。
一緒に確認して、次へ
代表的なデータを取り込み、会社・担当者・案件などの関係や値を一緒に確認します。本番データの最終準備と、切替時の更新の扱いを決めます。
件数が合うことに加え、「どの会社の、どの担当者・案件・履歴か」が分かることも確認します。対象となる履歴・添付・関連情報は、合意した移行範囲に沿って確認します。
試用・開始前の確認
いつもの仕事で試し、開始を判断する。
登録から検索・更新・引き継ぎまで、通して確かめます。
現場の利用者が操作して確認
疑問や課題を整理して再確認
受入確認・社内周知・切替
具体的な準備・支援・確認の内容を見る
お客様がすること
- 実際の利用者が、登録・検索・更新・引き継ぎなどの代表的な操作を試す。
- 画面の見え方、必要な情報、データの内容を確認し、気づいた点を伝える。
- 社内の操作案内、問い合わせ窓口、本番開始日と切替手順を共有する。
アイプランナーが支援すること
- 操作方法を説明し、試用で見つかった疑問や課題を整理する。
- 合意した確認項目に沿って動作を検証し、必要な調整と再確認を進める。
- 残る課題、開始後の対応、切替と支援の進め方を確認する。
一緒に確認して、次へ
確認する項目と開始の判断基準をそろえ、受入確認を行います。未対応の事項がある場合は、業務への影響・対応時期・暫定の進め方を共有してから、開始を判断します。
開始前の確認は、下の「運用開始前に、決めておくこと」も参考にしてください。操作説明の対象者・方法・回数は、導入計画で確認します。
使い始める前に、この3点を一緒に確認。
運用開始・立ち上がり
日々の仕事で使い、つまずきを共有する。
決めた業務から使い、実際に起きたことを共有します。
つまずきや疑問を窓口へ集める
操作・設定・問題の一次確認
優先して直すことをそろえる
具体的な準備・支援・確認の内容を見る
お客様がすること
- 決めた対象業務で入力・検索・確認を行い、日々の仕事に組み込む。
- 入力漏れ、操作の迷い、運用ルールの不明点を社内窓口に共有する。
- 従来のExcelやシステムとの使い分けを守り、どちらが正しい記録かをそろえる。
アイプランナーが支援すること
- 契約した支援範囲で、操作・設定・運用の疑問に対応する。
- 問題が出た場合は、操作・設定・データ・環境などの観点で一次確認する。
- 必要な調整や追加対応を整理し、進め方をお客様と確認する。
一緒に確認して、次へ
優先して対応することをそろえ、日々の入力と確認が回る状態を目指します。部門や機能を段階的に広げる場合も、まず決めた対象での使い方を確認します。
立ち上がりの確認方法・頻度・期間は、導入計画に合わせて決めます。問い合わせの受付方法、対応時間、緊急時の連絡先も、運用開始前に確認します。
定着・通常運用
社内で運用を回し、必要なときに相談する。
通常運用は社内で回し、必要なことをまとめて相談します。
予定・未対応・進捗を確認
契約した範囲で設定・技術支援
社内の管理と外部支援を分担
具体的な準備・支援・確認の内容を見る
お客様がすること
- 顧客・案件・問い合わせ等を更新し、担当者や管理者が必要な一覧を確認する。
- 入退社・異動、担当変更、入力ルールなど、社内の変更を管理する。
- 問い合わせや改善要望を社内窓口で整理し、必要な内容を相談する。
アイプランナーが支援すること
- 契約したCRMサポートの範囲で、操作・設定・運用相談や不具合の一次確認を行う。
- インフラ支援を契約している場合は、その範囲で稼働・容量・バックアップ状況等を確認する。
- 継続して起きる課題を整理し、設定や運用の見直しを支援する。
一緒に確認して、次へ
社内の確認サイクルと、外部へ相談する窓口が機能する状態へ。CRMの支援、サーバーの保守、日々のデータ管理を分け、担当と連絡先を共有します。
通常運用に移っても、相談は続けられます。月額支援に含まれる作業と、追加の調査・開発・更新などを必要とする作業は、内容を確認して区分します。
改善・拡張・更新
使って分かったことを、次の改善へ。
使って分かったことを、次の改善や拡張につなげます。
場面・期待する動き・優先順位
設定・アプリ・開発等を検討
費用・日程・影響を確認
具体的な準備・支援・確認の内容を見る
お客様がすること
- 困っている場面と、改善後にどうなってほしいかを具体的に伝える。
- 追加する部門・機能の優先順位と、社内の確認担当者を決める。
- 変更内容・費用・日程・切替の影響を確認し、実施を判断する。
アイプランナーが支援すること
- 既存機能・設定変更・アプリ追加・個別開発など、対応方法を整理する。
- 更新や環境変更が必要な場合は、影響と確認事項、対応範囲を整理する。
- 合意した範囲で検証・調整し、適用方法と利用開始後の確認をご案内する。
一緒に確認して、次へ
変更後も、代表的な操作・データ・権限・通知などを確認します。業務ルールや社内の案内も更新し、通常運用へ戻します。改善は、必要に応じて繰り返していきます。
独自機能の追加、外部連携、大きな仕様変更、CRM・サーバー環境の更新などは、日常の支援と分けて範囲・費用を確認します。追加作業は、ご了承いただいてから進めます。
BEFORE YOU START
運用開始前に、決めておくこと。
使い方と相談先が共有されていると、使い始めの迷いを減らせます。お客様の社内窓口とアイプランナーで、次の点を確認しておきます。
- 利用者と担当
誰が使い、誰が判断するか
利用部門・管理者・社内窓口と、設定変更や追加対応を判断する方を決めます。
- 記録と切替
どの記録を正として使うか
CRMと従来の管理表の使い分け、更新を止める時点、最終データの取り扱いを決めます。
- 日々の使い方
何を入力し、どこを見るか
担当者が残す情報と、管理者が確認する一覧・タイミングを共有します。
- 問い合わせ
困ったときに、どう連絡するか
社内での確認方法、連絡先、受付方法・対応時間、緊急時の連絡方法を確認します。
- データと環境
誰が維持し、誰が確かめるか
権限変更、バックアップ・復元、環境の保守や更新について、担当と作業範囲を確認します。
- 支援と費用
どこまでが契約した支援か
月額の相談・保守と、追加の開発・更新作業などを分け、依頼と了承の方法を確認します。
DAILY OPERATIONS
毎日の活用は、このサイクル。
お客様が日々の情報を更新し、管理者が状況を確認。社内で整理した疑問や要望を相談し、必要な見直しにつなげます。
社内の日々の管理と、アイプランナーの支援を分担します。
日々・週次・月次など、社内での運用例を見る
| タイミングの例 | 社内で行うこと | 相談につなげること |
|---|---|---|
| 日々 | 顧客情報・案件・対応履歴を更新。予定や未対応の仕事を確認する。 | 操作で迷った点や、作業が止まる問題を社内窓口へ集める。 |
| 週次など | 案件や問い合わせの状況、入力漏れ、担当の偏りを確認する。 | 繰り返し発生する困りごとを、具体的な場面とともに整理する。 |
| 月次など | 集計結果や利用状況を見て、項目・入力ルール・役割を見直す。 | 改善したいこと、支援の使い方、必要な環境の見直しを相談する。 |
| 人員・業務の変更時 | 入退社・異動・担当変更を確認し、利用者と権限を見直す。 | 部門追加や共有範囲の変更で、設定・設計の支援が必要か相談する。 |
| 更新・大きな変更の前 | 影響する業務と、確認担当者・利用を止められる時間帯などを整理する。 | 検証・バックアップ・適用・復旧の進め方と、費用・分担を確認する。 |
お客様側の運用例です。頻度・担当は自社で決めます。アイプランナーによる定例会・点検の提供頻度を示すものではありません。
HOW TO ASK FOR HELP
困ったときは、3つに分けると伝わりやすい。
まず社内窓口で内容をまとめ、必要なことをアイプランナーへ。相談の種類に合わせて、確認や対応を進めます。
使い方で迷う
操作・設定・運用を相談何をしたいか、どの画面かを共有。契約したCRM支援の範囲で確認します。
動かない・エラー
状況を伝え、一次確認操作・データ・環境等を切り分け。サーバーに関する支援は契約範囲も確認します。
新しく変えたい
方法・範囲・費用を確認設定変更・アプリ・開発・更新等を整理。追加作業はご了承後に進めます。
相談内容ごとの進め方を詳しく見る
| 相談したいこと | お客様から伝えること | アイプランナーとの進め方 |
|---|---|---|
| 操作・設定が分からない | どの画面で、何をしたいか。社内の入力・共有ルールも添える。 | 契約したCRM支援の範囲で確認し、操作や設定・運用の方法を相談します。 |
| エラー・動作の問題 | 発生時刻、操作手順、対象、表示された内容、業務への影響。 | 一次確認を行い、再現状況と原因の切り分け、必要な調査・対応を整理します。 |
| サーバー・バックアップ | 影響の範囲、いつからか、社内や事業者側で確認できたこと。 | 契約したインフラ支援の範囲で確認。お客様・サーバー事業者との分担を整理します。 |
| 機能を追加・改善したい | 困っている場面、期待する動き、利用者、優先順位。 | 既存設定やアプリで対応できるかを確認し、追加開発等が必要なら範囲・費用・日程をご案内します。 |
| 本体・環境を更新したい | 現在の環境、更新の目的、希望時期、影響を確認する担当者。 | 互換性や業務への影響、検証・適用の方法を確認し、個別の作業として範囲と費用を整理します。 |
受付方法・対応時間・緊急時の連絡先・支援条件は、運用開始前にご契約内容と合わせて確認します。
QUESTIONS
導入・運用で、よくある疑問。
専任のIT担当者がいなくても相談できますか？
はい。設計・設定・開発はアイプランナーが支援します。お客様側では、業務を説明できる方、社内の意見をまとめる窓口、利用開始や追加対応を判断する方を決めていただくと進めやすくなります。
最初から詳しい要望を決めておく必要がありますか？
困っている場面と、「こうなったら助かる」というお話から始められます。画面を見たり試したりしながら、必要な設定や機能を整理します。追加の要望で範囲・費用・日程が変わる場合は、進める前に確認します。
導入まで、どのくらいの期間がかかりますか？
対象業務、データの状態、個別開発や外部連携、社内の確認に必要な時間などによって異なります。希望する開始時期を伺い、最初に使う範囲と、後から広げる範囲を分けて計画します。一律の期間ではなく、ご相談内容に合わせて確認します。
運用開始後も、操作や設定を相談できますか？
契約したCRMサポートの範囲で、操作・設定・運用の相談、不具合の一次確認等を支援します。サーバーの保守や新しい開発・更新作業などは区分し、必要な支援範囲と費用を確認します。
データ移行や操作説明は、すべて同じ範囲で含まれますか？
対象データ、関連・履歴・添付の扱い、操作説明の対象者や方法を事前に確認します。単純なデータ取り込みと、既存CRM等の関連を維持する移行では必要な作業が異なります。基本に含む作業と追加になる作業を分けてご案内します。
オンラインで進められますか？
画面を見ながらのオンライン相談や、メール等での確認を組み合わせて進められます。試作や設定をお客様が確認し、気づいた点を共有しながら整えます。面談・説明・確認の方法や回数は、内容に合わせて決めます。
LET’S TALK
いまの仕事から、
導入と、その後を考えましょう。
今使っている管理表やシステム、改善したい場面をお聞かせください。最初に取り組む範囲と、運用を続けるための支援を一緒に整理します。